Zugriff auf Daten aus Altsystemen

Eine Besonderheit bei der GDPdU stellt der Umgang mit Altsystemen dar, die abgeschaltet wurden. Gründe für solche Systemstilllegungen können vielfältig sein, von der technischen Überalterung über den Wechsel auf andere Systemplattformen bis hin zu Unternehmensfusionen, -aufspaltungen etc. Aus Gründen der Steuerprüfung wäre das weitere Betreiben dieser Systeme zwar notwendig, doch in der Regel ist das nicht möglich beziehungsweise nicht wirtschaftlich. In solchen Fällen müssen das Unternehmen und die Finanzbehörden abstimmen, wie sich die gesetzlichen Anforderungen mit vertretbarem Aufwand umsetzen lassen. Eine mögliche Lösung bildet das "Auswertbare Archiv", wie es im Fragen- und Antworten-Katalog des Bundesministeriums für Finanzen definiert wurde. Bei der Stilllegung eines Altsystems werden die steuerlich relevanten Daten in eine "Datenkonserve" überführt und darin revisionssicher aufbewahrt.

Darüber hinaus muss eine solche Lösung über Auswertungsmechanismen verfügen: Zugriffe gemäß Z1, Z2 oder Z3 müssen auch auf die Datenkonserve möglich sein. Ferner sind auch hier Mechanismen für Datenextraktion, -aufbereitung, -speicherung und -auswertung sowie Dokumentation und Qualitätssicherung umzusetzen. Das ist viel Arbeit, bietet jedoch die Chance, die einmal eingerichteten Prozesse auch für Systeme zu nutzen, die das Unternehmen in der Zukunft abschalten will.

Mehrwerte erschließen

Wenn Firmen schon so viel Aufwand betreiben, um den GDPdU zu genügen, sollten sie auch davon profitieren. Doch meist erkennen sie das entsprechende Potenzial nicht. Gestalten Firmen Prüfungsabläufe, können sie zum Beispiel bei dieser Gelegenheit ihr Rechnungswesen wirtschaftlicher und transparenter machen. Dazu gehören automatisierte Abläufe sowie die maschinelle Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation. Das gelingt mit Hilfe von IT-Werkzeugen wie etwa einer digitalen Steuerakte. Diese unterstützt nicht nur den Prüfungsprozess selbst, sondern bietet zudem flexible Berichts- und Auswertefunktionen, die sich auch anderweitig verwenden lassen. Unter anderem können Firmen die wesentlichen Ergebnisse einer Prüfung vorab simulieren. Darüber hinaus hilft die digitale Steuerakte, Verfahren anhand von Strukturen, Methoden und Templates zu dokumentieren.

Fazit

Wer seine Unternehmenssoftware fit für die GDPdU machen will, sollte ein interdisziplinäres Projekt einleiten, in dem die Verantwortlichkeiten auf technische und betriebswirtschaftliche Fachleute verteilt sind. Die Erfüllung der Auflagen bietet Firmen die Chance, das eigene Rechnungswesen effizienter und transparenter zu gestalten: von der Pflicht zur Kür.