Microsoft Office

Vorlagen in Microsoft Word 2016 und 2013 erstellen

Susanne Kowalski  hat ihr BWL-Studium erfolgreich (mit Studienpreis) abgeschlossen und verfügt über eine rund achtjährige Berufserfahrung im Controlling. Seit mehr als 20 Jahren ist sie als selbständige Autorin und Herausgeberin für Fachliteratur zu den Themenbereichen Betriebswirtschaft sowie Computer & Webpraxis für zahlreiche bekannte Verlagshäuser tätig. Darüber hinaus arbeitet  Frau Kowalski als Dozentin und führt regelmäßig Seminare und Online-Schulungen durch.
Dieser Workshop zeigt, wie Sie in MS Word 2013 und 2016 wiederverwendbare Vorlagen erstellen. Dort können Sie vordefinierte Texte sowie ein Layout Ihrer Wahl einrichten und für künftige Dokumente als eine Art "elektronische Kopiervorlage" einsetzen.

Leeres Dokument als Basis für die Word-Vorlage speichern

Vorlagen dienen der Arbeitserleichterung und sind vergleichbar mit vorgedrucktem Briefpapier bzw. elektronischen Formularen. Wenn Sie einmalig ein Grundgerüst für ein bestimmtes Vorlagenthema einrichten, können Sie dort im Vorfeld Texte, Schriftarten, Farben, Grafiken und Vieles mehr festhalten. Auf die Vorlage können Sie dann immer wieder zurückgreifen und laufen nicht Gefahr, Einstellungen versehentlich zu überschreiben. Die Vorlagentechnik eignet sich für jede Art von Word-Dokument, z. B. Anfragen, Projektberichte, Dokumentationen, Protokolle, Konzepte und Vieles mehr.

Öffnen Sie in Microsoft Word über die Befehlsfolge Datei/Neu/Leeres Dokument ein leeres Blatt. Dies soll als Basis für die Vorlage dienen. Um die noch unbearbeitete Vorlage direkt in Word zu speichern, wählen Sie Datei/Speichern unter und öffnen einen beliebigen Ordner. Geben Sie im Feld Dateiname eine aussagekräftige Bezeichnung für die Vorlage ein. Entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Word-Vorlage. Word-Vorlagen haben eine besondere Endung, nämlich *.dotx. Sie werden automatisch im Ordner Benutzerdefinierte Office-Vorlagen gespeichert. Hinweis: Für den Fall, dass Ihre Vorlage Makros enthält, entscheiden Sie sich für den Eintrag Word-Vorlage mit Makros. Die Endung lautet dann *.dotm.

Wählen Sie Datei/Speichern unter und entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Word-Vorlage.
Wählen Sie Datei/Speichern unter und entscheiden Sie sich im Feld Dateityp für den Eintrag Word-Vorlage.
Foto: Susanne Kowalski

Vordefinierte Texte erfassen und formatieren

Vorgestellt wird das Erstellen einer Dokumentvorlage anhand eines Pflichtenhefts. Pflichtenhefte haben in der Regel ein Deckblatt. Erfassen Sie zunächst alle feststehenden Texte für das Deckblatt. Das können Namen, Adressdaten oder beliebige andere Texte sein. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Arbeit an einem herkömmlichen Dokument. Möchten Sie z. B. einen Begriff besonders hervorheben, markieren Sie diesen und führen wie gewohnt die gewünschten Formatierungen durch. Um zum Beispiel die Schriftgröße zu verändern, klicken Sie auf den Pfeil des Feldes Schriftgrad und entscheiden sich dort für die gewünschte Größe. Selbstverständlich stehen auch die weiteren Gestaltungselemente der Gruppe Schriftart aus dem Start-Menü zur Verfügung. Wenn Sie möchten, können Sie Texte zusätzlich über die Schaltflächen Zentrieren oder Rechtsbündig ausrichten der Gruppe Absatz in eine andere Position bringen.

Texte können Sie in Word-Vorlagen mit Hilfe der Schaltflächen aus den Gruppen Schriftart und Absatz des Start-Menüs im Handumdrehen formatieren.
Texte können Sie in Word-Vorlagen mit Hilfe der Schaltflächen aus den Gruppen Schriftart und Absatz des Start-Menüs im Handumdrehen formatieren.
Foto: Susanne Kowalski

Logo einfügen

Ein Logo liegt in der Regel in Form einer Grafikdatei vor. Das Einbinden von Grafiken an sich ist nicht schwierig. Jedoch ist es in der Textverarbeitung Microsoft Word nicht ganz einfach, das Bild an die gewünschte Position zu bringen. Mit einem kleinen Trick funktioniert es dennoch. Richten Sie zunächst ein Textfeld ein. Textfelder haben den Vorteil, dass sie sich unkompliziert an die gewünschte Position setzen lassen. Wählen Sie Einfügen/Textfeld/Textfeld erstellen und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Textfeld auf. Schieben Sie das Textfeld an die gewünschte Position und lassen Sie den Cursor im Textfeld stehen. Um das Logo einzufügen klicken Sie in der Gruppe Bilder auf die Schaltfläche Bilder. Rufen Sie den Ordner auf, in dem sich das Logo befindet. Klicken Sie nacheinander die gewünschte Grafik und die Schaltfläche Einfügen an. Passen Sie bei Bedarf die Größe des Logos mit Hilfe der Markierungspunkte an. Entfernen Sie anschließend die Ränder des Textfeldes, in dem Sie das ausgewählte Textfeld mit der rechten Maustaste anklicken, um das Kontextmenü zu öffnen. Entscheiden Sie sich dort für den Befehl Form formatieren. Word ruft im rechten Bildschirmbereich den gleichnamigen Arbeitsbereich auf. Dort klicken Sie nacheinander auf Formatoptionen/Füllung und Linie/Linie/Keine Linie.

Über die Befehlsfolge Einfügen/Bilder/Einfügen stellen Sie in einem zuvor eingerichteten Textfeld ein Firmenlogo für jedes Dokument zur Verfügung, das auf der Vorlage basiert.
Über die Befehlsfolge Einfügen/Bilder/Einfügen stellen Sie in einem zuvor eingerichteten Textfeld ein Firmenlogo für jedes Dokument zur Verfügung, das auf der Vorlage basiert.
Foto: Susanne Kowalski

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