Plausibilitätsprüfung
Geprüft wird hinsichtlich Plausibilität, Konsistenz und Vollständigkeit: zum Beispiel, ob der Rechnungsbetrag zur Summe der Einzelposten passt und ob das Verhältnis von Mehrwertsteuer und Nettosumme korrekt ist. Stimmt alles überein, veranlasst das System über GFT Hyparchiv eine elektronische Archivierung und wird danach über das Inbound-Modul von Guder & Partner zur Verbuchung an die Baan-Software übergeben. Statt auf Routinearbeiten wie manuelle Datenerfassung, Kopieren, Anfertigen von Laufzetteln, Ein- und Austüten von Hauspost sowie Ablage können sich die Rechnungsprüfer nun auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren oder sich komplexeren Spezialfällen widmen.
Die automatische Verarbeitung stößt dann an ihre Grenzen, wenn Bestellungs- oder Wareneingangsdaten nicht eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden können. Dies ist dann der Fall, wenn, Rechnungen fehlen, unvollständig oder unplausibel sind oder Liefer- und Bestellabweichungen existieren. Solche Vorgänge sortiert das System ebenso aus wie Rechnungen, auf denen Zeichen nicht sauber erkannt werden. Dann muss manuell verifiziert beziehungsweise nachgearbeitet werden. Gleichwohl wird der folgende Workflow automatisch gesteuert und läuft papierlos ab. Hat man die Rechnungen einmal erfasst, egal ob sie per Post, Fax oder E-Mail eingegangen sind, gibt es keinen Medienbruch mehr.
Freigabeprozesse
Auch die Prüfung und die Freigabe von Rechnungen funktionieren direkt am Bildschirm. Die Zeiten, in denen die Schreibtische der involvierten Mitarbeiter bisweilen unter Papierbergen unübersichtlich zu werden drohten, sind vorbei. Die Papiere gelangen gar nicht erst an ihren Arbeitsplatz.
Metzelers Lösung
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Der Rechnungsleser "Frontcollect Invoice" (FCI) der Augsburger Kleindienst Solutions GmbH & Co. KG - ein Unternehmen der Beta Systems Gruppe - verarbeitet gescannte Rechnungen und Gutschriften automatisch und unterstützt die nachfolgende Bearbeitung bis zur selbsttätigen Prüfung der Dokumente. Die Software analysiert Dokumente nach dem Prinzip des Freiformlesens und muss vor dem Einsatz nicht erst trainiert werden. FCI erkennt Rechnungen anhand ihres Aufbaus und greift auf bereits vorhandene Informationen zu. Dazu können etwa Stammdaten aus dem ERP-System zählen. Dabei liest Front Collect Invoice nicht nur Kopfdaten, sondern auch Positionsdaten aus.
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Der Rechnungsmonitor "FIS/edc" (Electronic Document Center) des SAP-Systemhauses und Frontcollect-Partners FIS GmbH aus Grafenrheinfeld verarbeitet einkommende analoge und digitale Dokumente automatisch und stellt sie dem Anwender in seiner gewohnten SAP-Umgebung zur Verfügung. Die Dokumente werden über optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition = OCR) oder über den digitalen Weg (EDI, PDF) an das ERP-System übergeben und dort über einen automatischen Verbuchungsversuch dem Anwender in einem dreiteiligen Splitscreen-Monitor zur Verfügung gestellt.
Den Freigabeprozess stößt "GFT Inspire" an, eine Workflow-Lösung, mit der sich komplexe Abläufe samt Regeln, Plausibilitäten und Eskalationsszenarien relativ einfach definieren lassen. Es ist von Vorteil, dass dies mit einem Programmassistenten über eine grafische Benutzeroberfläche geschieht, denn in der praktischen Anwendung stellte sich schon bald heraus, dass in der Planung zu viele Instanzen im Freigabemechanismus berücksichtigt wurden. Dies konnte mit dem Prozessmodellierungswerkzeug aber schnell und ohne zusätzlichen Programmieraufwand korrigiert werden.
Urlaubsvertretung
Das automatisierte Freigabeverfahren beschleunigt die Durchlaufzeiten enorm. Dabei ist eine optimale Transparenz gewährleistet, zumal jederzeit abrufbar ist, welche Rechnungen noch nicht freigegeben wurden und an welcher Stelle der Freigabekette sich eine konkrete Rechnung seit wann befindet. Ist einer der Mitarbeiter, die an der Prüfung und Freigabe einer Rechnung beteiligt sind, etwa krank, im Urlaub oder können Zahlfristen nicht eingehalten und kann deshalb innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne nicht reagiert werden, so eskaliert das System automatisch nach einer ebenfalls definierten Regel. Dabei kommen Push-Verfahren über E-Mail und Wiedervorlage-Mechanismen zum Einsatz. Gerade in dezentral organisierten Unternehmen wie A. Berger ist dies von Vorteil.
Mit dem elektronischen Rechnungsbuch hat der Anwender sämtliche Vorgänge im Blick. Per Mausklick kann er sich die vollständige Prozesshistorie eines Vorgangs ausführlich anzeigen lassen. Diese wird im Übrigen bei der Übergabe der Rechnungsdaten in Baan zur Rechnung archiviert und ist auch später noch für berechtigte Benutzer abrufbar. Reports, etwa zu offenen Rechnungsvorgängen, zur Bearbeitungsdauer, zu Durchlaufzeiten oder Eskalationen geben zusätzlichen Aufschluss darüber, an welchen Punkten der Prozess weiter verbessert werden kann. All dies hat zur Folge, dass sich das Unternehmen nun häufiger Skonto-Abzüge sichern kann als zuvor, was sich wiederum in barer Münze auszahlt.
Für A. Berger ist die Rechnung aufgegangen. Innerhalb der vergangenen Monate hat sich der Rechnungseingang um 25 Prozent erhöht und kann mühelos ohne zusätzliches Personal bewältigt werden. Auch für das zukünftige Wachstum ist die Lösung skalierbar ausgelegt. Mit der vorhandenen Hard- und Software können 15000 Rechnungen im Monat bewerkstelligt werden.
Wie geplant wurde die Lösung in einer zweiten Projektphase im Sommer 2005 auf drei weitere Standorte ausgeweitet. Auch in Ottobeuren, Wertach und Ummendorf stehen inzwischen eigene Arbeitsplätze zum Scannen, Nachbearbeiten und zur Prozesssteuerung zur Verfügung, während die Archivierung zentral in der Unternehmenszentrale in Memmingen erfolgt.