Viele Collaboration-Lösungen werden derzeit als eigenständige Anwendungen für einzelne Abteilungen oder kleine Arbeitsgruppen eingesetzt. Dabei erhalten alle Teammitglieder nach Einwahl ins Internet und Eingabe von individuellen Kennwörtern Zugang zu der gruppen- oder projektbezogenen Arbeitsumgebung. Darüber greifen sie jederzeit und eventuell auch von mobilen Systemen aus auf die neuesten Informationen sowie Dokumente in ihrer aktuellen Fassung zu. Daneben stehen ihnen Funktionen wie Kalender, Diskussionsforen oder Aufgabenlisten zur Verfügung. Diese geschlossenen Einzellösungen bieten bereits viele Vorteile für ein effizientes Teamwork. Problematisch wird es allerdings, wenn Daten aus den digitalen Arbeitsräumen entnommen werden.

Digitale Rechteverwaltung

Dann kann es beim Verlust eines Notebooks vorkommen, dass ein unehrlicher Finder oder ein Dieb vertrauliche Dokumente öffnet. Systeme für das Digital Rights Management, wie sie bei ECM-Lösugen zu finden sind, könnten das verhindern, indem sie Dokumente über eigene Zugriffsrechte und Rolleneinstellungen absichern. So muss sich der Dieb erst an einem zentralen Server anmelden, der durch individuelle Kenn- und Passwörter geschützt ist. Selbst wenn er auch diese Barriere überwindet, zeichnet der Server den Zugriff auf. Damit lässt sich nachvollziehen, wann welcher Teilnehmer welches Dokument geöffnet hat. Sobald also der Mitarbeiter den Verlust seines Notebooks meldet, lässt sich der unberechtigte Zugriff feststellen und natürlich das weitere Zugangsrecht für diesen Teilnehmer sperren.

Ein weiteres Risiko sind ausgedruckte Dokumente. Denn alle Sicherheitsmaßnahmen nutzen nichts, wenn ein berechtigter Teilnehmer ein geschütztes Dokument ausdruckt und achtlos auf seinem Schreibtisch, im Büro oder seinem Auto liegen lässt. In diesem Fall kann jedoch durch den automatisch mit ausgedruckten Namen des Teilnehmers sowie des Datums zumindest nachvollzogen werden, wer dafür verantwortlich ist, falls das Dokument in fremde Hände gerät und in irgendeiner Form wieder auftaucht.