3. Projektkosten im Griff behalten
Der Funktionsumfang eines ERP-Systems ist bereits zum Projektbeginn festgeschrieben. Er ist so, wie er vom Hersteller geliefert wird. Ungefähr wie bei einem Kleidungsstück: gekauft wie gesehen. Jede Änderung oder Erweiterung des Funktionsumfangs, wenn sie denn überhaupt möglich ist, kostet Geld, verzögert die Einführung und bringt Unsicherheit (siehe auch den Fachbeitrag zu ERP-Verträgen).
Viele Anwender sagen (und bestehen darauf), ein Prozess müsse so laufen "wie immer", so wie sie ihn gewohnt sind, auch wenn er in der Sache unlogisch und betriebswirtschaftlich unvollständig ist, weil zum Beispiel keine Wertschöpfung gebucht wird, also der Wert der Ware oder Arbeit unberücksichtigt bleibt. Ein typischer Fall ist die Bearbeitung einer Reklamation: Die Ware ist schnell getauscht oder repariert, was aber geschieht mit den Kosten? Die bleiben in sehr vielen Fällen unberücksichtigt.
Auf der ERP-Suche?
Bei der Suche nach einem passenden ERP-System hilft Ihnen der ERP-Matchmaker (http://www.erp-matchmaker.de) von Trovarit und der COMPUTERWOCHE.
Projektkosten hält der Projektleiter im Griff, wenn er und sein Team sich in Sachen Funktionsumfang mäßigen. Gute Projektverantwortliche kommen mit dem Standardumfang der ERP-Software aus, mit dem, was bereits bei der Auswahl beziehungsweise bei der Entscheidung für das System bekannt war. Wenn die Kosten für Änderungen und/oder Erweiterungen 15 Prozent der ursprünglich angesetzten Aufwendungen übersteigen, wurde die falsche Software ausgewählt (siehe auch "Ratgeber zum globalen ERP-Rollout").
4. Erwartungen der Anwender befriedigen
Natürlich muss das ERP-System die Erwartungen der Anwender erfüllen. Wünsche gibt es viele, doch in einem sind sich alle Softwarenutzer, ganz gleich, an welchem Arbeitsplatz und in welcher Hierarchieebene, einig: Sie wollen die Software ganz einfach bedienen können, wünschen sich Routine in den Abläufen; am besten alles "auf Knopfdruck". Geht nicht? Geht doch. ERP-Programme haben nur wenige Regeln und werden mit nur vier Parametern gesteuert: Artikelnummer, Menge, Preis, Termin. So bestellt der Kunde beim Vertrieb, so bestellt der Einkauf bei den Lieferanten, und auch die Produktion kennt (im Prinzip) nur Artikelnummer, Menge und Termin.
Wenn den Anwendern die Nutzung eines ERP-Systems kompliziert, umständlich und aufwändig vorkommt, liegt die Ursache ganz einfach darin, dass die Prozesse bei der Einrichtung nicht zu Ende gedacht wurden. Erkennbar ist das daran, dass immer mehr Sonderfälle, Ausnahmen und individuelle Rücksichtnahmen in die Bedienung eingebaut wurden. Die Folge ist: Die Anwender verstehen das kompliziert erscheinende Regelwerk nicht (mehr) und schalten ab, sie nutzen das System gar nicht, nur teilweise oder falsch.
Ein probates (und ein bisschen radikales) Mittel, die Erwartungen der Anwender zu erfüllen ist, das Wort "Sonder…" zu streichen. Alles, was mit dem ERP-System gesteuert werden kann, sind Regelfälle, also ganz normale Geschäftsabläufe, die aus nur vier Parametern bestehen: Artikelnummer, Menge, Preis, Termin (siehe auch "Wie Anwender ERP-Projekte begleiten").