IT-Budgetplanung

Wenn der CFO zweimal klingelt

03.06.2020
Von Peter Wayner
Die ökonomischen Zeichen stehen auf Krise, die IT-Budgets schmilzen. Zeit für CIOs, den Gürtel enger zu schnallen, bevor der CFO zweimal klingelt.
Wir geben CIOs 11 Tipps an die Hand, um Krisenzeiten budgetär zu meistern - bevor es zur Konfrontation mit rotstiftschwingenden CFOs kommt.
Wir geben CIOs 11 Tipps an die Hand, um Krisenzeiten budgetär zu meistern - bevor es zur Konfrontation mit rotstiftschwingenden CFOs kommt.
Foto: DJTaylor - shutterstock.com

In guten Zeiten können Unternehmen wachsen und gedeihen. Wenn eine Krise kommt und die Umsätze sich in Luft auflösen, ist hingegen Schluss mit Experimenten und all den innovativen Ideen, die vor kurzem noch so attraktiv schienen. Solche Zeiten sind unangenehm - doch wer dabei richtig vorgeht, kann mit einem verschlankten und effizienten Unternehmen in eine hoffentlich bessere Zukunft blicken.

Wir geben CIOs 11 Tipps an die Hand, an welchen Stellen im IT-Budget sich noch etwas abknapsen lässt, bevor der CFO sich samt Rotstift in ihrem Türrahmen breit macht.

No gimmicks needed

Nutzt Ihre Webseite Zusatzdaten, um attraktiver für die User zu sein - etwa über die Einbindung von Aktienkursen, Nachrichten-Streams oder Wettervorhersagen? Falls ja, war das in guten Zeiten unter Umständen eine sinnvolle Entscheidung, die die Umsätze vielleicht sogar ein bisschen nach oben getrieben hat.

Gilt es, den Gürtel enger zu schnallen, sind solche Extra-Daten ein guter Ansatzpunkt, um einzusparen - insbesondere, da solche "Erweiterungen" für gewöhnlich über separate Microservices abgewickelt werden. Im Hintergrund wird zum Beispiel per API eine Nutzungsgebühr abgerechnet. Bringen diese zusätzlichen Webseiten-Features echten Mehrwert für Ihr Unternehmen? Wenn es sich dabei nur um schmückendes Beiwerk handelt, sollten Sie sich die Kosten für den Data Feed, die Serverzeit und die Wartung der Software sparen.

Architektur-Prioritäten

Entwickler-Teams versuchen die Ziele, die ihnen vorgegeben werden, zu erreichen. Dabei legen Manager in fetten Zeiten viel Wert auf Metriken wie die Antwortzeiten. Um auf User-Seite noch ein paar Millisekunden mehr einzusparen, sind oft Server- oder Netzwerkerweiterungen notwendig. Dennoch lohnt sich das, schließlich kommt es vor allem bei wankelmütigen Kunden auf Geschwindigkeit an. Kommt es für Ihr Unternehmen jedoch auf jeden Cent an, sollten die Kunden auch ein paar Millisekunden länger warten können.

Verschiebt sich die Priorität der IT von Geschwindigkeit hin zu Effzienz, fallen viele der Extra-Layer für Caching und Synchronisierung weg. Satt jedoch auf die reine Reaktionszeit zu fokussieren, sollten Sie lieber den Rechenaufwand für jeden Request überprüfen: Eine Verlangsamung um 10 bis 20 Prozent kann bereits mehr als die Hälfte des gesamten Rechenaufwands einsparen.

Infrastruktur-Verschlankung

Gute Softwareentwickler, die mitdenken, eröffnen oft Cloud-Instanzen mit etwas mehr Memory und virtuellen CPUs als nötig - nur für den Fall, dass es zu einem plötzlichen Anstieg der Nachfrage kommt. Dieses vorausschauende Verhalten wäre in guten Zeiten unter Umständen einen Bonus wert - in schlechten ist es hingegen ein Ansatzpunkt, um den Gürtel enger zu schnallen.

In Sachen CPUs einen Gang herunter zu schalten, fällt dabei für gewöhnlich leichter, denn Rechenkerne werden normalerweise automatisch zugewiesen. Steht keine Extra-CPU zur Verfügung, wartet die Software eben noch eine Nanosekunde, bis es so weit ist. Beim Speicher zurückzufahren, kann hingegen gefährlich werden, denn Software tendiert zum Crash, wenn nicht genug Memory zur Verfügung steht. Wenn sich Ihr Code in einen ausgewachsenen Fail verwandelt, können Sie die Logfiles durchsehen, während Sie den RAM reduzieren.

Manchmal ist der Schuldige aber auch schneller, lokaler Speicher. Wenn die Rechnung kommt und der Festplattspeicher mehr kostet als CPU oder RAM, dabei aber in weiten Teilen ungenutzt bleibt - ist das in Krisenzeiten nicht unbedingt zuträglich. Über die Cloud lässt sich zusätzlicher Speicherplatz schnell und einfach hinzufügen - umgekehrt ist das hingegen nicht unbedingt ein simples Unterfangen, wie die 23 Schritte in diesem Guide belegen.

Katastrophe?

Zugegeben: Es mag ein bisschen komisch wirken, eine weltumspannende Pandemie als Rechtfertigung dafür zu nutzen, an Notfallprogrammen zu sparen - aber wir wissen ja inzwischen, worauf es in der Coronakrise ankommt. Nämlich den Aufbau einer zuverlässigen, ausfallsicheren Datenbank, etwa um die Versorgung mit medizinischer Schutzkleidung sicherzustellen.

Dasselbe Prinzip jedoch auch auf ein paar Social-Media-Postings anzuwenden, ist alles andere als missionskritisch. Nicht alle Datenbanken müssen global alle paar Millisekunden repliziert und nicht jeder Tastenanschlag muss getrackt werden. Einige Datenbanken müssen noch nicht einmal konsistente Transaktionen aufweisen. Manche Daten brauchen nur minimalen Pflegeaufwand. Ein definiertes Set an Logfiles für einige Transaktionen reicht vollkommen aus für Bits, auf die ab und an (wenn überhaupt) referenziert wird.

Serverless happens

Im Laufe der letzten Jahre hat sich eine neue Option für schwach genutzte Ressourcen herauskristallisiert: "Serverless" führt zu sinkender Komplexität, weil die Infrastruktur dafür sorgt, dass bei Bedarf virtuelle Server hinzugefügt werden. Die Preise für diesen Service sind überraschend gering - viele Anbieter berechnen nur Cent-Bruchteile für einen solchen Web Request.

Wenn Sie über Datenbanken und/oder Webseiten verfügen, die regelmäßig nur einige wenige Nutzer pro Monat haben, können Sie Ihre Kosten mit Hilfe von Serverless Computing unter Umständen erheblich reduzieren.

Synergien nutzen

In der guten alten Zeit löste die IT-Abteilung Probleme mit einer proprietären Datenbank und einem proprietären Frontend - Stichwort Custom-Lösung. Heutzutage ist es einfacher denn je, Daten einfach in ein gemanagtes Cloud-Spreadsheet zu "schmeißen". Sowohl Microsofts Excel als auch Google Sheets stellen eine API zur Verfügung, die JSON unterstützt. Wenn Sie also ohnehin schon Gebühren für Desktop Tools zahlen, warum nicht auch Grundlagendaten einfach in Spreadsheets abspeichern?

Dieses Vorgehen ermächtigt übrigens auch alle anderen Teammitglieder, die keine NoSQL-Kenntnisse vorweisen können. Es gibt jedoch auch gewisse Limits zu beachten: Google Sheets etwa kann lediglich bis zu 400.000 Zellen verwalten. Bei großen Datenmengen kann auch die Bearbeitung der Informationen per Webbrowser Probleme aufwerfen. Kleine Tasks, die über Basis-Infrastruktur laufen, lassen sich hingegen deutlich beschleunigen.

Roots, bloody roots

Cloud-Instanzen sind einfach zu provisionieren und zu nutzen, können aber bei regelmäßiger Nutzung ins Geld gehen. Hier können Sie relativ einfach sparen, indem sie sekundäre und tertiäre Datenbanken, die zwar immer verfügbar sein müssen, aber nicht missionskritisch sind, wieder On-Premises betreiben.

Dazu eignet sich übrigens auch ausgemusterte (und wiederaufbereitete) Hardware mit einem Open-Source-Betriebssystem ganz hervorragend. Rechner mit dicken Festplatten können daneben beispielsweise auch als Logfile-Archivsysteme genutzt werden. Sehen Sie also davon ab, alte Hardware zu Ramschpreisen zu verschleudern und sparen Sie Cloud-Kosten, indem Sie Ihre Daten zurück in den Serverschrank holen.

Ressourcenverknappung

Software Upgrades können eine Herausforderung darstellen: Manche beseitigen Schwachstellen und Stabilitätsprobleme - diese sollten möglichst zügig installiert werden. Andere Upgrades bringen neue Features mit sich, die unter normalen Umständen willkommen wären, nun aber im Hinblick auf versteckte Kosten genauer betrachtet werden sollten.

Schließlich bedeuten neue Features auch mehr Code - und der will für gewöhnlich auch mehr RAM und Rechenkraft. Auch wenn die Upgrades also keine zusätzlichen Lizenzkosten aufwerfen, können die dafür notwendigen zusätzlichen Rechenressourcen durchaus unnötige Kosten verursachen. Stellen Sie sich deshalb die Frage, ob ein solches Upgrade wirklich nötig ist und die Zusatzkosten zu rechtfertigen sind.

Luft nach unten

Großes Sparpotenzial steckt in der Auflösung von Videos und Bildern: Eine der ersten Maßnahmen bei vielen Streaming-Anbietern bestand nach dem Coronavirus-Lockdown darin, die Auflösung ihrer Inhalte zu reduzieren. Natürlich ist 4K momentan das Maß der Dinge, aber die meisten Nutzer sind schon mit deutlich weniger zufrieden. Weniger Pixel und mehr Komprimierung bedeuten weniger Serverlast und geringere Bandbreitennutzung.

Open Source als Jobretter

Proprietärer Code steht immer noch hoch im Kurs, schließlich sorgt er für die Verwirklichung von Features, die als Alleinstellungsmerkmal dienen. Wenn Ihr Stack also teuren Code beinhaltet, bewirkt er vermutlich essenzielle Dinge.

Auf proprietären Code zu verzichten, um Lizenzkosten zu sparen, mag vielleicht keine besonders gute Idee sein, wenn es um Ihr Kerngeschäft geht - aber für sekundäre und tertiäre Bereiche durchaus. Oft stehen gerade für die internen Systeme zahlreiche Open-Source-Alternativen zur Verfügung. Es mag intern unter Umständen nicht besonders gut ankommen, wenn die Mitarbeiter auf bestimmte Features verzichten müssen - wenn die Kosteneinsparungen aber dazu führen, dass niemand entlassen werden muss, dürfte sich das schnell wieder ändern.

Delispartessen

Je nach Land und Unternehmenskultur ist es in ihrer Organisation unter Umständen gang und gäbe, für Partner, Kunden oder Mitarbeiter Snacks, Getränke oder Umtrünke zu organisieren - und sich dabei in Sachen Qualität nicht lumpen zu lassen.

Wenn Sie nicht auf solche Aktivitäten verzichten können oder wollen, dann nehmen Sie wenigstens vom Champagner und dem "guten" Scotch Abstand. Eliminieren Sie bei dieser Gelegenheit doch auch gleich zucker- und fettintensive Snacks. Obst und Gemüse sind nämlich nicht nur gesünder, sondern auch preisgünstiger. (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.