Kollaborative Workspaces kann man sich als geschützte virtuelle Orte vorstellen, an denen Mitarbeiter mit Partnern, Kunden oder Interessenten zusammenarbeiten. Sie bringen Projekte, Prozesse und Menschen zusammengebracht. Die Workspace-Nutzer greifen auf Dokumente, E-Mails, Web-Seiten oder Archive zu, die in einem solchen virtuellen Arbeitsbereich hinterlegt werden. Diese Informationen lassen sich organisieren, speichern, durchsuchen, veröffentlichen, weiterleiten und für späteren Gebrauch wiederbeschaffen.

Workspaces kann man auf unterschiedliche Weise realisieren. Sie können einfach aus (geschützten) Ordnern eines Dateisystems bestehen oder aus funktionsreichen Arbeitsumgebungen, die auf einer Bibliothek vordefinierter Kollaborationsmodelle aufbauen, etwa für Projekte. Diese zweckgebundenen Workspaces heißen auch "C-Spaces" und können individuell angepasste Inhalte enthalten, wie etwa Vorgehensmethoden und Vorlagen.

Jeder Benutzer loggt sich auf seiner persönlichen Seite ein. Hier kann er einen oder mehrere Workspaces starten und auf individuell zugeschnittene Informationen zugreifen. Er bekommt Zugang zu seinen Meldungen sowie zu einem öffentlichen und einem privaten Bereich. Von hier aus kann er etwa E-Mails oder Dateien verschicken. Der Benutzer ist somit in sein Team eingebunden, aber nicht räumlich festgelegt.