Zweimal im Jahr setzen sich bei Bionorica in der Oberpfalz die Führungskräfte mit ihren direkt unterstellten Mitarbeitern zu einem strukturierten Mitarbeitergespräch zusammen. Es gilt zu klären: Stimmt die Stellenbeschreibung noch mit der Tätigkeit überein? Inwieweit wurden die zum Jahresbeginn vereinbarten Ziele erreicht? Und welche Ziele sind für das kommende Jahr sinnvoll?
Bislang bedeuteten sowohl diese Personal- und Zielvereinbarungsgespräche als auch die Stellenbeschreibungen vor allem für den HR-Bereich eine Menge Arbeit. Für insgesamt 1500 Mitarbeiter, davon 900 am Standort Deutschland (Neumarkt/Oberpfalz und Außendienst), waren individuell vorausgefüllte Formulare zu erstellen, zu verschicken und wieder einzusammeln, so berichtet Personalchefin Andrea Schels. Verwaltet wurden diese Formulare mit einer Excel-Anwendung.
Die Führungskräfte empfanden die Ablage in Papierform, das Nachhalten und Wiederauffinden der Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter und die sichere Aufbewahrung der Dokumente als zu aufwendig, ergänzt IT-Leiter Christian Kunzelmann. Das galt vor allem für Führungskräfte ohne eigenes Büro.
Foto: Bionorica SE
Projektsteckbrief
Branche: Pharma.
Projektkategorie: Digitalisierung von Stellenbeschreibung und Zielvereinbarungen.
Kernprodukte: Sharepoint, org.manager (SAP-Add-on von Ingentis), Nintex Forms, Nintex Workflow.
Aufwand: Kernteam aus zwei internen und einem externen Mitarbeiter, bis zu zehn Projektbeteiligte.
Ansprechpartner: Christian Kunzelmann, CIO, Bionorica.
SAP oder Microsoft - sonst nichts
Vor knapp zwei Jahren reichte der HR-Bereich bei der IT eine User Requirement Specification ein, also eine detaillierte Anforderung für die Digitalisierung zweier Prozesse: zum einen den der Stellenbeschreibungen, zum anderen den der Mitarbeiter- und Zielvereinbarungsgespräche. Die Idee: Alle Informationen, die einen Mitarbeiter betreffen, sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden - zum automatischen Erzeugen der jeweils benötigten Formulare und zur Verwendung im Mitarbeitergespräch.
Etwa ein halbes Jahr dauerte es, bis die IT "mit der Realisierung richtig loslegte", so IT-Leiter Kunzelmann. Im Einklang mit der IT-Strategie ("So wenige Systeme wie möglich") war zuvor überprüft worden, ob sich eine solche Lösung eher im SAP- oder im Microsoft-Umfeld realisieren ließ. Für Letzteres sprach vor allem eine Forderung des Fachbereichs: Die Formulare sollten exakt so aussehen, wie die Führungskräfte und Mitarbeiter sie kannten.
SAP-Software muss bei Bionorica wie bei den meisten anderen Unternehmen möglichst nahe am Standard bleiben, weil sonst die Vorteile der Standardsoftware hinfällig würden. Für individuelle Entwicklungen eignet sich laut Kunzelmann ohnehin eine Sharepoint-Umgebung besser. Um die Formulare zu erzeugen und den Workflow nachzubilden, kamen die darauf aufsetzenden Softwareprodukte Nintex Forms und Nintex Workflow zum Einsatz. Die notwendige Verbindung zu SAP wird über das Add-on-Produkt "org.manager" von Ingentis hergestellt. Damit ist die Aufbauorganisation des Unternehmens SAP-konform abbildbar. Die Software ist mit einer Schnittstelle zum Active Directory ausgestattet, so dass sich die Berechtigungen automatisch vergeben lassen. Schließlich gehen die Informationen aus den Personalgesprächen nur den Mitarbeiter, seinen Vorgesetzten und die HR etwas an.
Kurzfristig habe er auch mit dem Team diskutiert, die Dokumente in die digitale Personalakte im SAP-System zurückzuspielen, sagt Kunzelmann. Aber davon habe der HR-Bereich keinen "Mehrwert", und die IT bekomme es mit einer doppelten Datenhaltung zu tun, die per se fehleranfällig sei. Deshalb habe man sich dann doch für eine Sharepoint-Lösung ohne weitere Schnittstellen entschieden.