IT-Verantwortliche haben stets eine compliance-gerechte E-Mail-Archivierung sicher zu stellen. Dabei mutet der Begriff fast als "Hydra der E-Mail-Kommunikation" an, bedenkt man die vielen Vorgaben des Gesetzgebers in Bezug auf Management und Aufbewahrung der elektronischen Post. Es macht den Anschein, als käme - ähnlich den stets nachwachsenden Köpfen des griechischen Mythentiers - eine neue Regelung hinzu, sobald die vorherige erfüllt ist. Abhilfe wollen beispielsweise Hersteller wie die ByteAction GmbH mit geeigneten All-in-one-Lösungen für E-Mail-Verwaltung und -Archivierung schaffen. Damit soll es Unternehmen möglich sein, allen Anforderungen nachzukommen.
Was muss archiviert werden
In mancher Büroumgebung gehen Geschäftsführung und Mitarbeiter zu lax mit dem elektronischen Nachrichtenverkehr um, ohne an eventuelle rechtliche Konsequenzen zu denken. Das ist beispielsweise in Urlaubszeiten der Fall: Kollegen vertreten sich gegenseitig und haben währenddessen Einblick in andere Accounts beziehungsweise Postfächer. Daneben leiden E-Mail-Verwaltungsprozesse unter Miss-Management, weil die elektronische Post z.B. durch unabsichtliches Löschen verloren geht oder Nachrichten auf Grund der unpräzisen Suchfunktion unauffindbar sind. Zudem ist die immer noch oft vorzufindende zeitintensive Recherche Gift für den flüssigen Ablauf im Kundenservice und kann dessen Qualität beträchtlich mindern.
Doch welche Nachrichten sind überhaupt aufzubewahren? Dem deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) zufolge müssen Unternehmen alle Handelsbriefe archivieren. Die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind noch etwas strenger. Sie verlangen die Speicherung "aller steuerlich relevanten Daten". Die entsprechende Prüfbehörde darf ausschließlich auf diejenigen Daten zugreifen, die bei der Besteuerung eine Rolle spielen. Findet ein Prüfer zusätzliche oder gar private Daten während des Analyseprozesses vor, ist er laut AO jedoch dazu berechtigt, sie ebenfalls auszuwerten. Nicht aufbewahrungspflichtig sind Spam- und Phishing-Mails, Malware-infizierte Nachrichten sowie Rundschreiben und Newsletter. Die Entscheidung, welche Informationen relevant sind, liegt beim Unternehmen (somit eventuell beim einzelnen Mitarbeiter) als Steuerpflichtigem.
Drei auf einen Streich
In Bezug auf die zu erfüllenden gesetzlichen Richtlinien gilt es für Unternehmen, einer Vielzahl von Anforderungen nachzukommen. Sie umfasst:
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die rechtskonforme Archivierung: Wichtig sind hier die GDPdU, die AO sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS),
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die Einhaltung der Datenschutzvorgaben sowie
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die Sicherstellung des Zugriffs: zum einen ausschließlich für befugte Personen, zum anderen für die Finanzbehörde und andere Autoritäten zu Prüfungszwecken. Eine einfache Wiederherstellung aller Nachrichten aus dem Archiv muss zu jeder Zeit gegeben sein.
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Zusatznutzen: Bei einem eventuellen Ausfall des Mailsystems steht der schnelle Zugriff auf wichtige Daten über die Archivierungssysteme zur Verfügung.
Diese Anforderungen mögen zunächst abschrecken, doch gibt es speziell zu diesem Zweck Software, die für E-Mail-Archivierung beziehungsweise für das komplette E-Mail-Management konzipiert ist. Sie vereinfacht die Handhabung der elektronischen Kommunikation und gewährleistet die Gesetzeskonformität. Hier sind unter anderem Lösungen wie BytStorMail von ByteAction oder auch MailStore Server von Mailstore und MailDepot von Reddoxx zu vermerken. An unserem Beispiel BytStorMail soll deutlich werden, wie der Archivierungsprozess auch unkompliziert ablaufen kann.
- Fehler vermeiden mit dem E-Mail-Knigge
Der Schweizer Autor und Kommunikationstrainer Hans Eigenmann, Inhaber der Brainput GmbH, erklärt, worauf man beruflich und privat bei der Korrespondenz via elektronische Post achten sollte. - Grundsatztipp
Mails sind ein sehr effizientes und praktisches Kommunikationsmittel. Ihr Charakter und ihre leichte Verfügbarkeit verführen aber zu einem Umgang, der uns und anderen Mehrarbeit, Störungen und Stress beschert. - Tipp 2: Gehen Sie extrem sparsam mit den Funktionen "Kopie an" und "Antworten an alle" um.
So verhindern Sie eine Informationslawine. Bedienen Sie mit CC nur Empfänger, welche die Information wirklich benötigen. Beweisen Sie dem Chef nicht mit Mailkopien, dass Sie gute Arbeit leisten oder zu bestimmten Tageszeiten noch am Arbeiten sind! - Tipp 3: Rufen Sie Ihre Mails bewusst und gezielt ab.
Beschränken Sie die Zahl der Abfragen je nach Arbeit, die Sie machen, und setzen Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender für deren Bearbeitung. Bestimmen Sie selber über sich und lassen Sie sich nicht von eingehenden Mails terrorisieren. - Tipp 4: Schalten Sie die Signale aus, die Sie auf neue Mails hinweisen.
Die Neugier gehört zu den stärksten Triebkräften des Menschen - kaum jemand kann widerstehen, wenn ihm sein Rechner meldet, dass neue Post vorhanden ist. Halten Sie sich unbedingt an Regel Nummer 3. - Tipp 5: Bearbeiten Sie Mails sofort, falls Sie sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lassen.
Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich in Ihrer Arbeitsplanung einen Zeitblock für deren Erledigung. - Tipp 6: Am Ende eines Arbeitstages sollte Ihr Posteingang leer sein.
Oder öffnen Sie zu Hause an der Eingangstüre auch Ihren Briefkasten, schauen rasch, was Sie erhalten haben - und werfen dann die ganze Post wieder in Ihren Kasten? - Tipp 7: Arbeiten Sie deshalb mit Ordnern, in die Sie den Posteingang ablegen.
Die modernen Mail-Programme bieten Ihnen dafür zahlreiche Automatismen, die Ihr Leben erleichtern. Stellen Sie Regeln für die Ablage auf, die für Ihr Arbeitsfeld passend sind. Newsletter können beispielsweise direkt in einen dafür vorgesehenen Ordner gehen. - Tipp 8: Denken Sie daran, dass sich auch die Empfänger Ihrer Mails in Ihren Mail-Programmen gut organisieren möchten.
Schreiben Sie daher aussagekräftige Betreffzeilen, damit der Empfänger weiß, worum es geht, und die Posteingänge entsprechend ablegen kann. Schreiben Sie zudem, wann immer möglich, nur über ein Thema pro Mail. Sie erleichtern damit auch dem Empfänger die gute und effiziente Ablage seiner Posteingänge, ohne dass er Kopien herstellen muss. - Tipp 9: Verfassen Sie Ihre Mails inhaltlich klar und verständlich, ohne Schreibfehler und sauber gestaltet.
Die Regeln der Rechtschreibung und des Anstandes gelten auch im Mail-Verkehr. Auch Mail-Empfänger verdienen es, korrekt und anständig angesprochen zu werden. Zum Beispiel gehören Anreden "Grüß dich", "Tschüss" oder "Ciao" und Ähnliches in den rein privaten Bereich. - Tipp 10: Klartext im Mail-Verkehr:
Formulieren Sie klar und unmissverständlich, aber auf Business-Niveau. Ausdrücke aus dem Privatbereich, Smileys oder unverständliche Abkürzungen (mfG und Ähnliches) sind in Geschäfts-Mails ebenfalls fehl am Platz. - Tipp 11: Keine Chance, eine Mail zurückzuholen
Denken Sie vor allem daran, dass die "Senden"-Taste unglaublich schnell gedrückt ist - und dass Sie keine Chance haben, eine gesendete Mail zurückzuholen, wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen oder den von Ihnen angeschlagenen Ton abschwächen möchten. Oft verspricht man auch im Text, einen bestimmten Anhang anzufügen, und schickt dann das Mail ohne das Attachment. Sie können das alles verhindern, wenn Sie sich angewöhnen, die Adresszeile (den Empfänger) erst einzusetzen, wenn Sie alles kontrolliert haben. Das verhindert manche Peinlichkeit.