iCAS ist prinzipiell Unabhängig von der Anwendung. Es eignet sich damit für jegliche Dokumentenmanagement-Systeme, Email-Systeme oder Datenbanken gleichermaßen. Durch eine Datei-System-Schnittstelle erfolgt die Integration mit den Anwendungen.
Email-Speicherung ohne Verluste
Einen Schritt weiter geht HP bei dem Mail Recorder HP osMR. Das System zeichnet sämtliche eingegangenen Emails auf. Im Gegensatz zum Großteil vergleichbarer Produkt greift HP die Emails aber direkt beim Eingang und noch vor irgendwelchen Spam-Filtern ab. Der HP osMR beruht auf einer Kooperation mit Optimal System. Diese steuern den Mailrecorder bei. Von HP kommt die Archivierungskomponente iCAS.
Aus beiden Bausteinen schnürt HP den HP osMR. In Verbindung mit den Speichersubsystemen von HP entsteht so eine Archivierungslösung die auch den Compliance-Regeln standhält. HP vergleicht den osMR daher auch mit einem Flugdatenschreiber für Emails. Aus rechtlicher Sicht ist dies auch notwendig, weil auch das Entfernen von Emails vor der Archivierung gegen die Compliance-Vorgaben verstößt. Nach einem Urteil des OLG Karlsruhe aus dem Jahre 2005 erfüllt das Löschen und Ausfiltern von E-Mails den Tatbestand des Unterdrückens gemäß § 206 StGB. Daher müssen alle elektronischen Nachrichten archiviert werden. Dies schließt auch SPAM ein.
Das insbesondere die Speicherung der Emails eine zentrale Rolle einnimmt zeigen auch ein paar Zahlen zu dessen Nutzung. 35 Milliarden Emails sollen nach einer Prognose des Marktforschungsinstituts IDC weltweit bereits in 2005 täglich versendet worden sein. Für das Jahr 2008 rechnet HP für Deutschland bereits mit 5,5 Millionen TByte an Emailvolumen. 70 Prozent der geschäftskritischen Daten sind bereits heute in den Emails enthalten. Die Email-Nutzung wird somit zu einer tragenden Säule beim IT-Einsatz. Aufgrund von Webangeboten und der vermehrten Nutzung von Email als allgemeine Kommunikationsplattform fliesen mehr und mehr Angebote, Verträge oder Bestellungen über die Mailsysteme. Für den Kontakt mit dem Endverbraucher stellt Mail neben Telefon ohnehin meist die einzige Drehscheibe dar, über die er sich informiert, bestellt oder auch reklamiert. In vielen Geschäftszweigen gehört Email bereits heute zur zentralen Kommunikationsplattform mit dem (potentiellen) Kunden. In rechtlicher Hinsicht besitzen Emails eine identische Bedeutung wie Geschäftsbriefe in Papierform. Ihre Aufbewahrung wird Aufbewahrung somit zum Teil eines Risikomanagements.
Sicherung der Email-Bestände
Die Archivierung kann im einfachsten Fall durch Backups der Mailpostfächer erfolgen. Dies ist jedoch nur in einfachen Szenarien angeraten. Besser ist in jedem Fall eine vorgangsbezogenen Archivierung. In den Quellsystemen (Mailsystem, Dateisystem, etc) sind dabei nur noch Verknüpfungen zum Archivspeicher vorhanden. Ferner erfolgt eine Trennung des Mailheaders vom eigentlichen Mailinhalt und den Anhängen, sowie die singuläre Speicherung (Single Instance Speicherung) bei identischen Anhängen in mehreren Mails. Das Archivierungssystem kümmert sich dann um alle Details der Emailspeicherung. Dazu gehören auch Angaben zu Aufbewahrungsdauer (Retention Period) mit einer automatischen Löschung des Vorgangs beim Ablauf der Aufbewahrungsdauer. Zur Gewährleistung der angemessenen oder gesetzeskonformen Speicherung aller vorgangsbezogenen Informationen sind dann die Archivierungsregeln, -abläufe und -medien entsprechend festzulegen.