„Älteren Systemen mangelt es oft an der Durchgängigkeit der Geschäftsprozesse.“ Mit diesen Worten legt Günter Wiskot, Vorstand des Ettlinger ERP-Hauses Command AG, den Finger in die vielleicht größte Wunde. „Die Systeme sind einfach historisch gewachsen, aus den unterschiedlichsten Anwendungen zusammengestückelt und keines wegs aus einem Guss.“ Sind beispielsweise PPS und Kostenrechnung nicht durchgängig miteinander verzahnt, dann liegt bei der Nachkalkulation die Betonung wirklich auf „nach“, denn die Daten müssen oft erst manuell in die Kostenrechnung exportiert werden.
Ein anderer typischer Auslöser für einen Softwarewechsel ist die Anpassungsproblematik, die es zu lösen gilt: Die eingekaufte ERP-Software wird so lange an die Firmenspezifika angepasst, bis von Standard nicht mehr die Rede sein kann. Die Folge: Release-Wechsel werden teuer und riskant.
Controlling schafft Handlungsbedarf
Alarmsignale für eine Überprüfung des vorhandenen ERP-Systems sieht auch Dr. Werner Weick, Vorstand der Mannheimer DCW Software AG, insbesondere in hohen Kosten und langen Zeitspannen bei der Anpassung des ERPSystems an sich ändernde Geschäftsprozesse, wechselnde Organisationsstrukturen, neue gesetzliche oder steuerliche Rahmenbedingungen oder der Integration von Fremdprodukten. Auch wenn das Controlling die Daten nur zeitverzögert liefert und dadurch Frühindikatoren zu spät erkannt werden oder für jeden neuen Report hohe Aufwände im IT-Bereich anfallen, besteht Handlungsbedarf.
Michael Kramer, bei SAP Deutschland für den Vertrieb Mittelstand verantwortlich, macht schließlich auf ganz konkrete Schwächen alter Softwarepakete aufmerksam: „Wie einfach oder schwer können die Benutzer mit der Benutzeroberfläche umgehen? Wie lange dauert die Schulung neuer Mitarbeiter?“ Die Frage ist auch: Müssen Daten eingegeben werden, oder lassen sie sich über Schnittstellen zu Office-Paketen importieren? Dies reduziert nicht nur Arbeitszeit, sondern auch die Fehleranfälligkeit bei der Eingabe. Allzu schwierig ist es laut Kramer allerdings nicht, die Einsparungen zu berechnen, die durch den Einsatz neuer Software zu erzielen sind.
Hierbei kann ein Software-Assessment helfen, wie es die Trovarit AG, ein Spin-off des Forschungsinstitutes für Rationalisierung (FIR) in Aachen, oder die Hamburger Softselect GmbH anbieten. Dabei werden die individuellen Anforderungen eines Unternehmens definiert und dann mit den in einer Datenbank erfassten Softwarelösungen verglichen. Als Ergebnis erhält das Unternehmen eine detaillierte Stärken- Schwächen-Analyse des von ihm eingesetzten Programms sowie der am Markt verfügbaren Software. (uk)
*Berthold Wesseler ist freier Fachjournalist in Brühl.
