Das Intranet-gestützte Wissens-Management erspart der Schering AG, Berlin, mehrere Personenjahre. Die medizinischen Berater des Konzerns vermögen nun ohne lange Recherche und Herumtelefonieren medizinisches Spezialwissen abzurufen und im Gegenzug eigenes Wissen über bestimmte Indikationen oder Methoden zur Verfügung zu stellen.
Derzeit können rund 20 Schering-Töchter mit insgesamt 155 Benutzern, auch aus Australien und Südafrika, den Datenpool anzapfen. Asien und Kanada zeigen sich interessiert.
Die Einführung der globalen Datenbank ist nur eine Maßnahme innerhalb der Umstrukturierung von Schering. Früher hatte es die Pharma-Industrie vorwiegend mit Kleinkunden zu tun, mit niedergelassenen Ärzten, einzelnen Abteilungen von Kliniken oder Behörden. Heutzutage sind die Hauptkunden die Krankenkassen, Krankenhausverwaltungen oder - eine in den USA weit fortgeschrittene Entwicklung - sogenannte GPOs (General Purchase Organizations), in denen sich mehrere Kliniken zu "Einkaufsgruppen" zusammenschließen.
Um diese Kunden besser zufriedenzustellen, hat Schering bereits in den vergangenen Jahren damit begonnen, in Europa ein Wissens-Management aufzubauen. Dazu arbeiten beispielsweise in der Berliner Zentrale drei Medical Advisors Europe. Sie bilden quasi eine Sammelstelle für Informationen und kooperieren eng mit den medizinischen Beratern in den anderen europäischen Tochtergesellschaften.
Deren Aufgabe besteht darin, über bestimmte Indikationen im Zusammenhang mit einem Schering-Präparat zu informieren. Zum Teil sind die Anfragen der Kunden jedoch sehr speziell, und die Suche nach Informationen gestaltete sich deshalb aufwendig. Schwierig war dies vor allem für die kleineren Tochtergesellschaften des Konzerns, in denen die Beratung häufig von einer Person geleistet wird.
Der Zugang zu den Informationen via Internet vereinfacht die Arbeit der Niederlassungen erheblich. Beaufsichtigt wurde das Projekt von der Abteilung Medical Affairs Europe (MAE), die in der Firmenzentrale angesiedelt ist. Darüber hinaus beteiligten sich Tochtergesellschaften aus sechs europäischen Ländern. Sie wurden so ausgewählt, daß sich ein repräsentativer Querschnitt ergab. Die Entwicklungsaufgaben übernahm die Tembit Software GmbH, Berlin.
Das System sollte insbesondere eine leicht zugängliche, selbsterklärende Benutzeroberfläche haben, denn die DV-Planer mußten davon ausgehen, daß für einen Teil der künftigen Nutzer die DV-gestützte Arbeit noch ungewohnt ist. Die Anwender sollten in ihrer eigenen Sprache Daten mit unterschiedlichem Umfang abrufen und speichern können.
In einer mehrmonatigen Pilotphase ist Eureqa zum gern benutzten Tool gereift. Jeder Nutzer erhält nach dem Login ein seinen Zugriffsrechten entsprechendes Interface. Für Pflege und Aktualisierung der Datenbank sind die Berater von Medical Affairs Eu- rope in der Berliner Konzernzentrale zuständig.
Um ihnen die Arbeit zu erleichtern, wurde ein Workflow implementiert. Das System besteht aus zwei Datenbanken: die internationale, englischsprachige und eine lokale für das jeweilige Land. So kann eine spanische oder dänische Medizinerin etwa ein Antwortschreiben auf die medizinische Fachfrage eines Kunden in ihrer Landessprache verfassen. Die Freigabe und Speicherung dieses Textes erfordert die Verknüpfung mit einer kurzen, prägnanten Zusammenfassung dieses Schreibens, der Key Message. Diese kann als lokale oder europäische Key Message bereits in der Datenbank verfügbar sein, oder sie muß erst noch erstellt werden.
Wird eine neue lokale Key Message verfaßt, erfolgt die Weiterleitung an Medical Affairs Europe in der Zentrale. Mediziner, die das Englische nicht sicher beherrschen, leiten ihre Key Messages zunächst an einen Übersetzer weiter, der sie ins Englische überträgt und dann an die Zentrale schickt. Dort werden die eingegangenen Informationen geprüft, mit bereits vorhandenem Material abgeglichen und bei gesamteuropäischer Relevanz für die zentrale Datenbank freigegeben.
Über eine Feedback-Funktion erfahren die europäischen Medical Advisors von den Kollegen aus der Zentrale, aus welchen Gründen eine Information abgelehnt oder übernommen wurde. Wenn die medizinischen Berater in der Zentrale die eingegangene Information nicht für allgemein relevant halten, bleibt sie den spanischen oder dänischen Kollegen doch als lokale Key Message erhalten.
Im Datenpool werden jedoch auch Texte gespeichert, die sich etwa für die direkte Übernahme in Briefe eignen: Antwortschreiben der medizinischen Berater auf Kundenanfragen, oder Statements von Medical Affairs Europe, in denen komplexe medizinische Zusammenhänge etwas ausführlicher dargestellt werden. Zusätzlich soll eine Adreßfunktion hinzukommen, die den Schriftverkehr weiter erleichtert.
Die lokale Datenbank liegt zwar auch auf dem Berliner Zentral-Server, wird inhaltlich aber von der jeweiligen Tochtergesellschaft autonom und dezentral gepflegt. Eureqa zugrunde liegt ein Oracle-Datenbank-Management-System. Ein zusätzliches Datenbankmodul, von Oracle als "Cartridge" bezeichnet, ermöglicht die Volltextsuche. Indiziert sind Titel, Schlüsselbegriffe und die Autoren.
Ansonsten benötigt die Anwendung den "Web Application Server" von Oracle und das Microsoft-Betriebssystem Windows NT. Für die Übertragung nutzt Schering Standleitungen. Auf die Einrichtung lokaler Server und die tägliche Replikation der Daten wurde verzichtet.
Eine Berlinerin
Die Schering AG, eines der größten Berliner Unternehmen, ist ein in der Forschung engagierter, international tätiger Pharmakonzern. 145 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften sind über alle fünf Kontinente verstreut. Geforscht wird in Europa, Japan und den USA.