Für große Unternehmen mit entsprechender IT-Infrastruktur stellt es in der Regel kein Problem dar, einen Server mit Office-Anwendungen aufzusetzen. Im Umfeld kleinerer Firmen, von Freiberuflern und Bürogemeinschaften greifen die meisten Anwender jedoch zumeist auf die Installation einzelner Office-Produkte auf verschiedenen Rechner zurück. Sie tauschen Dateien via E-Mail oder Online-Speicher-Lösungen wie Dropbox aus. Das ist weder kostengünstig noch flexibel oder sicher. Auch für die problemlose Zusammenarbeit ist ein solcher Weg nicht ideal. Für diese Anwendergruppe bietet sich daher der Wechsel auf eines der Online-Angebote an, bei denen die Office-Funktionalitäten als Dienstleistung über das Netz bereitgestellt werden.
Fünf Gründe für den Einsatz eines Online-Office
Sinkender Administrationsaufwand: Ein Aspekt für kleine Unternehmen und Anwendergruppen aus dem SOHO-Bereich ist die Tatsache, dass beim Einsatz einer Cloud-Office-Lösung immer die aktuellste Version zur Verfügung steht. Um Updates, Patches oder Neuinstallation muss sich daher niemand kümmern.
Zusammenarbeit wird erleichtert: Durch die gemeinsame Dateiablage und die Möglichkeit, auch zusammen an Dokumenten zu arbeiten, können Team-Projekte häufig schneller und effizienter abgewickelt werden. Das lästige Verschicken der Dokumente per E-Mail entfällt im Idealfall vollständig.
Mobiler Zugriff: Mitarbeiter, die nicht immer in der Firma sind oder auch Freiberufler, die refelmäßig unterwegs sind, können von fast überall direkt auf ihr Office zugreifen. Eine Möglichkeit, die bei einem lokal installierten System nur mit großem administrativem Aufwand zu realisieren ist.
Keine Vorortinstallation notwendig: Durch die Verwendung von Web-Apps können Anwender Dokumenten und Nachrichten auch direkt im Browser und damit relativ unabhängig von der vorhandenen Plattform bearbeiten. Die Installation einer Software vor Ort auf dem System der Nutzer mit all ihren Problemen und Fehlerquellen kann im Zweifelsfall einfach entfallen.
Ältere Hard- und Software kann weiter verwendet werden: Früher galt für Administratoren häufig die Regel, dass mit einer neuen Office-Version auch die Arbeitsplätze aufgerüstet werden mussten. Beim Einsatz einer Office-Anwendung aus der Cloud kann auch ältere Hardware weiter zum Einsatz kommen, solange die Verbindung zum Internet entsprechend schnell und stabil ist.
Fünf Gründe gegen den Einsatz eines Online-Office
Datenschutz: Unternehmen, die mit sicherheitsrelevanten oder persönlichen Daten ihrer Kunden arbeiten, dürfen schon aus datenschutzrechtlichen Gründen ihre Kommunikation nicht außerhalb der eigenen Firma betreiben. Das gilt sowohl für Dokumente als auch die E-Mail-Kommunikation.
Daten nicht vor Ort: Auch beim Einsatz eines Online-Office sehen sich Anwender und Firmen mit den üblichen Problemen beim Einsatz von Cloud-Technologie konfrontiert. Die Daten liegen auf dem Server eines Providers, von dem die Sicherheit und Unversehrtheit der eigenen Daten abhängig ist. Amerikanische Firmen sind zum Beispiel bei Server-Standorten innerhalb Europas dennoch amerikanischen Gesetzen verpflichtet. Hier kann nur die Wahl eines Providers helfen, der die Daten in einem sicheren (deutschen) Rechenzentrum speichert - obwohl nach den jüngsten Ereignissen rund um die Überwachung durch die NSA auch bei der Sicherheit und Vertraulichkeit dieser Daten durchaus Zweifel bestehen.
Inhouse-Kommunikation nur mit Aufwand: Viele der Firmen, die mit persönlichen und/oder sicherheitsrelevanten Daten arbeiten, müssen häufig sicherstellen, dass alle Kommunikationswege komplett "inhouse" ablaufen. Hinzu kommt die Forderung, dass bestimmte Mitarbeiter nur intern kommunizieren dürfen. Hier bleibt häufig nur die Möglichkeit, diese Mitarbeiter von der Arbeit mit dem Online-Office auszuschließen, was wiederum die Zusammenarbeit erschwert.
Internet-Verbindung als Schwachpunkt: Wer ein Online-Office verwendet, muss einen verlässlichen Zugang zum Internet besitzen. Anwender, die nicht auf ihre Daten in der Cloud zugreifen können, sind nicht in der Lage ihre Arbeit zu machen. Wer sichergehen will, muss im Zweifelsfall noch einen Backup-Lösung vor Ort samt einer lokalen Kopie der wichtigsten Daten besitzen. Zudem sollte der Anschluss auch eine entsprechende Performance aufweisen. Damit ist der ausschließliche Einsatz einer Office-Lösung aus der Cloud für viele Anwender und Firmen in ländlichen Bereichen nicht sinnvoll beziehungsweise unmöglich.
Verwaltung/Einrichtung/Migration: Während es bei einem Freiberufler oder einer kleinen Arbeitsgemeinschaft noch recht einfach ist, diese auf ein Online-Office umzustellen, ist schon bei der Migration eines zehnköpfigen Teams Fachwissen gefragt. Auch wenn die Anbieter solcher Lösungen damit werben, dass es mit der Anmeldung getan ist: Wer Speicherung und Verwaltung seiner Dokumente sowie die Kollaboration innerhalb seines Teams in das Cloud-Office verlagert, sollte sowohl Migrationszeit als auch eine Trainings- und Eingewöhnungsphase einplanen. Das gilt besonders, wenn komplexere Anwendungen und Techniken wie SharePoint und Lync verwendet werden oder ein bestehender Verzeichnisdienst wie Active Directory den Wechsel mitvollziehen soll.
Im Video: Office 365 im Unternehmen - Administratorrechte