Das neue Merkmal ist aus Sicht des Informationsdienstleisters zwar ein Mehrwert, mit dem die Anwender gelockt werden sollen, gleichzeitig sind die zusätzlichen Funktionen aber auch eine Herausforderung. „Ob und wie das bei den Kunden ankommt, weiß ich noch nicht“, räumt Kennedy ein.
Um die Suche für die Anwender möglichst einfach zu gestalten, beschränkt sich die Suchmaske im Browser auf ein einziges, großes Eingabefeld. Eine Recherche über Boolesche Operatoren, die in Internet-Suchmaschinen meist möglich ist, sieht die KM-Software nicht vor. Die Henkel-Mitarbeiter sollen mit natürlichen Ausdrücken im Suchfeld zum gewünschten Ergebnis kommen. Im Unterschied zum Vorbild Google ist die Eingabe von nur ein bis zwei Wörtern wie bei einer Internet-Suchmaschine jedoch nicht der beste Weg, um Informationen zu finden: Je mehr Text der Kunde in das Suchfeld eingebe, desto besser arbeite das System, erläutert Kennedy.
Browser statt Notes
Ein weiteres neues Merkmal ist das Finden von Konzernmitarbeitern, die an ähnlichen Themen arbeiten oder interessiert sind. Unter der Rubrik „Get Together“ bietet die Plattform die Möglichkeit, dass Benutzer ihr Interessenprofil im Konzern veröffentlichen. Kollegen mit verwandten Wissensgebieten können so standort- und bereichsunabhängig zusammenfinden und sich austauschen. Die Teilnahme ist allerdings freiwillig.
Für die Umstellung des Frontends von Lotus Notes auf den Web-Browser gab es aus Sicht des Info Centers gute Gründe: Obwohl Notes eine Standardapplikation im Konzern ist, sind nicht alle PCs damit ausgestattet. Jeder Client wird dagegen mit einem Browser ausgeliefert. Allerdings hat die Internet-Technologie aus Kennedys Sicht auch Nachteile: „Mit dieser Technik verlieren wir die ganz wesentliche Funktionalität von Notes, Rechte zu vergeben.“
Zur Rechteverwaltung setzt das Info Center deshalb weiterhin auf ein filigranes, über mehrere Jahre entwickeltes System. Dieses ließ sich zwar weitgehend in die neue Wissens-Management-Lösung einbetten, für besonders kritische Informationen, die nur wenigen Mitarbeitern zugänglich sein dürfen, wird aber sicherheitshalber nach wie vor ausschließlich Lotus Notes benutzt.