Können Sie einige Vorteile eines zentralen Dokumentenmanagements benennen?

Bedenken Sie nur, dass die Content Repositories, in denen die Daten und Metadaten vorgehalten werden, für Entwicklungs- Konsolidierungs- und Produktivsysteme separat angelegt werden müssen -und das auf Seiten der SAP-Systeme und der Ablagesysteme. Getrennte Repositories sind darüber hinaus auch für Dokumentenmanagement, Datenarchivierung und das Records Management erforderlich. Für ein zentrales System spricht außerdem, dass sich Probleme möglicherweise schneller beheben lassen, weil erforderliches Know-how in der Zentrale eher zur Verfügung steht als in einer Außenstelle.

Wäre auch eine Kombination aus zentraler und dezentraler Struktur denkbar?

Ja, ein gemischtes System mit einer zentralen und mehreren dezentralen Installationen ist durchaus möglich. Beispielsweise könnten so Länder zusammengefasst werden, in denen die rechtlichen Rahmenbedingungen gleich sind oder die benachbarten Zeitzonen angehören, was die Supportorganisation erleichtert.

"Archive Routing" nutzen

Die Gesellschaften in Ländern mit gleichen Aufbewahrungsfristen würden also ein Zentralarchiv nutzen?

Im Prinzip ja. In der Datenarchivierung ist dies aber nicht mehr unbedingt erforderlich, denn mit SAP NetWeaver 7.0 können die zu archivierenden Daten per "Archive Routing" auf unterschiedliche Ablageorte verteilt werden. Ohne diese Möglichkeit bleibt tatsächlich nur die Einrichtung länderspezifischer Systeme. Oder es gilt ganz einfach die längste Aufbewahrungsfrist für alle.