Collaboration muss Teil des Wissens-Managements sein

18.07.2006
Von Irja Wichert

Zwei gängige Ansätze

Auf dem Markt gibt es heute zahlreiche Collaboration-Produkte, solche, die den aus Foren bekannten hierarchischen Ansatz von Dateisystemen verfolgen, und solche, die eine mehr prozessorientierte Sicht unter Nutzung externer Inhalte realisieren. Um die Produktivitätsvorteile einer Collaboration-Umgebung in vollem Umfange und dauerhaft zu nutzen, bedarf es dreier Voraussetzungen:

  • ein Workspace muss aufgabengerecht und funktionsstark auch von Anwendern einzurichten sein,

  • das System muss seine Inhalte über eine mächtige Suchfunktion bereitstellen - während der Existenz eines Workspaces und auch nach seiner Nutzung,

  • eine nahtlose Integration mit den im Unternehmen vorhandenen Informationen muss mit geringem Aufwand möglich sein.

Nachhaltige Collaboration ist also mehr als Forenstruktur und Echtzeitkommunikation.

Alle Macht den Usern

Workspaces sind nur dann ein effizientes Werkzeug, wenn Sie auch tatsächlich genutzt werden. Die Initiative muss deshalb direkt von den Anwendern ausgehen. Und sie sind es, die die den elektronischen Arbeitsbereich selbst einrichten sollten.

Workspaces werden selbst zum Wissens-Repository und speichern für ein Unternehmen wertvolle Informationen. Hier gilt es, diese Daten mit einer mächtigen Suchfunktion während und auch nach der Nutzung des Workspaces zugänglich zu machen. Die Informationen wie auch die Suchfunktion müssen nach Beenden eines Workspaces oder dem Weggang eines Mitarbeiters anderen Anwendern bereitstehen. Sonst ginge dieses Wissen dem Unternehmen verloren.