Die Organisation
Weiterhin sind die organisatorischen Einheiten, Rollen und Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Hier hat sich als Best-Practice ein Kompetenzzentrum für Information Management bewährt. Es besteht typischerweise aus einem Leitungsgremium, dem ein Information-Management-Sponsor vorsitzt, dem eigentlichen Information Management-Kompetenzzentrum und den Data Stewards. Der Sponsor sollte aus der Geschäftsführung oder dem Vorstand kommen, damit die Strategie und die Policies der Information Governance durchgesetzt werden können. Die Data Stewards sitzen in den Fachbereichen und sind dort über die Information-Governance-Prozesse und -Policies eingebunden.
Das Kompetenzzentrum vereint Führung und Kontrolle von Strategie, Methoden, Standards, Regeln und Technologien zum Information Management. Es wird gemeinsam vom Business und von der IT aufgesetzt, betrieben und gelebt. Sein Leitsatz ist: Das Kompetenzzentrum plant, leitet und koordiniert Information-Management-Projekte und sorgt für den effizienten Einsatz von Personal und Technologie.
- Studie von PAC und Berlecon
PAC und Berlecon befragten zwischen Februar und April dieses Jahres 100 IT-Verantwortliche aus Unternehmen, die hierzulande mindestens 500 Mitarbeiter beschäftigen, wie sie über Collaboration denken. Hier finden Sie die Ergebnisse der Studie: - Die Botschaft ist angekommen
Die IT- und Business-Entscheider haben die Wichtigkeit des Themas Collaboration erkannt. Vier von fünf der befragten Unternehmen haben vor, in den kommenden zwei Jahren Geld dafür auszugeben - viele nicht zum ersten Mal, sondern um vorhandene Systeme zu ersetzten oder zu erweitern. - Kostenvorteile sind abgeschöpft
Die formulierten Ziele nehmen sich durchaus strategisch aus. An der Spitze rangieren die Vernetzung der Mitarbeiter über Standortgrenzen hinweg sowie die Möglichkeit, Teamarbeit zu fördern und die Produktivität zu steigern. Kosten sparen oder das E-Mail-Aufkommen reduzieren sind nachgeordnet - Das bislang Erreichte ist zu wenig
Offenbar sind viele Unternehmen mit den bisherigen Ergebnissen ihrer Collaboration-Bemühungen nicht zufrieden. Wie der Autor der Studie, Andreas Stiehler, herausstellt, stufen zwei Drittel der Befragten das Ziel "effizientere Nutzung vorhandener Tools und Anwendungen" als wichtig oder sogar sehr wichtig ein. Das lasse sich allerdings auch so interpretieren, dass die Anwender zu der Erkenntnis gelangt seien, die Implementierung neuer Tools allein reiche nicht aus, um die Zusammenarbeit zu verbessern. - Belange der Anwender sind offenbar Nebensache.
Was die Anwender wollen, wird zu wenig berücksichtigt. Neben der Binsenweisheit von der notwendigen Unterstützung durch das Topmanagement ist die Akzeptanz der Endanwender das wichtigste Kriterium für den Erfolg eines Collaboration-Vorhabens.
Die Menschen
Viele Leser werden die Erfahrung gemacht haben, dass Governance-Organisation und -Prozesse als einschränkendes Regelwerk empfunden werden. Die Befürchtung, dass Flexibilität und Agilität behindert werden, ist weit verbreitet. Inzwischen haben sich hier aber kollaborative Methoden und Werkzeuge bewährt und Abhilfe geschaffen. Durch den Social-Media-Arbeitsstil lassen sich die Mitarbeiter mitnehmen und für eine Information Governance gewinnen. Social Media fördert den Mitmach-Effekt und trägt zur Transparenz wesentlich bei.
Idealerweise wird aus einem als Top-down empfundenen, lästigen Regelwerk eine Bottom-up gelebte Kollaboration, in der jeder mit jedem auf gleicher Augenhöhe kommunizieren und diskutieren kann. Heutige Information-Management-Plattformen sind zu einem guten Teil bereits mit solchen kollaborativen Werkzeugen ausgerüstet. Das sollte bei der Wahl der passenden Plattform unbedingt berücksichtigt werden und mit einem hohen Gewicht in die Bewertung eingehen. Mit einer funktionierenden Information Governance verbessern sich die Chancen auf nachhaltigen Erfolg in der digitalen Welt das Erfüllen aller Vorgaben der geforderten Compliance. (hv)