Fernwartung statt Do-it-yourself
Einen guten Kompromiss zwischen einer Inhouse-Lösung und dem Outsourcing der gesamten Messaging-Infrastruktur inklusive der Sicherheitskomponenten sind gemanagte E-Mail-Dienste (Managed Services). Dieser Ansatz ist vor allem für Anwender interessant, die die Kontrolle über ihre E-Mail-Server und Security-Gateways behalten möchten.
Die Hardware, also E-Mail-Server, Proxy-Systeme und Gateways, stehen in diesem Fall beim Anwender. Ein externer Service-Provider ist für den Betrieb und die Verwaltung der Lösung zuständig. Das hat für den Nutzer den Vorteil, dass die IT-Abteilung von dieser Aufgabe entlastet wird. Einen solchen Service bietet etwa das Systemhaus Kriehn an. Mitarbeiter der Firma überwachen die E-Mail-Server und Sicherheitssysteme bei den Anwendern via Fernverbindung (Remote Access).
Managed Services vom Systemhaus
"Diese Lösung ermöglicht es uns, über eine zentrale Management-Konsole aus der Ferne die Systeme der Anwender zu überprüfen, Patches oder neue Software einzuspielen und den Status der Lizenzen zu kontrollieren", sagt Oliver Pifferi. Umgekehrt meldet die Lösung dem Systemhaus, wenn groß angelegte Angriffe auf E-Mail-Server und Client-Rechner von Kunden laufen. Die Fachleute der Firma können dann Gegenmaßnahmen einleiten.
Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes: Der Anwender hat die Möglichkeit, die Dienstleistung bei seinem Haus-und-Hof-IT-Lieferanten zu ordern. Firmen wie Symantec, McAfee, Trend Micro und andere forcieren derzeit bei ihren Partnerfirmen das Modell "Managed Services". So erhalten auch kleine Systemhäuser oder DV-Fachhändler die Möglichkeit, einen E-Mail-Sicherheitsdienst bereitzustellen. Die Kosten einer solchen Lösung bewegen sich etwa im Rahmen von Hosted-Services.
Nachteilig können Managed-E-Mail-Services sein, wenn Anwender - ähnlich wie bei gehosteten Angeboten - Know-how nach außen geben, also vom Dienstleister abhängig werden. Hinzu kommt, dass die Hersteller von E-Mail-Security-Produkten derzeit gerade kleine Systemhäuser als Anbieter solcher Dienstleistungen rekrutieren. Nicht jedes dieser Unternehmen dürfte jedoch der Aufgabe gewachsen sein. Setzt ein Anwender auf einen gemanagten E-Mail-Service, sollte er daher Faktoren wie Dienstgüte und Reaktionszeiten der Support-Abteilung in einem detaillierten Service-Level-Agreement festschreiben.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)
Unified Communications fördert Hosting
Neue Entwicklungen in den Bereichen E-Mail, Messaging und Unified Communications (UC) rücken das Thema "E-Mail-Security" weiter in den Mittelpunkt, und in diesem Zuge gewinnen Hosting-Dienste für den E-Mail- und Messaging-Betrieb an Bedeutung. Der Trend wird von Anbietern gefördert. Microsoft bietet etwa mit der Online-Version von Exchange eine Alternative zu Exchange-Servern, die der Anwender im eigenen Haus betreibt. Der Service ist an Mittelständler gerichtet und kostet etwa 3,50 Euro pro Benutzer und Monat.
Alternativen gibt es von Google (Google Apps - rund 50 Dollar pro Nutzer im Jahr), IBM (Live iNotes) und Cisco Systems (Webex Mail). Wer auf solche Angebote zurückgreift, ordert E-Mail-Sicherheit im Paket. Für Mittelständler, die auf den eigenen E-Mail-Server im Rechnerraum verzichten können, ist dies eine verlockende Option. (jha)