Digital Leader Award 2017

Virtueller Projektraum vereinfacht Zusammenarbeit mit Lieferanten

Karriere in der IT ist ihr Leib- und Magenthema - und das seit 18 Jahren. Langweilig? Nein, sie endeckt immer wieder neue Facetten in der IT-Arbeitswelt und in ihrem eigenen Job. Sie recherchiert, schreibt, redigiert, moderiert, plant und organisert.
Eissmann Automotive Deutschland arbeitet weltweit mit mehr als 1000 Lieferanten zusammen. Um die Zusammenarbeit mit diesen zu vereinfachen und zu verbessern, hat der Automobilzulieferer aus dem schwäbischen Bad Urach vor Jahren bereits eine digitale Lieferantenakte eingeführt und diese nun um den virtuellen Projektraum iRoom erweitert.

Die Einkäufer von Eissmann Automotive Deutschland stimmten sich bisher vor allem per Mail mit den Lieferanten ab und tauschten auf dem Weg auch Dokumente aus. Das gehört dank des neuen Lieferantenportals iRoom seit Frühjahr 2017 der Geschichte an. Die webbasierte Collobaration-Lösung setzt auf Basis der vorhandenen Enterprise-Content-Management-Lösung Doxis 4 von SER auf und erlaubt einen einfachen und sicheren Zugang für Lieferanten.

Zeitliche Entlastung für Einkäufer

Cornelius Hilbig, Head of Digital Services/IT bei Eissmann Automotive Deutschland, sieht den iRoom als "als klassisches Win-win-Projekt". Im Unternehmen profitieren davon nicht nur die Einkäufer, sondern auch der Fachbereich Lieferantenqualität, der Vertrieb und die Projektleiter.

Cornelius Hilbig, Head of Digital Services/IT bei Eissmann Automotive Deutschland, bindet die Lieferanten über einen virtuellen Projektraum in die Prozesse mit ein.
Cornelius Hilbig, Head of Digital Services/IT bei Eissmann Automotive Deutschland, bindet die Lieferanten über einen virtuellen Projektraum in die Prozesse mit ein.
Foto: Eissmann

Die Lieferanten können über den iRoom "eigenständig und jederzeit regelmäßig wiederkehrende Aufgaben erledigen" so Hilbig weiter: "Beispielsweise müssen unsere Lieferanten ihre Zertifikate regelmäßig aktualisieren. Der iRoom erinnert sie bei Fälligkeit nun daran, und sie brauchen die neuen Zertifikate nur noch in das Portal hochzuladen, fertig!" Für den Eissmann-Mitarbeiter bringt dieser Prozess auch eine spürbare zeitliche Entlastung. War der Einkäufer früher 15 bis 20 Minuten mit der Aktualisierung eines Zertifikats beschäftigt, benötigt er heute nur noch ein bis zwei Minuten.

Auch die Reisetätigkeit etlicher Mitarbeiter konnte so drastisch reduziert werden: Da der Automobilzulieferer jedes Quartal seine Lieferantenbewertungen aktualisiert, mussten die Lieferanten-Manager jeden Lieferanten bisher besuchen und mit ihm die neue Bewertung besprechen. Nun können sich die Lieferanten im iRoom über den Browser ihre neue Bewertung ansehen und darunter auch ihre Einschätzung vermerken.

Aktives Change-Management sichert den Erfolg

Als wichtigste Voraussetzung für den Erfolg der neuen Art der Zusammenarbeit, aber auch für den Erfolg eines jeden IT-Projekts, nennt Cornelius Hilbig ein aktives, aber zugleich behutsames Change-Management: "Es kommt aus meiner Sicht auf drei Dinge an. Man muss auf die Menschen und deren Erwartungen eingehen und diese mit Geschick und Weitsicht für das Machbare umsetzen. Als zweites gilt es, alle Beteiligten sehr früh in die Implementierung einzubinden. Schließlich soll man einfach mal machen und mutig sein - ohne mit der Angst im Nacken zu versagen."

Zum Portfolio des Automobilzulieferers Eissmann gehören Bedienmodule, aber auch komplette Fahrzeuginnenräume.
Zum Portfolio des Automobilzulieferers Eissmann gehören Bedienmodule, aber auch komplette Fahrzeuginnenräume.
Foto: Eissmann

So produzierte der Automobilzulieferer ein Video, um den Lieferanten die einfache Bedienung des neuen Portals zu zeigen und sie für die Zusammenarbeit mit ihren automatisierten Abläufen und Benachrichtigungen zu begeistern. Vor dem offiziellen Launch des Portals fand auch ein Lieferanten-Tag statt.

Dass dieses Projekt binnen sechs Monate umgesetzt werden konnte, führt IT-Chef Hilbig auch auf das agiles Projekt-Management mit kurzen Iterationen beziehungsweise Entwicklungszyklen zurück: "Wir sind überzeugt davon, dass die schnelle und fortwährende Auslieferung von Entwicklungsständen die Kundenzufriedenheit - intern wie extern - erheblich steigert und für eine emotionale Bindung an das Projekt sorgt. Stakeholder und Teammitglieder bleiben im Projekt motivierter, da Erfolge schneller berichtet werden und drohende Probleme früh erkannt und abgefangen werden können. Die Qualität der Ergebnisse steigt, da sich verändernde Rahmenbedingungen früh in der Entwicklung berücksichtigt werden können und durch regelmäßige Überprüfung des Arbeitsfortschritts und Feintuning in kleinen Intervallen die Effizienz im Projekt steigt."

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