Das Arbeiten mit Alfresco

Die Alfresco-Applikation wird auf dem Server installiert. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über einen Web-Browser. Nach dem Login erwartet den Anwender eine aufgeräumte Fensteransicht mit den für ihn verfügbaren Ordnern, dazu zählen etwa der Standardordner "My Home" sowie die Ressourcen seiner Arbeitsgruppe. Die Oberfläche des Alfresco-Desktops lässt sich mit Hilfe des Dashboards individuell gestalten.

Der Anwender kann von ihm erstellte Dokumente aus dem Büroanwendungsprogramm direkt in Alfresco speichern. Dabei spielt es keine Rolle, ob OpenOffice oder Microsofts Office-Suite zum Einsatz kommt. Alfresco bietet Plug-ins für beide Lösungen.

Beispiel: Versionierung mit Alfresco

Stellvertretend für die Vielzahl von Funktionen soll hier die Versionierung kurz beschrieben werden. Im Gegensatz zur bislang weit verbreiteten Praxis des manuellen "Hochzählens" der Versionsnummer beim Speichern von neu erstellten oder erneut bearbeiteten Dokumenten gibt es in Alfresco eine integrierte Versionshistorie. Der Nutzer kann für jedes Dokument eine Versionierung aktivieren. Wird ein Dokument danach bearbeitet oder geändert, erzeugt die Applikation automatisch eine neue Versionsnummer. Sie wird sichtbar, wenn der Anwender in den Eigenschaften des Dokuments den Reiter "Version History" aufklappt. Hier werden alle Änderungen in einer Tabelle dokumentiert. Neben dem Änderungsdatum listet Alfresco auch den Autor der jeweiligen Bearbeitung auf.

Alfresco bietet eine Funktion, mit der sich wichtige und weniger wichtige Änderungen dokumentieren lassen. Anwender können Major Changes (Hauptversionen, etwa Beispiel 1.x ) und Minor Changes (Teilversion, Beispiel x.2) erzeugen.

Fazit

Alfresco-Anwendungen haben sich innerhalb weniger Jahre stark verbreitet. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Open-Source-Entwickler in kurzen Intervallen neue Features bereitstellen, so dass Anwender stets auf dem aktuellen Stand der Technik sind. In den vergangenen zwei Jahren wurde die Software über eine Million Mal heruntergeladen. Unter den mehr als 500 Unternehmenskunden gibt es viele Global Player, die Alfresco für ihr Enterprise-Content-Management (ECM) nutzen. Eine Zurückhaltung gegenüber Open Source in der Unternehmens-IT ist also nicht mehr angebracht. (jha)