Maßgeschneidertes Management

Das E-Mail-Archivierungssystem muss den unternehmensinternen Anforderungen gerecht werden. Dazu hält der Markt im Allgemeinen drei Modelle bereit, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Eine Ausführung ist die Hardware-Appliance, die via "Plug-and-Play" innerhalb kurzer Zeit einsatzbereit sein sollte. Daneben ist auf Grund des Trends hin zur Virtualisierung die virtuelle Software-Lösungsvariante auf dem Vormarsch. Sie ist zumeist für die populärsten Virtualisierungs-Softwares wie VMware, XEN, HyperV oder CENTOS konzipiert, weitere können in der Regel angefragt werden. Die virtuelle Lösung reduziert die Ausgaben für Hardware und spart auf diese Weise zudem Raumkapazitäten im Rechenzentrum. Darüber hinaus sorgt sie für mehr Flexibilität. Die dritte Möglichkeit ist, das System als Software-as-a-Service (SaaS) zu buchen. Dies erlaubt zusätzliche Services über Partner (Microsoft Exchange, Blackberry, etc.). Ebenso ist eine Cloud-Variante verfügbar. Bei diesem Ansatz ist es notwendig, dass sich der SaaS-/Cloud-Anbieter an die entsprechenden Vorschriften hält, beispielsweise Informationen über die Betriebsvereinbarungen und zum Datenschutz einholt usw.

Bei unserer Beispiellösung BytStorMail sind für die Appliance- und Software-Version zwei verschiedene Anschlusstypen möglich: die Relay- oder die Archiv-Variante. Die Relay-Form eignet sich insbesondere für Unternehmen, die bereits einen eigenen Mailserver besitzen und das Archivierungssystem nachträglich installieren möchten. Relay bedeutet, dass die E-Mail-Management-Lösung zwischen die Internetanbindung und den bereits vorhandenen Mailserver geschaltet wird. Dadurch empfängt sie direkt via MX-Eintrag in der Domäne oder aktiv durch Fetchmail-Abruf eines Mailservers des Domänen-Providers die elektronische Post. Anschließend werden die Mails verarbeitet und per SMTP an den internen Mailserver weitergeleitet. Der Vorgang funktioniert analog ebenfalls in umgekehrter Richtung. Dank SMTP-Übertragung sind alle möglichen Mailserver wie Qmail, Exchange, Postfix usw. zu dem System kompatibel.

Bei der zweiten Möglichkeit, der Archiv-Variante, fungiert BytStorMail als separater Archiv-Server, der Mails ablegt, aber keine Spam- und Malware-Prüfungen vornimmt. Bei dieser Installationsausführung wird BytStorMail hinter einen bereits existierenden Mailserver geschaltet, der Kopien des kompletten E-Mail-Verkehrs an ein eigenes Postfach sendet (z.B. archiv@domainnamen.de), das wiederum von BytStorMail regelmäßig abgerufen wird. Eintreffende Nachrichten werden wie beschrieben verarbeitet.