ECM-Vorteile gegenüber Groupware
Umfassendes Digital Rights Management ist eine Fähigkeit, die Collaboration-Lösungen bieten können, wenn sie auf Enterprise Content Management-Systemen (ECM) basieren. Außerdem lassen sich Informationen, die in virtuellen Teamräumen produziert werden, über unternehmensweite Suchfunktionen recherchieren. Sie werden wird andere unstrukturierte Daten in einem zentralen Repository zur langfristigen Sicherung aufbewahrt.
Collaboration-Lösungen auf ECM-Basis sind in der Regel offene Systeme, die sich über standardisierte Schnittstellen wie XML oder SOAP einfach erweitern oder mit anderen Systemen verbinden lassen. Sie unterstützen damit auch verschiedene Unternehmensanwendungen wie Benutzerverzeichnisse oder Sicherheitskomponenten. Dazu gehören RSA Secure ID oder Single Sign-on. Die Einbindung externer Mitarbeiter oder sogar von anderen Arbeitsgruppen des eigenen Unternehmens beziehungsweise von Partnern ist ebenfalls möglich.
Die flexiblen ECM-basierten Systeme ermöglichen zudem eine weitgehend freie Handhabung von Objekten und deren Kombinationen, zum Beispiel eine Diskussion mit abschließender Abstimmung. Schließlich bieten sie einen umfassenden Überblick über verschiedene Projekte. So kann eine zentrale Infotafel alle Daten aus einzelnen Datenbanken, verschiedenen Instanzen einer Datenbank, mehreren Projektplänen und verschiedenen Kalendern übersichtlich darstellen. Bei jedem Aufruf werden dabei sämtliche Informationen aktualisiert.
Sämtliche Firmeninformationen im Zugriff
Für Unternehmen mit einem hohen Maß an strukturierter und unstrukturierter Zusammenarbeit mit internen und externen Teammitgliedern bietet sich daher auf jeden Fall die für verschiedene Unternehmenssysteme offene, flexible Lösung an. Durch die vollständige Integration in das ECM-System stehen alle für das jeweilige Team relevanten Inhalte mit beliebigen Formaten aus den Dokumenten-, Web Content- oder Digital Asset Management Systemen zur Verfügung. Über modulare Erweiterungen wie Content Transformation Services (Umwandlung von Inhalten in andere Formate), Content Delivery Services (Auslieferung von definierten Inhalten an Abonnenten über unterschiedliche Wege), Content Intelligence Services (automatische Verschlagwortung und Kategorisierung von unstrukturierten Inhalten), Business Process Services (Anbindung von externen Applikationen und Usern in Geschäftsprozesse) und Dynamic Content Services (dynamische, automatische, regelbasierte Erzeugung von Inhalten) lässt sich die Collaboration-Plattform zu einem zentralen Tool mit Zugriffs-, Transformations- und Kommunikationsmöglichkeiten ausbauen.