Mit dem Web-Collaboration-Tool GoToMeeting und der Videokomponente HDFaces bietet Citrix Online bezahlbare Videokonferenzen auch für mittlere und kleine Firmen bis hin zum Freiberufler an. Wir haben den Cloud-Service in der Praxis ausprobiert.
Wer kennt das nicht? Mehrere Leute arbeiten gemeinsam an einem Projekt im Team, sind aber über verschiedene Standorte in ganz Deutschland verteilt. Entsprechend hoch ist der Abstimmungsbedarf. Können alle Beteiligten die Termine einhalten? Sind die Aufgaben eindeutig verteilt? Weiß jedes Teammitglied, worauf es bei seinem Part ankommt?
Foto: Harald Karcher
Klarheit schafft hier der direkte Blick in die Augen der Partner. Im direkten Face-to-Face-Kontakt wird schnell deutlich, ob die Beteiligten mit allen Details des Projektes zurechtkommen. Also ab in den Flieger, den Zug oder das Auto und zum nächsten Meeting hetzen? Nein, denn ein PC mit passablem Internet-Anschluss ist mittlerweile in fast jedem Home Office zu finden. Warum also das Projekt-Meeting nicht mittels Videokonferenz und Web-Collaboration abhalten?
PC mit Webcam, Mikrofon und Lautsprecher
In unserem Testszenario mit zwei Teilnehmern sitzt ein Partner vor einem PC mit zwei Monitoren. Er hat eine "Logitech HD Pro Webcam C910" und einen Lautsprecher angeschlossen. Sein Rechner hängt per Ethernet-Kabel am lokalen Firmennetz, das in ein schnelles Glasfaser-Backbone-Netz mündet. Der andere Partner sitzt ebenfalls vor einem PC mit zwei Monitoren. Er hat die gleiche Webcam und ebenfalls einen PC-Lautsprecher angeschlossen. Sein Rechner hängt per Ethernet-Kabel über eine "Fritzbox Fon WLAN 7390" von AVM am VDSL-50-Anschluss des Home Office. So haben beide Teilnehmer mehr als genug Speed für das Web- und Videoconferencing.
- 1. Technik
Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz. - 2. Weniger ist mehr
Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.<br />(Foto: Fotolia, D. Merkel) - 3. Verfügbarkeit
Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten. - 5. Materialien
Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden. - 6. Programm
Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.<br />(Foto: Pixelio, ro18ger) - 7. Konzentration
Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören. <br />(Foto: Fotolia) - 8. Mit Namen melden
Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen. - 9. Teilnahme
Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".<br />(Foto: Fotolia, Berchtesgarden) - 10. Kommunizieren statt monologisieren
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.<br />(Foto: Fotolia) - 11. Präsentationen
Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:<br /><br /> * Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points<br /> * Große, klare Schrifttypen<br /> * Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen<br /> * Nummerierte Folien<br /> * Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken<br /> * Keine komplexen Animationen<br /> * Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven.<br /><br />(Foto: Fotolia, Endostock) - 12. Getränke
Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.<br />(Foto: Fotolia, Nikolai Sorokin) - 1. Technik
Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz. - 2. Weniger ist mehr
Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.<br />(Foto: Fotolia, D. Merkel) - 3. Verfügbarkeit
Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten. - 5. Materialien
Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden. - 6. Programm
Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.<br />(Foto: Pixelio, ro18ger) - 7. Konzentration
Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören. <br />(Foto: Fotolia) - 8. Mit Namen melden
Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen. - 9. Teilnahme
Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".<br />(Foto: Fotolia, Berchtesgarden) - 10. Kommunizieren statt monologisieren
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.<br />(Foto: Fotolia) - 11. Präsentationen
Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:<br /><br /> * Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points<br /> * Große, klare Schrifttypen<br /> * Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen<br /> * Nummerierte Folien<br /> * Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken<br /> * Keine komplexen Animationen<br /> * Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven.<br /><br />(Foto: Fotolia, Endostock) - 12. Getränke
Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.<br />(Foto: Fotolia, Nikolai Sorokin)
Collaboration-Teilnehmer per Link einladen
Der Start einer virtuellen Teamsitzung ist denkbar einfach: Ein Partner lädt zur Web-Collaboration ein. Dazu öffnet er sein Citrix-GoToMeeting-Bedien-Panel und startet ein Ad-hoc-Meeting. Er drückt den Citrix-Button "Weitere Teilnehmer einladen" und bekommt diese Meldung:
Rufen Sie die Person an und sagen Sie:
-
Gehen Sie zu https://global.gotomeeting.com/join
-
Geben Sie diese Meeting-ID ein: 738-415-229
Umständlich müsste der Gesprächspartner den Link und die Meeting-ID eintippen. Alternativ drückt der Einladende den Citrix-Button "E-Mail" oder "In Zwischenablage kopieren". Oder er lässt sich vom Citrix-System eine Einladungs-Mail generieren und versendet sie.
Der automatische Textentwurf aus der Citrix-Cloud lautet:
-
Nehmen Sie an meinem Meeting teil. https://global.gotomeeting.com/join/738415229
-
Verwenden Sie Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher (VoIP). Ein Headset wird empfohlen. Sie können sich auch mit dem Telefon einwählen.
Deutschland: +49 (0) 892 2061 115
Zugangscode: 738-415-229
Audio-PIN: Wird angezeigt, sobald Sie sich in dem Meeting befinden
Meeting-ID: 738-415-229
Wir entscheiden uns im Test für die Internet-Variante. Ein Klick auf den Einladungs-Link, und im Browser öffnet sich das GoToMeeting-Fenster. Dabei wird die nötige Citrix-Software automatisch auf den Rechner geladen. Webcam und Lautsprecher erkennt die Conferencing-Software auf Anhieb richtig. Am Ende des Ladevorgangs muss der Teilnehmer nur noch seinen Namen und seine E-Mail-Adresse in ein Citrix-Fenster eingeben.
Sobald sein Mikrofon erkennt, dass er spricht, wird der Name als "Sprecher: XY" unter seinem Bewegtbild eingeblendet. Sagt der Partner etwas, oder schnipst er mit dem Finger, hustet, niest oder klatscht in die Hände, dann steht unter seinem Videobild: "Sprecher: YZ". Reden beide gleichzeitig, dann meldet das Cloud-System: "Sprecher: XY, YZ". Gerade bei mehreren Teilnehmern, die sich nicht alle persönlich kennen, ist diese Funktion hilfreich - oder wenn Teilnehmer nur per Telefon zugeschaltet sind.