Xerox Studie zu digitalen Workflows

5 Schritte zum digitalen Wandel

Oliver Nolte ist VP Business Development & Sales für den Geschäftsbereich Large Enterprise Operations (LEO) bei Xerox Deutschland. Der Fokus dieses Geschäftsbereichs liegt auf Document Management, Managed Print Services, Content Management sowie dem Technologie-Direktvertreib an große Unternehmen. Oliver Nolte ist für die rund 700 definierten Großkunden des Technologie- und Dienstleistungsunternehmen verantwortlich.
Es müssen noch einige Grundvoraussetzungen geschaffen werden, damit digitale Workflows und ein entsprechender Automatisierungsgrad der Kernzprozesse in Unternehmen Realität werden können. Genau hier gibt es noch Nachholbedarf.

Xerox hat für eine Studie mit insgesamt 600 IT-Entscheidern in unterschiedlichen Unternehmen gesprochen. Fast die Hälfte gab an, heute bereits überwiegend auf digitale Prozesse zu setzen. Für die Zukunft hingegen stellen sich viele der Befragten einen gleichermaßen digitalisierten und automatisierten Arbeitsplatz vor. Rund 85 Prozent haben sogar schon diejenigen Arbeitsbereiche identifiziert, die sich besonders gut dafür eignen. Die Finanzabteilung und der Kundenservice belegen hier die vorderen Plätze.

Antriebsfaktoren für die Digitalisierung
Antriebsfaktoren für die Digitalisierung
Foto: Xerox

Das sind zweifellos ehrgeizige Ziele. Jedoch scheinen sie derzeit in weiter Ferne zu liegen, denn viele Unternehmen kommen aufgrund von begrenzten Ressourcen bei der Digitalisierung nur langsam voran. 37 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben sogar an, dass gar kein oder nur sehr wenig Fortschritt spürbar sei.

Für digitale Workflows spricht aus Sicht von Unternehmen und Behörden unter anderem der höhere Sicherheitsgrad. Es ist zum Beispiel ungleich schwerer, den Zugriff auf Papierunterlagen zu steuern als auf Dokumente, die in digitaler Form vorliegen. Akten oder Entwicklungsunterlagen aus Papier einfach wegzuschließen ist keine Lösung. Denn in diesem Fall ist es höchst umständlich und riskant solche Informationen beispielsweise Mitarbeitern an anderen Standorten zugänglich zu machen. Je reibungsloser der Arbeitsfluss, desto besser, kostengünstiger und wertschöpfender das Ergebnis.

Insgesamt fünf Punkte entscheiden darüber, ob die Unternehmen nachhaltige Digitalisierungs-Strategien entwickeln und realisieren können.

Die Abläufe verfolgen

Prozesse werden smarter - und leistungsfähige Analysetools liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wer genau wann Zugriff auf welches Dokument hat. Wir sollten auch weiterhin ein scharfes Auge darauf haben und die Voraussetzungen dafür schaffen, dass Unternehmen die richtigen Instrumente für die entsprechenden Prozesse haben.

Updates teilen

Ich glaube, dass in der nahen Zukunft immer mehr Unternehmen Echtzeit-Statusupdates in Anspruch nehmen und für die Dokumentation von Prozessen und Arbeitsschritten verwenden werden. Mehr noch: Mithilfe der Updates können die Nutzer den kompletten Service umgestalten.

Skalierung ist alles

Im digitalen Zeitalter gibt es ausreichend Automatisierungstools, die bei Bedarf skaliert werden können. Immerhin 45 Prozent der Befragten arbeiten jedoch in Unternehmen, die auch heute noch über keine solchen intelligenten Instrumente und Technologien verfügen. Künftig werden aber immer mehr Nutzer die Vorteile einer Software in Anspruch nehmen, die bislang von Menschen erledigte Aufgaben übernimmt - zum Beispiel die Veränderung von Daten, die Veranlassung spezifischer Reaktionen sowie die Durchführung von Transaktionen.

Teamwork

Jetzt, da sich Analyse und Bewertung auf einem immer höheren Niveau bewegen, rücken auch die Unternehmen immer näher an eine umfassende Digitalisierung ihrer Prozesse heran. Die nahtlose Zusammenarbeit von Menschen und automatischen Bots im Rahmen eines definierten Workflows wird immer stärker zur Realität.

Überblick über die Druckgewohnheiten

Laut der Umfrage haben 55 Prozent der befragten Unternehmen keine Erkenntnisse über die Druckgewohnheiten ihrer Mitarbeiter. Dabei bietet der Markt unterschiedliche Analysetools, die eine zentrale Konfigurierung und ein umfassendes Monitoring ermöglichen. Schon jetzt ist das zum Beispiel in Netzbetriebszentren übliche Praxis.
Unternehmen mit Weitblick werden die aufgeführten Schritte sukzessive umsetzen und sich damit von einer halbherzigen "Teilzeit-Automatisierung" verabschieden. Dafür bekommen sie die Chance, komplett neue Strategien und Tools zu entwickeln. Die ersten, die digitalisierte Prozesse ganzheitlich in die Tat umsetzen, können von einem entscheidenden Startvorteil.