Interne Projektkosten einberechnen
Nicht vergessen werden sollte, dass auch der Kunde den Übergang von einem Dienstleister zum anderen steuern und begleiten muss. Hier kommt es selbstverständlich auch auf den Umfang der Transition, Migration und Transformation an. Für die Projektdauer sollte der Kunde zumindest einen Projektleiter einplanen. In der Regel fallen hier zwischen drei und sechs Monate Projektlaufzeit mit einem zeitlichen Arbeitsaufwand von 50 bis 100 Prozent an. Wer ganz genau planen möchte, darf alle weiteren intern mit dem Projekt beschäftigten Mitarbeiter nicht außer Acht lassen und sollte sehr konservativ planen - was aber nicht heißen soll, dass diese Arbeit bei einer Verlängerung des bestehenden Vertrags nicht auch anfallen würde.
Parallelbetrieb zur Sicherheit schlägt zu Buche
Da in der Regel der Übertritt nicht so einfach vonstatten geht wie beim Wechsel eines Stromanbieters, muss als Rückfalllösung auf jeden Fall ein Parallelbetrieb der IT-Services beim alten wie auch beim neuen Dienstleister eingeplant werden. Je nach Komplexität des Service sind hier mehrere Monate Parallelbetrieb einzukalkulieren. Konservativ gedacht ist im Durchschnitt mit drei Monaten zu rechnen, jeder schnellere Wechsel verbessert dann die Wirtschaftlichkeit. Da die Aufwendungen für den alten Dienstleister in der Regel höher liegen als diejenigen für den neuen Provider (Kosten als Wechselgrund), sind vorübergehend rund 30 Prozent der jährlichen Servicekosten zusätzlich für den Parallelbetrieb einzuplanen.
Schulungen und Infomaterial nicht vergessen
Für alle Fälle sind für den Wechsel des Dienstleisters Schulungen und/oder Informationsmaterialien für die Anwender zu berücksichtigen. Wenn es nicht gelingt, hierfür den neuen Anbieter als Sponsor zu gewinnen, sollte etwa ein Prozent der jährlichen Kosten des Service eingeplant werden.
Schnittstellen und Anpassungen kosten Geld
Schließlich sollten auch technische und logische Schnittstellen betrachtet werden, zum Beispiel die Einrichtung einer neuen WAN-Verbindung zum neuen Dienstleister, die Anpassung von Schnittstellen, die Änderung von Firewall-Regeln etc. Hier können kumulativ zusätzliche Kosten in Höhe von bis zu fünf Prozent der jährlichen Servicekosten anfallen.
Fazit
Bei geringfügigen Unterschieden in den laufenden Kosten zwischen zwei Dienstleistern kann eine genaue Betrachtung der Wechselkosten ergeben, dass sich eine Ablösung des Providers gar nicht lohnt - oder nur bei einer verlängerten Laufzeit. Auf jeden Fall sollten diese Kosten vor einer Entscheidung für oder gegen einen Umstieg genau ermittelt werden und in die Entscheidung einfließen.