Wie alle Anbieter von Content-Management-Werkzeugen begründet auch Microsoft die Notwendigkeit derartiger Produkte mit der zunehmenden Komplexität von Websites. Probleme bereitet demnach die Abstimmung zwischen den Autoren, so dass tatsächlich nur die aktuellste Version eines Textes ins Netz gestellt wird sowie die Trennung zwischen Inhalt und Layout. Beide Aspekte berücksichtigt der Content Ma-nagement Server (CMS) durch Versionskontrolle, Workflow-Funktionen sowie das Verfassen von Dokumenten auf Basis von Schablonen ("Templates").
Die eingebaute Workflow-Engine sieht die für ein Publishing-Umfeld typischen Rollen eines Autors, Redakteurs, Schablonen-Designers oder Moderators vor. Während ersterer nur seine eigenen Dokumente modifizieren darf, kann der Redakteur auch Texte anderer Verfasser bearbeiten. Der Moderator hat im Rahmen von Genehmigungsverfahren die Aufgabe, Web-Seiten abzusegnen und sie für das Produktionssystem freizugeben. Für die Benutzerverwaltung sieht Microsoft das hauseigene Active Directory vor, lässt zu diesem Zweck aber auch andere LDAP-konforme Verzeichnisdienste zu.
Aufgrund der Stationen, die Dokumente von ihrer Entstehung bis zur Veröffentlichung durchlaufen, erfahren sie in der Regel eine Reihe von Überarbeitungen. Der CMS überschreibt nicht einfach Texte durch die aktuellste Version, sondern bewahrt wie die meisten Content-Management-Systeme alle Varianten auf. Deshalb kann nachträglich über die Änderungshistorie eine ältere Version eines Dokuments wiederhergestellt werden.
Der CMS bringt Client-seitig ein rudimentäres Autorenwerkzeug mit. Dieses lässt sich so einrichten, dass Anwender in eine vorgegebene HTML-Schablone schreiben müssen. Die Verknüpfung zwischen Layout und Inhalten ist allerdings nicht fest, so dass sich die Darstellung von Dokumenten durch Zuordnen eines anderen Templates verändern lässt. Verfügen Benutzer über Autoren- und Designer-Rechte, dürfen sie Seiten auch von Grund auf neu gestalten. In der Praxis werden viele Benutzer mit diesem Frontend nur zu tun haben, wenn sie Texte aus anderen Editoren mittels Kopieren und Einfügen in das System einspeisen. Dieser Weg ist notwendig, weil CMS keine externen Autorenwerkzeuge zulässt.
Mit Einschränkungen müssen sich nicht nur Endanwender, sondern auch DV-Verantwortliche abfinden. Während nämlich das ursprünglich zugekaufte "Resolution" auch unter NT 4.0 lief, setzt die von Microsoft überarbeitete Version Windows 2000 voraus. Allerdings führt das Unternehmen als Vorteil ins Feld, dass durch die Ausnutzung von spezifischen Windows-2000-Features eine deutlich bessere Ausführungsgeschwindigkeit erzielt wurde. Wenig Auswahl lässt der CMS indes auch beim Web-Server: Er setzt zwingend den "Internet Information Server" oder den "Commerce Server" aus dem Hause Microsoft voraus. Als weitere "Zwangsbeglückung" erfordert der CMS die Nutzung des "SQL Server".
Auch wenn eine mitgelieferte Cluster-Komponente für entsprechende Skalierbarkeit sorgen soll, gehen Beobachter davon aus, dass Microsoft mit dem CMS vor allem gegen Anbieter im unteren und mittleren Segment konkurrieren wird.
Nicht ganz geklärt ist das Verhältnis des zugekauften CMS zum hauseigenen "Sharepoint Portal Server" (Codename "Tahoe"). Wenngleich dieser nicht primär für Web-Content, sondern für Office-Dokumente gedacht ist, so bewarb Microsoft dessen "Web Storage System" von Anfang doch als idealen XML-Speicher. Die Marketing-Abteilung versucht jedensfalls, die potenzielle Kundschaft davon zu überzeugen, dass sich die beiden Server ideal ergänzen (http://www.microsoft.com/cmserver/evaluation/cmssps_wp.htm). Faktisch überschneidet sich deren Funktionsumfang nicht unerheblich, beispielsweise verfügen beide über eigene Workflow-Engines.
Die englischsprachige Ausführung des Content Management Server 2001 ist seit Anfang August verfügbar und wird ab September auch in Deutschland angeboten. Wann eine deutsche Version auf den Markt kommt, steht derzeit noch nicht fest. Der Preis für den CMS pro CPU soll rund 100 000 Mark betragen.