7. Fax ist integrierbar
Weitergehende technische Möglichkeiten von elektronischen Faxen sind zu Unrecht eher unbekannt: So ist der Fax-Einsatz auch in Cloud-Umgebungen möglich. Zudem ist papierloses Faxen nicht nur auf E-Mail-Programme beschränkt. Office-Anwendungen, ERP-Lösungen (Enterprise Ressource Planning), CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) oder DMS-Lösungen (Document Management System) können ebenso Faxe versenden. So verschicken zum Beispiel einige SAP-Anwender mit Zusatzprodukten direkt aus dem System heraus bindende Angebote und beschleunigen so ihre Prozesse. Ebenso können empfangene Dokumente anhand der Durchwahlnummer automatisch in zugehörige Arbeitsabläufe einfließen, zum Beispiel Bestellungen und Anfragen.
8. Fax ist sicher
Fax bedeutet vertrauliche Kommunikation zwischen den Endpunkten. Das Fax-Protokoll schickt Nachrichten direkt vom Versenderfax zum Empfängerfax. Zwischenspeicherung, Mithören, Manipulieren oder Abfangen sind technisch fast nicht realisierbar und in der Praxis noch nicht vorgekommen.
9. Fax ist rechtssicher
Zunächst die schlechte Nachricht: In Deutschland ist nur der Versand von Papierfax an Papierfax per se rechtssicher. Sobald ein Computerfax im Spiel ist, ist eine elektronische Signatur notwendig. Insofern behandelt das Gesetz elektronisches Fax und E-Mail gleich. Die Signatur speichert Informationen über das versendete Fax. Der ganze Inhalt ist in einem zweidimensionalen Code abgespeichert und belegt, dass genau dasselbe Fax empfangen wurde, das auch versendet wurde. Somit sind beispielsweise Rechnungen fälschungssicher und bei der Umsatzsteuer-Rückerstattung gibt es keine Probleme. Professionelle Unified-Messaging-Lösungen unterstützen daher optional die elektronische Signatur für das Fax.
10. Fax ist beliebt
Auch wenn einige Unternehmen Fax als Nebenkriegsschauplatz betrachten mögen, spricht fast immer und überall zumindest ein triftiger Grund gegen die Abschaffung: Der Kunde liebt Fax. Und er nutzt es: Wann immer ein Kunde schnell und sicher Dokumente an ein Unternehmen senden möchte, seien es Bestellungen, Stornierungen, Kündigungen oder Belege, schickt er bevorzugt ein Fax. Und wer nicht auf der Welle empfängt, auf der die Kunden senden, sieht alt aus. (sh)
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