Computerwoche: Frau Gimpel, was unterscheidet die SAP-Systeme von international aufgestellten Unternehmen hinsichtlich des Dokumentenmanagements und der Datenarchivierung von national installierten Systemen?

Jutta Gimpel: Da ist zunächst einmal die Größe der Systeme, denn natürlich vervielfacht sich mit der Zahl der Standorte auch die Menge der zu verwaltenden Daten. Zum anderen sind schon im Vorfeld eines derartigen Projekts zahlreiche Fragen zu beantworten, die sich beim Aufbau eines lokalen Systems leichter und mit nur wenigen Ansprechpartnern klären lassen. So gibt es aufgrund unterschiedlicher rechtlicher Rahmenbedingungen eine Vielzahl von länderspezifischen Anforderungen an die Archivierung. Das geht von der Frage, ob Dokumente digital oder in Papierform aufzubewahren sind, über die geforderten Arten der Datenbereitstellung gegenüber den Finanzbehörden bis zur Aufbewahrungsfrist von Daten und Dokumenten wie zum Beispiel Buchhaltungsbelegen und Eingangsrechnungen.

Fehlende Standards für Aufbewahrungsfristen

Bei Themen wie Aufbewahrungsfristen sollte es doch zumindest innerhalb der EU inzwischen einheitliche Standards geben?

Teilweise trifft das zu, jedoch existieren bei näherer Betrachtung noch etliche große Unterschiede. Während Rechnungen und andere bei einer Betriebsprüfung vorzulegende Dokumente in Deutschland im Allgemeinen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, können sie in anderen Ländern schon nach fünf oder sieben Jahren vernichtet werden. In wieder anderen Ländern wiederum bestehen Aufbewahrungsfristen von bis zu 15 Jahren. Für Anwender, die sich dazu im Detail informieren wollen, haben wir übrigens im DSAG-Arbeitskreis Globalization ein Best-Practices-Dokument zusammengestellt.

Bedeutet das also, dass ein Archivsystem für solche Länder dezentral aufgebaut werden muss?

Nicht unbedingt. Es könnte allerdings sein, dass der Gesetzgeber verlangt, bestimmte Dateien im Land zu lagern; dann hätte man zumindest was den Speicherort angeht keine Wahl. Für ein lokales System würde auch die geringere Netzbelastung durch den zusätzlichen Datenverkehr sprechen, wie er bei einer zentralen Installation entsteht. Ein zentrales Ablagesystem hat aber ganz klar den Vorteil, dass es weniger administrativen Aufwand verursacht.