Die Klassifizierung: Ein wichtiger Aspekt ist die vorschriftsmäßige Klassifizierung von archivierungsfähigen und -notwendigen Daten und der dazugehörigen Geschäftsprozessregeln.

Die lückenlose Historie: Zusätzlich zu den einzelnen Daten sollten sowohl Metainformationen als auch Zugriffsprotokolle archiviert werden, damit eine lückenlose Datenhistorie abgebildet werden kann.

Die Revisionssicherheit: Manipulationen und Veränderungen der archivierungsrelevanten Daten nach deren Erstellung müssen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert und reziprok abzuwickeln sein. Durch eine Rückwärtsabwicklung aller Vorgänge muss der ursprüngliche Zustand jedes einzelnen Datensatzes und der Dokumente zu rekonstruieren sein. Dies bezieht sich auf strukturierte und unstrukturierte Daten sowie auf die zugehörigen Metadaten.

Die Rechtsverbindlichkeit: Bei rechtskritischen Daten sollte gewährleistet sein, dass sicherheitstechnische Maßnahmen, wie etwa digitale Signatur oder Authentifizierungs-Stempel, einbezogen werden.

Die Integration: Die Einbindung der Daten in andere Prozesse sollte problemlos möglich sein, damit Arbeitsabläufe unterstützt werden können, die eine nahtlose Verzahnung der einzelnen Informationsabläufe erlauben.