Aber auch der Heiler-Katalog war in seiner Grundform für DEA nicht einsetzbar; zu groß sind die Unterschiede zu den normalerweise darin abgebildeten C-Teilen wie Büroartikeln oder Computern zu den Ölprodukten des Konzerns. Zwar zeichnet sich die Produktgruppe Schmierstoffe durch ähnlich feste Preise aus, ihr Verkauf wird jedoch meist über langfristige Rahmenverträge geregelt. Ungleich schwieriger war zudem der Aufbau des Katalogs für Bulk-Produkte, also die verschiedenen Kraftstoff- und Heizölqualitäten. Auch in diesem Fall werden die Geschäftsbedingungen mit Großkunden in Rahmenverträgen festgeschrieben. Hier spielen aber nicht nur Mindestabnahmemengen und Rabatte eine Rolle, sondern vor allem der in Rotterdam tagesaktuell ermittelte Rohölpreis. Der für eine Lieferung zu zahlende Preis wird daher über eine kundenspezifische Formel errechnet.

Zum damaligen Zeitpunkt gab es keinen Kataloganbieter, der derart komplexe Pricing-Anforderungen unterstützt hätte. DEA veranstaltete daher mit Heiler eine Reihe von Workshops, um entsprechende Funktionen gemeinsam zu entwickeln. Bei diesen Sitzungen legte DEA großen Wert auf die Teilnahme von Mitarbeitern aus den Fachabteilungen wie beispielsweise dem Schmierstoffvertrieb sowie der IT-Abteilung. „Es war uns wichtig, das Expertenwissen möglichst bald mit am Tisch zu haben, um nicht theoretisch abzuheben“, begründet Krambeer die frühe Einbindung. Bei der Umsetzung sei DEA einer Politik der kleinen Schritte gefolgt. Dies sowie die enge Zusammenarbeit mit Heiler Software hätten es ermöglicht, die notwendigen Erweiterungen kostengünstig umzusetzen und Fehler schnell zu korrigieren.

Mittlerweile setzt Shell & DEA Oil die Lösung im Echtbetrieb ein. Als erster Großkunde greift der Energieversorger Envia über sein E-Procurement-System auf einen speziell zugeschnittenen Shell & DEA-Katalog zu. Mit Daimler-Chrysler befindet sich der Ölkonzern in der Versuchsphase.

Bei der Anbindung liegt der Teufel im Detail

Hinsichtlich der Gestaltung jedes kundenspezifischen Katalogs hat Shell & DEA grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Vorgehensweisen: Entweder erstellen Mitarbeiter einen separaten Katalog, der das vereinbarte Produktportfolio sowie die vertraglich festgelegten Preiskonditionen enthält, oder ein Basiskatalog wird kundenspezifisch eingegrenzt.

Dabei stellt die Integration der Kataloge in die E-Procurement-Systeme der Abnehmer meist kein großes Problem dar. Die Lizenz umfasse sowohl eine OCI-Schnittstelle für den „Enterprise Buyer Professional“ von SAP als auch solche für Lösungen von Ariba oder Commerce One , so Krambeer. Der Teufel liege eher im Detail, weswegen bei jeder neuen Anbindung mehrere Tests laufen müssten. Beispielsweise werde in der Praxis eventuell ein Preis falsch berechnet, weil im E-Procurement-System des Kunden ein Rundungsfaktor eingestellt sei, der in Zusammenarbeit mit dem Katalog für Probleme sorge.