E-Mail grenzt Blogs, Social Networks und Chat aus
Das E-Mail-System als meist genutzte Anwendung für das Management von Arbeitsinformationen ist auch aus anderen Gründen für die Ansprüche eines modernen Wissensarbeiters unzureichend. Vor allem die Suchfunktion ist viel zu schwach ausgeprägt, um dem Suchenden schnell und effizient die gewünschten Ergebnisse auf den Bildschirm zu bringen.
Zudem kann er heute nicht mehr darauf vertrauen, dass ihm sein E-Mail-Client eine umfassende Auflistung all seiner benötigten Arbeitsinformationen liefert. Der Grund: Seit einigen Jahren haben sich auch andere Wissenssysteme parallel zur E-Mail etabliert - nämlich Blogs, Social Networks für die Arbeit oder Chats. Will man sich also einen Gesamtüberblick über einen Sachstand verschaffen, müssen in der Regel verschiedene Systeme durchforstet werden.
So der Status quo. Wie aber sähe heute das Idealbild der E-Mail aus? In der IDG-Befragung lieferten die Teilnehmer auch darauf Antworten. 88 Prozent wünschen sich zum Beispiel Filterfunktionen, die automatisch Wichtiges von Unwichtigem trennen. Wie ein intelligenter, persönlicher Assistent sollte das System die elektronische Post nach individuellen Kriterien sortieren und priorisieren.
Ein weiterer Punkt, der mehr und mehr Beachtung findet, ist das Thema Nachverfolgbarkeit. Denn eine Alterserscheinung des traditionellen E-Mail-Systems scheint es zu sein, dass E-Mails immer häufiger nicht beantwortet werden - meist einfach, weil in der Flut die Übersicht verloren geht. Die E-Mail der Zukunft sollte hier eine verlässliche Lösung bringen.
Eine Mehrheit von 73 Prozent der Umfrageteilnehmer sprach sich auch dafür aus, dass die Arbeitsoberfläche des E-Mail-Systems nicht allein für die Erledigung der geschäftlichen Korrespondenz genutzt werden sollte. Auch Werkzeuge für andersgeartete Aufgaben wie etwa Fachanwendungen sollten sich in dieses Arbeitsfeld integrieren lassen. Dadurch wäre das lästige und ineffiziente Wechseln der Programme hinfällig.
- Digital-Experte
Diese Tipps stammen von Thorsten Jekel. Der IT-Unternehmer ist Autor des Buches "Digital Working für Manager". - Änderungen kommunizieren
Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
Wer am Flughafen oder Bahnhof wartet, kann diese Zeit gut für das Bearbeiten von Mails nutzen. Doch auch hier sollte man die Mails in Blöcken bearbeiten. - Zweiter Grundsatz
E-Mails sollte man nicht zwischendurch sondern immer im Block bearbeiten. Das spart Zeit und vermeidet den Ping-Pong-Effekt. - Erster Grundsatz
Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.
Dynamische Folder speisen sich aus mehreren Quellen
All diese Punkte sollte die E-Mail der Zukunft auf der Rechnung haben. Mittlerweile sind die ersten Produkte auf dem Markt erschienen, die einige der genannten Kriterien aufgreifen und sogar darüber hinausgehen. Eine Kernidee ist dabei die Einführung dynamischer Folder im Gegensatz zu den statischen, wie sie derzeit noch genutzt werden.
Die dynamischen Ordner entstehen durch ein neues, effizientes Suchverfahren. Der Nutzer gibt ein Schlüsselwort ein, und in dem Ordner sammeln sich daraufhin alle relevanten Informationen zum Thema. Der Clou an dem neuen System ist: Um das dynamische Dossier zusammenzustellen, durchleuchtet es nicht nur die Inbox des Mail-Systems, sondern auch andere Quellen wie Social Content oder die Ablagesysteme der Firma. Hinzu kommt, dass sich der Folder selbständig aktualisiert, indem er die Suchabfrage regelmäßig automatisch neu startet.