Das Stammhirn steuert unbewusst unser Verhalten und lebt dabei mit all seinen lieb gewonnenen Gewohnheiten in der Vergangenheit. Das heißt in der Praxis, dass unser Bedürfnis nach einem vertrauten Lebensraum, Handlungsabläufen und Sicherheit noch immer starke Motivatoren sind.

Hat nicht jeder schon einmal die Erleichterung gespürt, wenn er in Stresssituationen auf vertraute Routinehandlungen zurückgreifen konnte? Aus diesem häufig angewandten Verhaltensmuster ergibt sich auch bei IT-Projekten ein erhöhter Bedarf an Begleitung innerhalb von Change-Prozessen.

Neue Technik heißt Paradigmenwechsel für Mitarbeiter

Organisatorische Veränderungen sind nicht nur bei der Einführung neuer Cloud-Dienste notwendig, wenn auch in diesem Fall wie zum Beispiel beim Aufbau von virtuellen Teams und Telearbeitsplätzen ein besonderes Augenmerk auf den Change-Prozess gelegt werden muss. Selbst bei scheinbar einfachen Lösungen, wie beispielsweise der Etablierung eines internen Ticketsystems, muss sich ein Paradigmenwechsel bei den Mitarbeitern vollziehen. Hier gilt es, die Anwender mitzunehmen. Es fällt ihnen oft schwer, auf die gewohnten Anrufe beim Service zu verzichten und stattdessen eigenständig Tickets einzustellen. Beim direkten Anruf konnte man doch noch nebenbei ein "Schwätzchen" mit dem Kollegen von der internen IT-Abteilung halten. Das fällt beim online Einstellen eines Tickets schwer.

Spannung zwischen IT- und Fachabteilung

Sie glauben nicht, dass Anwender so ticken? Dann sehen Sie sich mal in die Fachabteilungen des deutschen Mittelstandes um und nehmen Sie das Kommunikationsverhalten der Mitarbeiter näher unter die Lupe. Oftmals ist die enge Zusammenarbeit zwischen der internen IT und den Fachbereichen immer noch eine sehr große Herausforderung für beide Seiten.

Kern- und Kommunikationsprozesse unterstützen

Das liegt häufig am mangelnden gegenseitigen Verständnis, denn die Fachabteilungen verfügen nach eigener Aussage häufig über zu wenig technisches Know-how. Deshalb ist die interne IT aufgefordert, durch IT-Services nicht nur die Kernprozesse, sondern auch die Kommunikationsprozesse und dadurch letztendlich die Betriebsabläufe besser zu unterstützen. Zumal immer mehr Fachabteilungen in Zukunft über eigene IT-Budgets verfügen werden.

Dabei sollten folgende Fehler bei der Einführung neuer Technologien vermieden werden:

1. Fehlen von Executive Sponsorship. Wenn das Management nicht sichtbar hinter dem Change-Prozess der neu eingeführten Technik steht, ist ein Scheitern des Projektes wahrscheinlich.

2. Unrealistische Erwartungen seitens der Fachabteilungen. Daran scheitern im Übrigen viele CRM-Projekte.

3. Unzureichende oder unehrliche Kommunikation. Beides kommt aufgrund des Erfolgsdrucks auf Projekte sehr oft vor.

Hilfreiche Kommunikationsmittel für die IT

Als interne IT-unterstützte Kommunikationsbeschleuniger bieten sich folgende Tools an:

• Business Chats,

• Wikis,

• Communities,

• Podcasts,

• Blogs,

• Webinare,

• Diskussionsforen und

• Videocasts.

Besonders für die Anwender werden durch Beachtung des Change-Prozesses fließende Übergänge ohne Wissensverlust, Irritationen und Veränderungsängste geschaffen. Das wiederum bedeutet Akzeptanz und Praxistransfer bei den Nutzern sowie in neu zu etablierenden Prozessen. Durch die fachliche Expertise, aus der IT-Abteilung einerseits und aus dem praktischen Wissen der (externen) Change Manager andererseits , ist ein bestmöglicher und kontinuierlicher Wissenstransfer mit sinnvoller Integration neuer IT-Lösungen und somit eine erfolgreiche Projektrealisierung gewährleistet. (pg)