Zwei unterschiedliche Systeme streiten um die Gunst des Kunden. Bei sogenannten Template-basierten Systemen muss das Rechnungsformular jedes Lieferanten anfänglich einmal hinterlegt werden. Auf dieser Basis dieser Schablone erkennt dann das System die relevanten Felder wie Rechnungsnummer, Beträge, Datum oder Umsatzsteuer-Ident-Nummer. Freiform-Systeme arbeiten dagegen Schlüsselwort-basiert: Das System kann nicht nur spezielle Positionen auf dem Formular auslesen, sondern Schlüsselwörter finden und mit hinterlegten Regeln verarbeiten. Eine solche Regel könnte zum Beispiel lauten: Finde das Wort Rechnungsnummer, suche rechts davon oder darunter nach einer Zeichenfolge und übernimm diese in das Feld Rechnungsnummer. Dabei verwischt die Grenze zwischen den verschieden Systemen zunehmend: Auch ursprünglich Template-basierte Systeme setzen zusätzlich Schlüsselwort- und Regel-Mechanismen ein. Zudem sind meist beide Typen in der Lage, die Plausibilität der erkannten Felder im Abgleich mit dem Lieferantenstamm, Kreditoren-Buchhaltung, Bestelldaten oder Artikeldatenbank zu überprüfen und so die Qualität der Erkennung weiter zu erhöhen.

"Ein Template-basiertes System kam für uns nicht in Frage", berichtet Projektleiter Witten. Bei rund 8.000 Lieferanten hätte der Aufwand für die Erfassung der Rechnungsformulare den Rahmen gesprengt. "Zu Anfang erschien uns eine reine Freiform-Erkennung zu unsicher, aber vor allem die Selbstlern-Fähigkeit des Systems hat uns überzeugt", sagt Witten. Fünf verschieden Systeme hat er sich in der Evaluationsphase angeschaut - und sich letztlich für 4Invoice der Seeburger AG entschieden. Etwa fünf bis sechshundert Eingangsrechnungen verarbeitet das System täglich. In der Anfangsphase verglich noch ein Mitarbeiter jede Rechnung am Bildschirm mit den erkannten Daten. Wenn bei Lieferanten mehrfach Korrekturen an derselben Stelle gemacht werden, erkennt das System die Regelmäßigkeit, stellt sich darauf ein und korrigiert in Zukunft die Eingaben selbsttätig.