Herr Hilbig, Ihre neue Lieferantenplattform iRoom bezieht weltweit mehr als 1000 Unternehmen ein. Wie bindet man so viele Akteure ein?

Cornelius Hilbig: Aktives Change Management spielt eine wichtige Rolle dabei, unsere Geschäftspartner wie die Mitarbeiter von der Collaboration-Lösung mit ihren automatisierten Abläufen und Benachrichtigungen zu begeistern. Ein dafür produziertes Video auf unserer Website zeigt die einfache Handhabung unseres Lieferanten iRooms.

Herr Godschalk, das Lieferantenportal beruht auf der Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösung Doxis 4 von SER. Was ist aus Ihrer Sicht als Technologiepartner die wichtigste Voraussetzung für die Akeptanz der Lösung?

Jair Godschalk: Für unseren Kundenn stehen Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Software-Lösung im Vordergrund, nicht zu vergessen die Sicherheit. Die Akzeptanz unter den Anwendern hängt zum großen Teil von der Usability der Software und von den Arbeitserleichterungen ab. Hier können wir beim Lieferanten iRoom mit einer Oberfläche punkten, die auf das Nötigste reduziert und übersichtlich ist. Weitere Pluspunkte sind die Überwachung von Fristen und Erinnerungsfunktionen, die für Transparenz und vereinfachte Abläufe sorgen. Unsere webbasierte Lösung macht die bisherige, manuell geführte "Excel-Bürokratie" einfach überflüssig.

Welche Aufgaben lassen sich im virtuellen Projektraum schneller als früher erledigen?

Cornelius Hilbig: Unsere weltweit verteilten Lieferanten bekommen mit dem iRoom einen direkten Zugang zu Eissmann, über den sie eigenständig und wann immer sie wollen regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erledigen können. Beispielsweise müssen sie hre Zertifikate regelmäßig aktualisieren. Der iRoom erinnert sie bei Fälligkeit nun daran und sie brauchen die neuen Zertifikate nur noch in das Portal hochzuladen, fertig!

Ist die Ihre ECM-Lösung so angelegt, dass neben den Lieferanten auch andere Geschäftspartner eingebunden werden können?

Jair Godschalk: Berechtigte Eissmann-Mitarbeiter können weitere Partner per Mail dazu einladen. Mit einem Klick auf den enthaltenen Link und der Eingabe ihrer Login-Daten sind sie "drin". Im Vorfeld müssen natürlich die Berechtigungen für diese Personen in Doxis4 hinterlegt werden. So erhält kein Unbefugter Zutritt. Es lassen sich auch weitere kollaborativen Szenarien realisieren, für weltweit verteilte Projektteams, für die Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zum Secure Deal Room für Due Diligence-Prüfungen bei Mergers & Acquisitions. Da der iRoom Bestandteil der ECM-Lösung Doxis4 ist, können die im ECM gespeicherten Dokumente und Akten für die Projektbeteiligten freigegeben und über den iRoom zugänglich gemacht werden, so dass jeder genau die - und nur die - Dokumente zu sehen bekommt, die für ihn bestimmt sind.

Sie haben das Projekt nach agilen Methoden in mehreren Iterationen realisiert. Wie hat das zum Projekterfolg beigetragen?

Cornelius Hilbig: Wir sind überzeugt davon, dass die schnelle und fortwährende Auslieferung von Entwicklungsständen die Kundenzufriedenheit - intern wie extern - erheblich steigert und für eine emotionale Bindung an das Projekt sorgt. Stakeholder und Teammitglieder bleiben aufgrund der kurzzyklischen Berichterstattung im Projekt motivierter, da Erfolge schneller berichtet werden und drohende Probleme früh erkannt und abgefangen werden können.

Jair Godschalk: Grundsätzlich gibt es bei ECM-Projekten nicht die eine, für alle richtige Projektvorgehensmethode. Das Vorgehen muss immer zur Komplexität des Projekts und zur Unternehmenskultur passen. Mit agilen Methoden haben wir in unseren Projekten bereits sehr positive Erfahrungen gemacht. Agile Vorgehensweise bedeutet, dass der Kunde bereits während der Realisierung Einfluss auf Details der Endanwendung nehmen kann. Basis hierfür sind Prototypen, deren Spezifikationen in Workshops vorab definiert wurden. Aufwändige Change-Prozesse entfallen im Projekt. Vor allem kann man die Endanwender / Key-User früh in das Projekt einbeziehen, was zu einer wesentlich höheren Akzeptanz der Lösung führt.

Was ist die wichtigste Voraussetzung für innovative Projekte?

Cornelius Hilbig: Ein behutsames Change-Management ist das A & O jedes erfolgreichen IT-Projektes. Auf drei Dinge kommt es besonders an: Auf die Menschen und deren Erwartungen eingehen und diese mit Geschick und Weitsicht für das Machbare umsetzen. Alle Beteiligten sehr früh in die Implementierung mit einbinden. Einfach mal machen und mutig sein, ohne mit der Angst im Nacken zu versagen. Zudem braucht man organisatorische Strukturen und Menschen, die sich für das Projekt einsetzen. Bei Eissmann überwacht ein Steering Committee als Lenkungsausschuss die Fortschritte der Transformationsprozesse und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Die Division "Digital Services" ist Treiber der Eissmann ECM-Strategie und ersetzt bisherige Abläufe durch disruptive Prozesse wie mit dem Lieferanten iRoom.

Jair Godschalk: Zwei Faktoren sind entscheidend für das Entstehen innovativer Lösungen: Know-how und geistige Beweglichkeit bei den Projektmitarbeitern auf beiden Seiten sowie eine flexible, modular aufgebaute ECM-Plattformtechnologie, mit der neue, kreative Ideen auch in reale Lösungen umgesetzt werden können. In der Konzeptionsphase ist Querdenken gefragt, die Bereitschaft, bekannte Denkmuster abzulegen und auch neue Wege zu gehen. Die digitale Transformation bringt reihenweise überkommene Geschäftsmodelle zu Fall, ganz neue entstehen. Hier kann nur bestehen, wer selbst agil bleibt.

Die besten Digitalisierungsprojekte

Hier finden Sie innovative Digitalisierungsprojekte, die beim Digital Leader Award in Berlin ausgezeichnet wurden.