Organisation

Stammdaten werden meist in einer Vielzahl anderer Initiativen verwendet. Somit unterstützt das Stammdaten-Management als Fundament auch zahlreiche andere IT-Initiativen, an deren Zielen wiederum verschiedene Geschäftstreiber interessiert sind. Um Synergien zu erreichen und Ineffizienzen zu vermeiden, muss ein Stammdaten-Management-Vorhaben mit bestehenden Initiativen abgestimmt werden. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass es organisatorisch nicht sinnvoll ist, das Stammdaten-Management einer einzelnen Initiative aus der Liste der existierenden Initiativen zuzuordnen, da die Ziele des Stammdaten-Managements unternehmensweit sind. Es gibt jedoch Ausnahmen, wenn etwa eine Initiative dominant und hoch priorisiert ist sowie dringend des Stammdaten-Managements bedarf. Typische Beispiele sind die Harmonisierung der CRM/ERP-Landschaft oder die Einbeziehung neuer IT-Systeme im Zuge eines Mergers. In der Regel ist das Stammdaten-Management jedoch nicht punktuell ausgerichtet.

Planung

Bei der Planung der Stammdaten-Management-Organisation stellt sich oft die Frage, ob und inwieweit das damit betraute Team auch operative Tätigkeiten übernehmen soll. Die Herausforderung lässt sich anhand zweier Gegenpositionen darstellen:

• Formale Organisation: Stammdaten-Management übernimmt für die Dauer des Programms operative Aufgaben, Personalverantwortung und ist somit neben der Steuerung auch für die operative Abwicklung der geschilderten Stammdaten-Management-Prozesse verantwortlich. Das widerspricht jedoch der bislang vertretenen Vorstellung, Stammdaten-Management als Unterstützung für sekundäre Stammdatenprozesse zu gestalten.

• Virtuelle Organisation: Stammdaten-Management ist ein reiner Management-Prozess, der steuert, Veränderungen anregt und die Stammdatennutzung überwacht, ohne selbst operative Verantwortung zu übernehmen.

In der Praxis werden in aller Regel Mischformen praktiziert werden. Eine große Rolle spielt hierbei, welchen Reifegrad das Unternehmen bei der Implementierung des Stammdaten-Managements und der benachbarten Initiativen erreicht hat.

Neben der grundlegenden Ablauf- und Aufbauorganisation sind weitere organisatorische Aspekte für Stammdaten-Management zu berücksichtigen:

Budgetierung

Je nachdem, wie die Aufbau- und Ablauforganisation gestaltet ist und vor allem, wie groß die operative Verantwortung ist, wird eine Kostenplanung und gegebenenfalls sogar ein explizites Budget nötig. Da Stammdaten-Management selbst - gerade in einer Management-Ausprägung - nicht direkt wertschöpfend im Unternehmen agiert, stellt sich die Frage der Kostenverteilung. Dafür sind unterschiedliche Modelle vorstellbar, beispielsweise eine Gemeinkostenverteilung oder eine verursachungsgerechte Verrechnung, jeweils mit ihren Vor- und Nachteilen. Schon im Rahmen der Stammdaten-Management-Planung sollte dafür ein geeignetes Modell gefunden werden. Spannender als die Kosten ist allerdings der Nutzen: Es empfiehlt sich, nicht nur ein Kostenverrechnungs-Modell aufzustellen, sodern auch den Nutzen im Unternehmen zu verrechnen - also von vornherein beispielsweise mittels Kennzahlenmodellen klar aufzuzeigen, dass Stammdaten-Management nicht nur Kosten verursacht, sondern in Kernwertschöpfungs-Prozessen Nutzen erzeugt. Wird dagegen nur der Aufwand betrachtet, ist Stammdaten-Management wie jeder zentrale Kostenträger zu anfällig für Kostensparprogramme.