Der Sharepoint Portal Server 2 (SPS) liegt zwar nur als Betaversion vor, dennoch lässt sich daran die neue Produktpolitik des Herstellers ablesen. Bestandteil der Software sind nun die "Windows Sharepoint Services" (WSS). Diese Dienste hatte Microsoft bisher als "Sharepoint Team Services" bezeichnet und unabhängig vom SPS vermarktet. Sie bieten Office- beziehungsweise Frontpage-Anwendern Funktionen zum Erstellen, Veröffentlichen und Bearbeiten von Websites im Team. Die kommende Version vereint den Portal-Server mit den Windows Sharepoint Services in einem System. Microsoft hat die WSS zudem als Komponente in den Windows Server 2003 integriert.

Grund für das Umgruppieren des Portfolios ist eine Neupositionierung des Portalsystems als Erweiterung zur Office-Suite. Während die WSS Funktionen zur Erstellung und Pflege von einzelnen Sites zur Verfügung stellen, fasst der SPS die Sites in einem Verzeichnis zusammen und sucht Site-übergreifend. Gegenüber der Vorversion hat Microsoft die Architektur komplett überarbeitet. Die auf den Funktionen des Exchange Servers aufsetzenden "Webstores" wurden zugunsten eines auf dem SQL Server basierenden Repository aufgegeben. Dadurch lassen sich nun Portalinstallationen leichter auf mehrere Server verteilen, was die Schwäche der Version 1 in puncto Verwaltung großer Datenmengen beheben soll. Laut Herstellerangaben sind Firmen nun in der Lage, mehrere Millionen Objekte zu verwalten.

Ebenfalls neu an der Version 2 ist die .NET-Unterstützung. So setzt Microsoft bei den "Webparts" (Portalmodulen) auf die Sprache ASP.NET. Anwender können aus einer von Microsoft und anderen Anbietern vorgehaltenen Webpart-Bibliothek die benötigten Integrationskomponenten auswählen beziehungsweise eigene Module entwickeln. Durch den Einsatz von ASP.NET soll das Programmieren von Webparts einfacher werden. Dies bedeutet allerdings auch, dass Anwender die Webparts aus der Version 1 neu entwickeln müssen.

Mit Einführung des SQL Servers als Datenhaltung schickt Microsoft die Webstores aufs Abstellgleis. Sie werden im neuen Produkt nur noch im Kompatibilitätsmodus unterstützt. Über dieses Feature lassen sich bestehende Folder in den SPS 2 einbinden. Migrationsmöglichkeiten wird Microsoft möglicherweise bis zur Freigabe des Produkts durch entsprechende Tools nachliefern.

Nur Windows Server 2003

Auch aus anderen Gründen sehen sich Anwender des SPS 1 bei einem Upgrade mit einem komplett neuen Produkt konfrontiert. So haben Handhabung und Erscheinungsbild der Version 2 kaum noch etwas mit der Vorgängervariante gemeinsam. Zudem lassen sich bestehende Implementierungen wegen der unterschiedlichen Konzepte nicht ohne weiteres übernehmen. Wie bereits erwähnt, gilt dies zum Beispiel für die in Version 1 geschriebenen Webparts. Ein weiterer Wermutstropfen: Der neue SPS läuft nur unter dem Windows Server 2003.

Auch einige Dokumenten-Management-Funktionen, die für viele SPS-Anwender der Version 1 ein wichtiger Entscheidungsgrund waren, treten in der neuen Version in den Hintergrund. Der SPS 2 bietet nur noch eingeschränkte Möglichkeiten bei der Erstellung und Handhabung von zentralen Dokumentenprofilen. Zwar lassen sich in Dokumentenbibliotheken zusätzliche Spalten für Metainformation einrichten, eine zentrale Verwaltung dieser Profile sowie deren Zuordnung zu Dokumentenbibliotheken hat der Anbieter hingeben nicht vorgesehen. Wenig Freude dürfte Anwendern die Tatsache bereiten, dass die Suchmaske selbst definierte Metainformationen nicht berücksichtigt.

Anwender, die auf die Dokumenten-Management-Features der Version 1 nicht verzichten wollen, können auf die erwähnte Kompatibilitätsoption zurückgreifen. Firmen sollten vor einem Upgrade sorgfältig prüfen, ob die benötigten Features im neuen Produkt enthalten sind oder zumindest über die Abwärtskompatibilität unterstützt werden.

Ein Pluspunkt der neuen Portalsoftware sind die umfangreichen Collaboration-Funktionen. Sie erleichtern die Kommunikation im Team und unterstützen die selbständige Anlage und die Pflege von gemeinsamen Dokumentenbeständen. Teammitglieder können nun auf individuellen Websites eigenen Content veröffentlichen, Dokumente ablegen beziehungsweise suchen, an Diskussionen teilnehmen oder Themen von besonderem Interesse abonnieren. Sollen Inhalte aus verschiedenen Quellen wie etwa Exchange, File-Servern und Websites zusammengeführt und eine übergreifende Suche realisiert werden, dann müssen einheitlich strukturierte Metainformationen mit Dokumenten verknüpfbar sein. Hier lässt Microsoft jedoch noch einige Fragen offen. So lassen sich Metadaten und Klassifizierungsregeln nicht zentral festlegen. Vielmehr wird dies den einzelnen Teams überlassen, die ihre jeweiligen Sites verwalten. Die Arbeitsgruppen verfügen jedoch oft nicht über das erforderliche Wissen, wie sich Dokumente optimal für eine teamübergreifende Nutzung ablegen lassen. Hier besteht ein Widerspruch im Produktkonzept: Einerseits erlaubt das neue Produkt nun eine bessere Skalierbarkeit und eignet sich so für größere Installationen, andererseits wird eine im Sinne von "Enterprise-Content-Management" unternehmensweite Nutzung von Informationen durch dezentrale Teamkonzeption nicht gerade gefördert.

Keine Gefahr für DMS-Anbieter

Anbieter von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wie beispielsweise Elo, Hummingbird, Saperion oder Windream werden nun aufatmen, da der befürchtete Vorstoß von Microsoft in das Lowend-Segment des DMS-Marktes zunächst einmal ausbleibt. DMS-Produkte mit einfachen Funktionen für Versionierung sowie Check-in/Check-out-Mechanismen werden also auf absehbare Zeit ihre Berechtigung behalten.

Bis zur Freigabe, die für Mitte des Jahres geplant ist, wird Microsoft noch einige Details zu klären haben. Dazu zählt das Lizenzmodell für SPS-Upgrades. Derzeit ist noch unklar, welche Lizenzen für ein SPS-Upgrade, den Windows Server 2003 und den SQL Server 2000 benötigt werden. (fn)

*Jürgen Rentergent ist Seniorberater bei der auf DokumentenManagement und Workflow spezialisierten Zöller & Partner GmbH in Sulzbach/Taunus.

Funktionen des SPS 2.0

- Single-Sign-on, um Anwendern ein einheitliches Login auf nachgelagerte Applikationen zu ermöglichen;

- Kategorisierung von Inhalten;

- Personalisierung von Web-Seiten;

- Skalierbarkeit durch das Server-Farm-Konzept und die Unterstützung von Clustern;

- Kompatibilität mit Sharepoint Portal Server 1;

- Integration von Backend-Anwendungen;

- Site-Entwicklung und Konfiguration über ASP.NET-Webparts;

- Indizierung und Volltextsuche für externe Inhaltsquellen (File-Server-Verzeichnisse, Exchange, Lotus Notes und Websites).