Ein Anforderungsprofil, das lediglich den Umfang der zu erwartenden Inhalte und User widerspiegelt, reicht für die Bestimmung des Content-Angebotportfolios nicht aus. Der gegenwärtige und künftige Content-Bedarf der adressierten Nutzer muss unter deren Einbindung inhaltlich näher spezifiziert beziehungsweise prognostiziert, bewertet und strukturiert werden.

Nach der Bedarfsanalyse klärt der Content-Manager, welcher Content-Bestand verfügbar ist. Kann der Bedarf hiermit nicht vollständig gedeckt werden, muss der Content-Manager unter Kosten-Nutzen-Überlegungen abwägen, ob er Fremd-Content hinzukauft (Content Syndication).

Je sorgfältiger ein derartiger Analyseprozess vollzogen wird, desto erfolgversprechender ist die spätere Nutzung des Informationssystems. Ein Content-Manager ist stark daran interessiert, dieses aufrechtzuerhalten und weiterzuentwickeln. Professionelle Content-Management-Systeme helfen bei der (Vor-)Strukturierung der einzustellenden Informationen. Der Content-Manager baut damit nicht nur das Grundgerüst für die hierarchische Navigationsstruktur auf, sondern kann parallel beliebig viele Kategorien und Unterkategorien anlegen, denen später die Inhalte und Seiten zugeordnet werden.

Über das Einrichten von Benutzern beziehungsweise Benutzergruppen und die Zuweisung von Zugriffsrechten auf Bereiche sowie Objekte über einen bestimmten Zeitraum werden die Inhalte ebenfalls strukturiert. So wird die Sicherheit von vertraulichen Informationen gewährleistet. Liegt dem System eine Datenbank zugrunde, können die Interessen der Content-Konsumenten besonders berücksichtigt werden, denn sie bietet die Voraussetzung für den personalisierten und dynamischen Abruf der Informationen.

Die zahlreichen Zugangswege zu den gesuchten Informationen beschleunigen den Informationsbeschaffungsprozess und tragen entscheidend zur Zufriedenheit der Nutzer bei. Und die stellt eine wesentliche Messgröße dar, will der Content-Manager den Erfolg seiner Arbeit bewerten.