So bewerten Sie die Situation

IT-Konsolidierung mit Nebenwirkungen

Axel Keller ist Management Consultant bei Cassini Consulting.
Jan Alexander Linxweiler ist Berater bei Cassini Consulting.
Die Konsolidierung der IT-Landschaft ist als Effizienzmaßnahme weitgehend unumstritten. Doch wer diese Aufgabe nicht gründlich vorbereitet, kann schwere Fehler begehen. Lesen Sie, welche Entscheidungsparameter wichtig sind.
  • Eine IT-Konsolidierung spart Geld, doch die Folgen können gravierend sein
  • Unternehmen sind auf die langfristigen Vorteiel angewiesen, die IT-Innovationen bringen können
  • Sind die Innovationszyklen kurz, steigen die Risiken einer IT-Konsolidierung

Neben aktuellen Entwicklungen in der IT wie Digitalisierung, Internet of Things und Industrie 4.0 ist allerorten ein weiteres Trendthema auf der Tagesordnung: die IT-Konsolidierung. Auf den ersten Blick scheinen entsprechende Projekte praktisch nur Vorteile zu eröffnen. Sie versprechen beispielsweise ein besseres Nutzererlebnis, mehr Sicherheit und Zuverlässigkeit, eine erhöhte Effizienz, geringere Lizenzkosten und einen reduzierten Supportaufwand.

IT-Konsolidierung ist ein so einleuchtender wie gefährlicher Schritt. Wird er nicht gut vorbereitet, drohen viele Assets verlorenzugehen.
IT-Konsolidierung ist ein so einleuchtender wie gefährlicher Schritt. Wird er nicht gut vorbereitet, drohen viele Assets verlorenzugehen.
Foto: faithie - shutterstock.com

Eine nähere Betrachtung zeigt aber, dass IT-Konsolidierung oft, aber durchaus nicht immer sinnvoll ist. Sie ist kein Allheilmittel. Letztlich gilt, dass ein IT-Konsolidierungsvorhaben nur dann sinnvoll ist, wenn es einer kritischen Überprüfung anhand konkreter Bewertungsparameter, sogenannter Indikatoren, standhält. Solch ein Indikatoren-Modell bewahrt davor, dass IT-Konsolidierung zum Selbstzweck wird.

In Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung gleichermaßen Trend

In der Wirtschaft ist das Thema IT-Konsolidierung schon lange präsent. Es zeigt sich beispielsweise im IT-Outsourcing, beim Merger von Unternehmen oder im Rahmen der Zentralisierung der IT innerhalb größerer Unternehmensgruppen. Aber auch in der Bundesverwaltung sowie in Ländern und Kommunen gewinnt IT-Konsolidierung an Bedeutung - wobei die Herausforderungen und Versprechen denen in der Wirtschaft weitgehend ähneln.

Auf Bundesebene beispielsweise wird die IT-Konsolidierung derzeit im Rahmen der Digitalen Agenda vorangetrieben, auf Länder- und kommunaler Ebene gibt es wettbewerbsorientierte IT-Dienstleister, die sich ihren Auftraggebern erfolgreich als Betreiber einer konsolidierten IT anbieten. Ob in Unternehmen oder Behörden: In der Regel ist die Motivation für eine IT-Konsolidierung, dass man sich davon eine Optimierung der IT-Organisation bezüglich Aufbau und Ablauf verspricht - und dabei insbesondere Kosteneinsparungen im Blick hat.

Die Vor- und Nachteile

In der öffentlichen Verwaltung wie auch in der Wirtschaft kommen üblicherweise dieselben Vor- und Nachteile einer IT-Konsolidierung zum Tragen - und meistens überwiegen Vorteile wie

  • einfacheres Management und stringentere Steuerung,

  • bessere Nutzung der Ressourcen (Kostensenkung),

  • technische und betriebliche Skalierbarkeit,

  • zentralisierte und einheitliche Beschaffung von Soft- und Hardware,

  • funktionale Entflechtung,

  • bessere Abbildung von IT-Modernisierungsbedarfen,

  • Datenschutz und Datensicherheit werden besser umsetzbar und

  • eine konsolidierte IT erscheint als attraktiverer Arbeitgeber und adressiert zugleich den Fachkräftemangel.

Allerdings gibt es auch deutliche Nachteile, darunter etwa

  • das Risiko einer monolithischen Softwarearchitektur,

  • ein höheres Fehlerpotenzial in der Dimensionierung der IT-Systeme,

  • Risiken durch die Migration etwa in Form von Datenverlusten,

  • höheres Angriffspotenzial durch Zentralisierung,

  • Verlust vielleicht sinnvoller standortspezifischer Applikationen,

  • längere Support-Reaktionszeiten und Mehraufwand in den Fachabteilungen oder auch

  • eine hohe Abhängigkeit von einem Rechenzentrumsbetreiber, der sich mangels Wettbewerber weniger bemühen muss.

Das Innovationsdilemma

Bleibt die Frage: Wie weit sollte eine IT-Konsolidierung gehen? Allein auf mögliche Kostensenkungen zu setzen, ist keinesfalls zielführend. Hier greift das oft zitierte Innovationsdilemma, mit dem sich letztlich alle Technologiebranchen konfrontiert sehen: Innovationsprozesse sind in aller Regel kostspielig, aber ihre Resultate spiegeln sich im Unternehmensgewinn oft nicht unmittelbar wider. Während die Effekte einer IT-Konsolidierung meist schnell messbar sind, sind Innovationsanstrengungen häufig scheinbar weniger lukrativ.

Dennoch haben Innovationen entscheidenden Einfluss auf den langfristigen Unternehmenserfolg und -gewinn. Wer nur auf eine kurzfristige Kostenreduktion setzt, wird immer der leicht messbaren und einfachen Konsolidierung den Vorrang vor der nur schwer abbildbaren Innovation einräumen. Die langfristige, positive Wirkung der Innovationen für den Gesamtwert der Organisation lässt solch eine Sicht ebenso außer Acht wie die langfristigen Kosten einer IT-Konsolidierung.

Weitergehende Entscheidungsparameter

Wie wägt man also sinnvoll zwischen den Vor- und Nachteilen einer IT-Konsolidierung ab? Wie bestimmt man, in welchem Umfang sie sinnvoll ist? Und wie bewahrt man trotz effizienzgetriebener, kurzfristiger Konsolidierung die langfristige Innovationsfähigkeit der Organisation? Um dies zu klären, ist eine ganzheitliche Betrachtung unabdingbar. Neben der reinen Personal- und Kostenperspektive müssen für die Entscheidung weitere Parameter herangezogen werden.

Besonders wichtig ist dabei die grundsätzliche Rolle der IT im Unternehmen und ihr Wertbeitrag. Gilt es abzuwägen, ob ein bestimmter Bereich oder eine IT-Funktion konsolidiert werden sollte, ist die Frage wichtig, ob die IT marktdifferenzierenden Charakter hat, also ein Wettbewerbsfaktor ist, ob sie als geschäftskritische IT zentrale Geschäftsprozesse unterstützt oder ob sie als fachseitige IT dazu dient, spezifische fachliche Anforderungen abzudecken.