Auch der Fachdistributor Holz- Elektronik mit Hauptsitz in Kirchheim bei München und sieben Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz wird eigenen Angaben zufolge den Anforderungen der revisionssicheren Archivierung gerecht. Das Unternehmen vertreibt mit 140 Mitarbeitern Produkte von Vertragspartnern wie Infineon, Epcos, Osram, Samsung oder Fischer Elektronik.

Täglich werden rund 1200 eingehende und 500 ausgehende Belege elektronisch abgelegt. Alle eingehenden Belege, zum Beispiel Aufträge oder Eingangsrechnungen, werden in den Abteilungen gesammelt und anschließend von einer Mitarbeiterin gescannt sowie automatisch verschlagwortet.

 Sämtliche ausgehenden Belege erstellt ein Warenwirtschaftssystem auf Unix-Basis. Dokumente wie Ausgangsrechnungen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen fließen bei Holz automatisch in den zentralen Dokumenten- Pool ein. Dabei werden die Spool- Daten, die beim Drucken der Belege entstehen, importiert und Suchbegriffe wie Auftrags- oder Rechnungsnummer automatisch herausgefiltert und an das Dokumenten-Management-System Docuware des gleichnamigen Herstellers weitergegeben. Die Übernahme der Daten aus dem Unix-System läuft für den Mitarbeiter im Hintergrund, er muss dafür lediglich einen Button in der Warenwirtschaft-Software anklicken.

„Eine digitale Prüfung unserer Finanzdaten ist schon mehrfach vorgenommen worden“, so DV-Leiter Roland Hübner. Das Prozedere hänge vom Prüfer ab: „Ein technisch versierter Prüfer macht das ganz selbstständig. Auf Wunsch erhält er auch Unterstützung, beispielsweise von einem Mitarbeiter der Buchhaltung.“ Weitere Informationen zur GDPdU unter www.cwmittelstand.de/go/85688.