Mengen-Check: Alles kommt auf den Prüfstand

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die aktuelle Situation und die Wachstumsprognosen in den einzelnen Bereichen (Server, Speicher, Backup und Restore, Archive, LANs, WAN, Datenbanken etc.). Folgende Fragen sollten Sie beantworten können:

• Wie groß ist die aktuelle Menge?

• Wie wird sich die Abnahmemenge in den nächsten zwölf und 24 Monaten entwickeln?

• Wie hoch ist die mittlere Auslastung?

• Wie hoch ist die Auslastung in Maximalzeiten (Peak)?

Sind diese Eckdaten geklärt, lassen sich folgende Maßnahmen umsetzen:

1. Alle Ressourcen, die selbst zu Maximalzeiten nicht ausgelastet sind und in den kommenden acht bis 14 Monaten auch dann nicht zum Einsatz kommen, wenn das Unternehmen wächst, werden abbestellt, abgeschafft oder verkauft. Auch eine bereits bezahlte Infrastruktur verschlingt Kosten für Energie, Betrieb und Wartung.

2. Alle Ressourcen, die derzeit zwar nicht bei Volllast ausgenutzt werden, aber in den kommenden acht bis 14 Monaten Verwendung finden, wenn das prognostizierte Wachstum eintrifft, werden neu bewertet und geplant. Da die wiederholte Planung auf eine genauere Wachstumsprognose als die ursprüngliche Ausarbeitung aufbauen kann, lassen sich nun großzügig dimensionierte Puffer realistischer und damit oft kleiner entwerfen.

3. Die Erfahrung zeigt, dass einfaches Aufräumen die Mengen an Server-, Speicher-, Archiv-, Backup- und Restore-Ressourcen um bis zu zehn Prozent reduziert. Die brachliegende Kopie der Datentabellen aus der letzten Migration oder die vergessenen Daten des Testsystems auf dem Speichersystem - in der Unternehmens-IT finden sich viele überflüssige Daten. Die Datenbereinigung zeigt bei erstmaliger Anwendung zwar die größten Effekte, lässt sich aber regelmäßig wiederholen. Als IT-Leiter sollten Sie dazu die fachlich Verantwortlichen ins Boot holen.

4. Temporär genutzte Systeme wie Server sowie Speicher-, Backup- und Archivsysteme lassen sich durch Zusammenlegungen (Pooling) besser auslasten. Wenn Systeme dazu auf- und abgebaut werden müssen, sollte dies schnell geschehen. Ansonsten fallen Bereitstellungskosten für Ersatzlösungen an. Um Systeme schnell einzurichten und wieder aufzulösen, bieten sich virtualisierte Server-Infrastrukturen an, denn sie sind preisgünstiger.

5. Forschen Sie nach mehrfach redundant ausgelegten Server-, Speicher-, Backup- und Archivsystemen, also etwa nach redundanten Raid-Systemen. Fragen Sie bei den Verantwortlichen nach, ob eine einfache Absicherung (Raid) ausreicht.

6. Die Qualität im Betrieb von Servern, Datenbanken, Applikationen und gegebenenfalls Speichersystemen sollte auf den Prüfstand kommen. Unter Umständen ist ein Wechsel in günstigere Service- und Supportklassen sinnvoll. Das sollte aber nur in Absprache mit den fachlich Verantwortlichen vorangetrieben werden.

Die einzelnen Schritte, um die Preise und Mengen zu reduzieren, sollten in der genannten Reihenfolge bearbeitet werden. Eine Preisanpassung ist einfacher zu erreichen als eine Mengenreduktion, und sie entlastet das Budget frühzeitig.