Tipps für die richtige Projektplanung

11 Fehler im Projektmanagement

21.05.2020
Von  und
Michael Reichl ist Geschäftsführer der im-prove Coaching und Training GmbH in Lingen.
Frank Linde ist Geschäftsführer der im-prove Coaching und Training GmbH in Lingen. im-prove untertützt Betriebe sowie ihre Mitarbeiter bei Change-Projekten und bildet Change-Berater aus.

Fehler 6: Wenig Unterstützung für Führungskräfte und Projektmanager.

Wie erfolgreich Change-Projekte verlaufen, hängt stark von den Führungskräften (auf der operativen Ebene) ab. Denn sie müssen im Betriebsalltag mit ihren Mitarbeitern die angestrebten Veränderungen umsetzen. Außerdem müssen sie dafür sorgen, dass Veränderungsenergie bei ihren Mitarbeitern nicht erlahmt und diese das gewünschte Verhalten zeigen. Das gelingt ihnen nur, wenn sie selbst hinter den Veränderungen stehen und eine angemessene Unterstützung erfahren. Dasselbe gilt für die Projektmanager.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Achten Sie als Topmanager und/oder Projektverantwortlicher insbesondere darauf, die Führungskräfte (auf der operativen Ebene) als Mitstreiter zu gewinnen, denn auf ihren Schultern ruht die Hauptlast, wenn es darum geht, dass sich die Kultur im Unternehmen wirklich nachhaltig ändert.

• Vermitteln Sie ihnen das Know-how und Können, das sie zum Führen von Mitarbeitern in Change-Prozessen brauchen.

• Verschaffen Sie ihnen zudem das Bewusstsein, dass es normal ist, wenn in Change-Prozessen die Leistung vorübergehend sinkt, bevor sie wieder steigt. Also ist dies kein Grund, am Projekt oder an sich selbst als Führungskraft zu zweifeln.

• Stellen Sie Ihren Führungskräften einen Coach zur Seite, den Sie bei Bedarf kontaktieren können, um mit ihm Lösungen für schwierige Führungssituationen zu entwerfen.

Fehler 7: Die Mitarbeiter erfahren zu wenig Unterstützung.

Jeder Mitarbeiter entwickelt mit der Zeit Routinen, wie er gewisse Aufgaben angeht und bewältigt. Sie vermitteln ihm Sicherheit, denn sie haben sich in der Vergangenheit bewährt. Diese Routinen werden bei Change-Projekten oft obsolet. Das heißt: Die Verunsicherung des Mitarbeiters steigt, und seine Leistung sinkt. Denn er bewegt sich sozusagen so lange auf schwankendem Boden, bis er neue Routinen entwickelt hat. Entsprechend schnell fallen Mitarbeiter in dieser Übergangszeit in ihre alten, gewohnten Verhaltensmuster zurück, sofern sie keine Unterstützung erfahren.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Machen Sie sich als Führungskraft anhand von Beispielen - aus ihrem beruflichen oder privaten Alltag - bewusst, wie lange es bei Ihnen selbst dauert, Denk- und Verhaltensgewohnheiten durch neue zu ersetzen.

• Reagieren Sie entsprechend gelassen und zuversichtlich, wenn es Ihren Mitarbeitern nicht auf Anhieb gelingt, das gewünschte Verhalten zu zeigen, oder sie immer wieder in alte Gewohnheiten zurückverfallen. Ermutigen Sie sie, auf dem eingeschlagenen Weg fortzufahren und/oder einen neuen Versuch zu wagen.

• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern immer wieder darüber, wie Sie (und das Unternehmen) sie beim Zeigen eines neuen Verhaltens unterstützen können.

• Führen Sie diese Mitarbeitergespräche nicht zwischen Tür und Angel. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit hierfür.

Fehler 8: Konflikte werden negiert und unter den Tisch gekehrt.

Betreibt ein Unternehmen business as usual, läuft meist alles wie geschmiert. Anders ist es, wenn es einen Veränderungsprozess durchläuft. Dann ist stets Sand im Getriebe - zum Beispiel, weil Mitarbeitern die nötige Kompetenz fehlt. Oder weil Zuständigkeiten neu geregelt werden müssen. Oder weil die Zusammenarbeit neu definiert werden muss. Entsprechend hoch ist das Konfliktpotenzial.

Deshalb sollte bei Change-Projekten im Betriebsalltag ausreichend Raum bestehen, um Konflikte anzusprechen und zu bearbeiten. Sonst erwachsen hieraus Widerstände. Das heißt: Die Zahl der Zweifler steigt, ehemalige Projektbefürworter ziehen sich resigniert zurück. Und: Projektgegner schmieden heimlich Koalitionen, um das Projekt zu Fall zu bringen.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar: In Change-Prozessen läuft nie alles wie geschmiert. Denn dann betreten das Unternehmen und seine Mitarbeiter Neuland.

• Vermitteln Sie ihnen, dass hieraus ein erhöhtes Konfliktpotenzial und somit ein erhöhter Gesprächs- und Regelungsbedarf resultiert.

• Suchen Sie immer wieder das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern darüber, wo es in der alltäglichen Zusammenarbeit noch hakt.

• Praktizieren Sie eine Politik der offenen Tür - das heißt, seien Sie für Ihre Mitarbeiter stets ansprechbar.

Fehler 9: Zielabweichungen werden zu spät erkannt und korrigiert.

Analysiert man gescheiterte Projekte, dann zeigt sich meist: Viele Mitglieder der Organisation spürten früh: "Hier läuft etwas schief." Doch Konsequenzen wurden hieraus nicht gezogen. Vielmehr wurstelten alle Beteiligten weiter so vor sich hin, als sei alles im Lot.

Ein häufiger Grund hierfür: Die Mitarbeiter haben Angst, dass sie, wenn sie auf Probleme hinweisen, als Bedenkenträger abgestempelt werden. Zudem werden in vielen Unternehmen die Projektpläne (und Projektmanagement-Standards) als "heilige Kühe" betrachtet, die man nicht schlachten darf. Und ein Abweichen von ihnen wird als ein Scheitern bewertet. Dabei sind Pläne nur Hilfsmittel. Also sollten sie regelmäßig überprüft und bei Bedarf modifiziert werden.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Sorgen Sie für eine Atmosphäre des Vertrauens, in der sachlich begründete Bedenken und mögliche Fehlentwicklungen thematisiert werden können.

• Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar: Es ist normal, dass sich in Change-Projekten gewisse Vorgehensweisen als nicht optimal oder gar Sackgassen erweisen, weil eben Terra nova.

• Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern das Bewusstsein: Ein frühes Sich-Eingestehen "Wir sind auf dem Holzweg" ist besser, als starr am vereinbarten Vorgehen festzuhalten. Denn dann kann der Weg zum Ziel korrigiert werden.

Fehler 10: Das Topmanagement sitzt im Elfenbeinturm.

Oft verlaufen Change-Projekte wie folgt: Das Topmanagement verkündet die angestrebte Veränderung - zum Beispiel in einer Mitarbeiterversammlung. Anschließend überträgt es die Projektverantwortung einem Steuerungsteam. Danach kehrt es wieder zu seiner Alltagsarbeit zurück, und lässt sich fortan vom Steuerungsteam regelmäßig über den Projektfortschritt informieren. Im Projekt selbst ist das Topmanagement fortan aber nicht mehr aktiv - zumindest nicht für die Mitarbeiter erkenn- und sichtbar.

Bei einem solchen Vorgehen kommt bei den Mitarbeitern die Botschaft an: So wichtig scheint unseren Chefs das Projekt nicht zu sein, sonst würden sie sich stärker darum kümmern. Also messen auch sie ihm eine geringe Bedeutung bei. Entsprechend zäh ist der Projektverlauf, weil Promotoren im Topmanagement fehlen.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Machen Sie sich als Topmanager bewusst: Welche Bedeutung Mitarbeiter einem Projekt bemessen, hängt stark davon ab, welche Bedeutung das Topmanagement aus Sicht der Mitarbeiter dem Projekt beimisst.

• Betonen Sie deshalb in Ihrer Mitarbeiter-Kommunikation immer wieder, dass das Erreichen der Projektziele für Sie eine hohe, wenn nicht gar die höchste Priorität hat.

• Bringen Sie dies auch dadurch zum Ausdruck, dass Sie den Projektverantwortlichen - auch gegenüber den "Bereichsfürsten" - stets den Rücken stärken.

• Zeigen Sie Präsenz im Projekt. Zum Beispiel, indem Sie regelmäßig den Kontakt mit Mitarbeitern auf der operativen Ebene suchen und sich bei ihnen erkundigen: Wie läuft das Projekt? Was braucht ihr zur Unterstützung?

Fehler 11: Teilerfolge werden nicht kommuniziert und gefeiert.

Neue Denk- und Verhaltensroutinen entwickeln Mitarbeiter nicht von heute auf morgen. Noch mehr Zeit vergeht, bis sich die Kultur eines Unternehmens erkennbar wandelt - und zum Beispiel aus einem "Beamten-Apparat" ein "kundenorientierter Dienstleister" wird. Weil solche Prozesse sich so langsam vollziehen, haben die Beteiligten zuweilen das Gefühl: "Es bewegt sich nichts. Wir kommen nicht voran." Auch deshalb ist ein Projekt-Monitoring wichtig, damit auch kleine Fortschritte wahrgenommen, dokumentiert und gewürdigt werden können. Denn dies sorgt dafür, dass die Beteiligten nicht resignieren, sondern weiter mutig voranschreiten.

Tipps, wie Sie diesen Fehler vermeiden:

• Betreiben Sie ein Projekt-Monitoring - um Zielabweichungen früh zu erkennen und regelmäßig kleine Teileerfolge verkünden zu können.

• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern nicht nur regelmäßig darüber, was es noch zu tun gilt, sondern auch darüber, was sie (als Person) schon erreicht und bewirkt haben.

• Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern das Bewusstsein, Einstellungs- und Verhaltensänderungen sowie kulturelle Veränderungen brauchen ihre Zeit, und ermutigen Sie sie, mit ihrem Bemühen fortzufahren.

• Feiern Sie mit Ihren Mitarbeitern das Erreichen von Meilensteinen auf dem Weg zum großen Ziel. Und ziehen Sie, wenn ein Etappenziel erreicht wurde, auch mal die Spendierhosen an. Bestellen Sie zum Beispiel auf Firmenkosten für jeden eine Pizza. Denn nichts motiviert Mitarbeiter so sehr, mit ihrem Bemühen fortzufahren, als die Erfahrung: Mein/unser Einsatz und Engagement wird wahrgenommen, anerkannt und honoriert.