ECM mit Alfresco

Die Open-Source-Alternative

05.07.2010
Von Harry Lausch
Alfresco ist eine quelloffene Lösung für die Content-Verwaltung, die den Vergleich mit Lizenzsoftware nicht scheuen muss.

Hinter Alfreso steht das gleichnamige kommerzielle Unternehmen mit Firmensitz in London, das sich seit der Gründung im Jahr 2005 der Kreativität der Open-Source-Gemeinde bedient. Das ECM-Produkt ist ein prominentes Beispiel für quelloffene Software, die sich in der professionellen Unternehmens-IT etablieren konnte. Das ist Grund genug, sich die Lösung etwas genauer anzusehen:

Was ist Alfresco?

Alfresco ist eine Java-basierende Applikation für das Enterprise-Content-Management (ECM). Sie hilft beim Verwalten, Verteilen, Versionieren und Archivieren von elektronischen Dokumenten. Neben der kostenlosen "Alfresco Community Edition" vertreibt das Unternehmen auch eine kosten- und lizenzpflichtige "Alfresco Enterprise Edition", die neben umfangreichem Support durch den Hersteller noch zusätzliche Features integriert.

Was bietet Alfresco?

Zu den wichtigsten und am häufigsten genutzten Bestandteilen zählen das Dokumenten-, Web-Content- und Image-Management. Grundsätzlich können mit Alfresco Dokumente gespeichert und verwaltet sowie Arbeitsabläufe (Workflows) und Aufgaben für die einzelnen Dokumententypen erzeugt werden.

Historie des Dokumenten-Managements

Die elektronische Verwaltung von Dokumenten ist so alt wie die Geschichte des Computers. Anfangs beschränkten sich die Anwender darauf, ihre Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, später kamen Ablagemöglichkeiten im Verzeichnis auf einem gemeinsamen Server hinzu.

Doch der einfache Zugriff auf zentral vorgehaltene Dokumente entspricht nicht mehr den Anforderungen an die Arbeit mit Daten in modernen Unternehmen. Einfache Ablagesysteme sind ungeeignet für Teams, die Dokumente gemeinsam bearbeiten wollen. Auf deren Bedürfnisse sind die Funktionen von Alfresco zugeschnitten.

Warum entstand Alfresco?

Alfresco protokolliert Veränderungen am Dokument.
Alfresco protokolliert Veränderungen am Dokument.

Der Erfolg von ECM-Software im IT-Markt in den letzten Jahren ist nachvollziehbar. Die Gewohnheit, Dokumente auf der lokalen Festplatte zu speichern, wurde schnell durch Server-basierende Lösungen ersetzt. Immerhin garantierten die Unternehmen ihren Mitarbeitern dadurch ständige Verfügbarkeit der Dokumente und dedizierte Zugriffsrechte. Auf diesem Status quo verharrten viele Firmen und öffentliche Verwaltungen jedoch sehr lange. Erst in den letzten Jahren entdeckten die Anwender die vielfältigen Möglichkeiten von ECM-Lösungen. Die Bearbeitung von Daten und Inhalten erreichte völlig neue Dimensionen.

Eine Wende brachte die Einführung von Microsofts Office Sharepoint Server, mit dem ECM den Massenmarkt eroberte. Alfresco hat sich mit der Konkurrenz intensiv auseinandergesetzt und eine Open-Source-Lösung herausgebracht, die man spätestens seit 2008 als ernst zu nehmende Alternative bezeichnen darf. Vorteilhaft für Anwender ist vor allem die Möglichkeit einer kostengünstigen Annährung an die ECM-Welt, denn Alfresco bietet Schnittstellen zu den Open-Source-Lösungen OpenOffice (Büroanwendungen) und MySQL (Datenbank-Server).

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