Am Anfang steht die Ist-Analyse
Wer sich also den direkten und noch viel mehr den indirekten Kosten mit dem Ziel zuwenden möchte, beides zu senken, kommt um eine profunde Analyse des Ist-Zustandes nicht herum. Schon bei der bloßen Auflistung der einzelnen Geräte, der Hersteller und Typen sowie der Einsatzorte und -gebiete gebe es manchen Aha-Effekt, verspricht Matthias Kraus. Der lasse sich direkt in Konsolidierungsmaßnahmen übertragen.
Zum richtigen Print Management gehöre aber anschließend das Formulieren strategischer Pläne mit dem Ziel, die Anzahl von Geräten, Herstellern und Typen zu reduzieren. Zudem gehe es darum, die Service Level für die unterschiedlichen Geräte und Abteilungen bedarfsgerecht zu definieren. Dazu zähle auch der Umgang mit den vorhandenen Gerätschaften unterschiedlichster Provenienz, die in der Praxis zumindest teilweise und für eine Übergangszeit weiter betrieben werden.
Am Ende der Aufgaben stehe dann das laufende Geschäft mit dem Management des optimierten Geräteparks. Das ist aber keine einmalige Sache, denn die Analyse von Verbrauchswerten einzelner Standorte gibt fortlaufend Ansatzpunkte für weitere Verbesserungen.
Dienstleister erhöhen den Spareffekt
Zu den interessantesten Ergebnissen der IDC-Umfrage gehört die Erkenntnis, dass höhere Spareffekte erzielt, wer sich externer Hilfe bedient. Aus der Sicht des Experten spricht dieses Resultat "klar für Managed Services".
Auch wenn Print Management "kein Hexenwerk" ist, weist Matthias Kraus auf die vielen Details hin, die es bei Analyse und strategischer Planung wie auch beim fortlaufenden Management zu beachten gelte.
Da seien externe Partner aufgrund der größeren Expertise dem eigenen Know-how gegenüber im Vorteil: "Dienstleister verfügen über ausgereifte Konzepte und kennen die Details und Kleinigkeiten. Außerdem haben sie seit Jahren Tools und Methoden für die Analyse und den optimalen Betrieb der Infrastruktur entwickelt", begründet der Experte sein Plädoyer für die externe Hilfe.
Wer so seine Drucker-Infrastruktur strategisch ausgerichtet hat, spart sofort Geld und gibt zudem Raum für weitere Optimierungen. Ein gutes Print Management ist die Voraussetzung, um in folgenden Schritten den gesamten Lifecycle eines Dokumentes, von der Erstellung über die Verteilung bis zur Ausgabe, zu verbessern.
Dabei geht es um Themen wie elektronische Formulare, Archivierung, sicheres Drucken und teilautomatisierte Dokumentenprozesse. "Die Unternehmen sprechen dann über die Produktivität ihrer Geschäftsprozesse. Hier verbirgt sich ein nochmal höheres Potenzial", so Kraus bei seinem Ausblick.