Ein Gesetz, das sämtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen würde gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mühsam aus verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammenzusuchen. Dies wird wohl auch ein Grund mit dafür sein, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen.
Folgende rechtliche Vorgaben sind im Zusammenhang mit der E-Mail Archivierungspflicht zu nennen:
-
das Handelsgesetzbuch (HGB)
-
das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
-
das Telekommunikationsgesetz (TKG)
-
das Aktiengesetz (AktG)
-
das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
-
das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
-
die Abgabenordnung (AO)
-
die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)
-
vielfältige allgemeine kaufmännische Sorgfaltspflicht etc.
-
Basel II
der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).
Insbesondere aus dem HGB und der AO lassen sich in Deutschland zu Fragen der E-Mail Archivierung unmittelbare Handlungsverpflichtungen ableiten, wobei im Folgenden unterschieden werden soll zwischen der Aufbewahrung der ausgehenden elektronischen Mitteilungen (die "Ausgangspost”) sowie der eingehenden elektronischen Mitteilungen (die "Eingangspost”).