2. Bewerten Sie das Risiko
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Bei der Analyse und Risikobewertung einer möglichen Auslagerung helfen Assessments. Im Rahmen dieser Erhebungen wird geprüft, ob und in welchem Maße eine Abhängigkeit vom potenziellen IT-Dienstleister besteht, welche Gründe für und gegen eine Auslagerung sprechen und welche Risiken es gibt. In die Bewertung sollten nicht nur objektive Fakten einfließen, sondern auch subjektive Empfindungen und Meinungen. Auch der Rat erfahrener Experten, die auf Problemzonen hinweisen und Lösungsvorschläge aufzeigen, sollte eingeholt werden.
3. Halten Sie sich an Standards
Ist die Entscheidung zur Auslagerung gefallen, kann die Standardisierung die Abhängigkeit von einem einzigen Dienstleister verringern. Zudem sollten die Service-Levels nicht überzogene Erwartungen wecken, sondern dem Stand der Technik entsprechen. Individualität mag sehr schön sein und wird auch immer mal wieder als Wettbewerbsvorteil dargestellt. Allerdings vergrößert sich die Abhängigkeit vom Dienstleister mit jeder neuen individuellen Lösung. Zudem steigen die Kosten spätestens mit dem nächsten Release-Wechsel.
4. Prüfen Sie die Verträge
Die vertraglichen Regelungen sollten frühzeitig von sachkundigen Experten auf versteckte Abhängigkeiten geprüft werden. In der Verhandlungsphase lassen sich potenzielle Fallen noch beseitigen. Das können beispielsweise Leistungen sein, die für den Betrieb erforderlich aber nicht im Leistungsschein ausgewiesen sind. Es kann aber auch eine Applikation oder Software sein, die nur für den Dienstleister lizensiert ist und bei einem Anbieterwechsel neu beschafft werden muss. Nach Vertragsabschluss ist kaum ein Dienstleister bereit, Verträge zu ändern. Deshalb sollten die Parteien sich darauf einigen, dass Lizenzen bei einem Provider-Wechsel auch anderen Anbieter kostengünstig bereitgestellt werden. Zudem können flexible Vertragsmodelle die Abhängigkeit verringern. Viele Anwender fordern eine jährliche Verlängerungsoption nach Ende des regulären Vertrags. Damit meiden sie im Falle eines Provider-Wechsel einen unvermeidlichen Stichtag und gewinnen Verhandlungsspielraum und Entscheidungsfreiheit.