Bei vielen Projekten werden die Ziele nur teilweise erreicht, weil die Mitarbeiter nicht reibungsfrei zusammen arbeiten. Eine zentrale Ursache hierfür ist: Die Mitarbeiter in der Linie und in den Projekten nehmen aufgrund ihrer Funktion in der Organisation viele Sachverhalte unterschiedlich wahr. Außerdem divergieren ihre Interessen.
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Die ständigen Konflikte zwischen Linie und Projekt - welcher Manager kennt sie nicht? Da beschwert sich die "Linie" permanent über die durch die "Projekte" verursachten Veränderungen. Und die "Projekte"? Sie klagen über die Stur- und Starrheit der "Linie". Wie lässt sich dieser Grundkonflikt in vielen Unternehmen lösen? Der erste Schritt hierzu liegt in der Erkenntnis, dass Linie und Projekt aus zwei unterschiedlichen Perspektiven argumentieren. Hierfür drei Beispiele:
Beispiel 1 - Die Verantwortlichen in der Linie sagen: "Die Projektleiter hindern meine Mitarbeiter permanent am Erledigen ihrer Tagesaufgaben." Die Projektverantwortlichen hingegen klagen: "Immer wieder werden kurzfristig zugesicherte Ressourcen aus dem Projekt abgezogen, weil für die Führungskräfte in der Linie das Tagesgeschäft Vorrang hat."
Beispiel 2 - Die Linie klagt: "Dauernd mischen sich die Projektleiter in unsere Entscheidungen ein und möchten über alles informiert werden." Die Projektleiter hingegen pochen darauf: "Damit wir das Projekt erfolgreich managen und schnell Entscheidungen treffen können, bedarf es einer regelmäßigen Kommunikation sowie einer zeitnahen Information sowie klarer Eskalationswege."
Beispiel 3 - Die Linie klagt: "Immer wieder fordern die Projektleiter von uns schnell irgendwelche Sonderlösungen für ihr Projekt und hebeln dadurch unser Tagesgeschäft aus." Die Projektmitarbeiter hingegen klagen: "Die Starrheit und mangelnde Flexibilität der Linie erschweren uns die Arbeit im dynamischen Projektgeschehen."
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.
Dabei gilt es jedoch zu beachten: Beide Organisationsformen können sowohl Vor- als auch Nachteile haben. So zeichnet sich die "Linie" im Idealfall unter anderem durch folgende Vorzüge aus:
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klare Entscheidungs- und Kommunikationswege,
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jeder weiß, was er zu tun hat,
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effiziente Arbeitsweise bei wiederkehrenden Aufgaben,
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dauerhaft gleiche/ähnliche Arbeitsbedingungen und -abläufe geben Orientierung und schaffen Sicherheit.
Zu viel Linie
Zu viel "Linie" kann jedoch zu folgenden Nachteilen führen:
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fehlende Flexibilität und Starrheit,
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Bürokratismus und
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keine kreativen Einzellösungen in Ausnahmesituationen, sondern nur noch Dienst nach Vorschrift.
Die Vorzüge von Projektstrukturen sind hingegen:
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Flexibilität,
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innovative und kreative Lösungen als Resultat von interdisziplinärer Teamarbeit und
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motivierende Wirkung durch neue Herausforderungen.
Zu ausgeprägte Projektstrukturen bringen jedoch oft folgende Nachteile mit sich:
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Werden Projekte, je nach Größe, nicht mit einem Mindestmaß an Standards und Prozessen versehen, versinken sie im Chaos und erreichen ihre Ziele nicht. Und:
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Die anhaltende Dynamik und die permanenten Veränderungen können zu einer Überforderung der Mitarbeiter führen.