Dass es im Rechnungswesen keine Alternative zum Einsatz von Standardsoftware gibt, ist allgemein bekannt. Die Problematik liegt heute vielmehr darin, das richtige Produkt auszuwaehlen. Christopher Koeppler, Geschaeftsfuehrer der Beratungsgesellschaft Koeppler & Partner in Hamburg, hat eine Uebersicht ueber die wichtigsten Client-Server-Loesungen fuer den Mittelstand zusammengestellt.
Das Produktspektrum bei kaufmaennischer Software fuer den Mittelstand reicht von der Billigloesung fuer Kleinstfirmen bis zum integrierten Gesamtsystem. Unternehmen, die mit proprietaeren Systemen angefangen haben, koennen sich inzwischen auf eine breite Palette alternativer Standardloesungen im PC- oder Unix-Bereich stuetzen. Diese offenen Systeme haben ein Niveau an Funktionalitaet und Sicherheit erreicht, das der Diskussion um Sinn und Unsinn proprietaerer Loesungen endlich ein Ende setzt.
Mit ihren systemtechnischen Forderungen haben die DV-Abteilungen drei zentrale Entwicklungstrends herausgefordert, die durch die Bank positiv zu bewerten sind.
1. Datenbank:
Im Gegensatz zu den indexsequentiellen Dateisystemen der Vergangenheit werden immer mehr kaufmaennische Applikationen auf Basis relationaler Datenbanktechnik entwickelt. Schon 73 Prozent der in unserer Soft-Select-Datenbank enthaltenen PC- Finanzbuchhaltungen (Fibu) und ueber 83 Prozent der entsprechenden Unix-Systeme setzen auf einer Datenbank auf. Das hat den Vorteil, dass Realtime-Verbuchung moeglich ist und die in der Datenbank enthaltenen kaufmaennischen Informationen einfacher in Fremdsystemen weiterverarbeitet werden koennen.
2. Integrierte Systeme:
Die betrieblichen Funktionsbereiche einer Loesung werden datentechnisch in eine Systemumgebung integriert, um Datenredundanz zu vermeiden und bereichsuebergreifende Ablaeufe zu automatisieren. Ueber die Haelfte aller PC-Fibu-Hersteller haben auch eine integrierbare Kostenrechnungsloesung im Programm. Bei den Unix-Anbietern sind es sogar schon 77 Prozent. Fast ein Drittel der Hersteller von PC-Loesungen (43 Prozent der Unix-Hersteller) liefern zusaetzlich eine Personalabrechnung. Alle drei Bereiche und zusaetzlich die Auftragsbearbeitung integrieren immerhin fast ein Viertel der PC- und ueber 30 Prozent der Unix-Anbieter.
Die Frage, ob es vorteilhaft ist, moeglichst alle kaufmaennischen und administrativen Bereiche mit den Produkten eines einzigen Herstellers auszustatten, stellt sich nicht nur potentiellen SAP- Kunden. Die Vorteile liegen in der einfacheren Systemadministration, der geringeren Datenredundanz und besser organisierten Ablaeufen. Auch reduziert sich die Schnittstellen- Problematik, und es muss nur ein Generalverantwortlicher bestellt werden. Allerdings kann es sein, dass diese Vorzuege zu einem sehr hohen Preis erkauft werden - naemlich dem einer geringeren Funktionalitaet. Hier gilt es abzuwaegen.
3. Grafische Benutzeroberflaeche (GUI):
Mit einem GUI ist durchschnittlich die Haelfte aller kaufmaennischen Applikationen erhaeltlich - unabhaengig davon, ob sie als PC- oder als Unix-System konzipiert sind. Lediglich in den Bereichen Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung gibt es leichte Abweichungen nach unten: Hier rechnet man jeweils mit 40 Prozent GUI-Ausstattung.
Lange Zeit hielt sich insbesondere bei den Herstellern das Vorurteil, die Kunden wollten keine kaufmaennische Applikation mit grafischer Oberflaeche - schon gar nicht in der Finanzbuchhaltung. Im Grunde suchte man aber nur nach Argumenten, die Investition in eine Neuentwicklung moeglichst weit hinauszuschieben. Doch auch in den kaufmaennischen Abteilungen gibt es Generationenwechsel. Es ruecken Buchhalter nach, die mit Windows gross geworden sind und den anachronistischen ASCII-Look schlicht nicht mehr sehen koennen. Mittlerweile beugen sich die Hersteller der Macht des Faktischen: Nahezu jeder nennenswerte Anbieter wird spaetestens zur CeBIT 1996 seine Kernapplikationen runderneuert und mit grafischem Interface ausgestattet haben.
Bei der Frage PC oder Unix galt frueher, dass ein Handelsunternehmen mit weniger als 40 und ein Industrieunternehmen mit weniger als 80 Mitarbeitern mit PCs gut zurechtkommt. Firmen zwischen 80 und 150 Mitarbeitern hatten die Qual der Wahl. Groessere Haeuser fuehlten sich normalerweise mit Unix-Loesungen besser bedient.
Client-Server-Systeme werden diese Klassifizierungen weiter aufweichen, insbesondere wenn sich Windows NT als Server- Betriebssystem durchsetzt. Anbieter von Client-Server-Systemen tun sich jetzt schon schwer, ihre Zielgruppe einzugrenzen. Skalierbarkeit und Parametrisierung erlauben auch unter Kostengesichtspunkten den Einsatz ein und derselben Technologie bei Klein- wie Grossunternehmen.
Vor der Neuanschaffung einer Standardsoftware sollten Firmen die organisatorischen Ablaeufe und die strategische Entwicklung der Firma gruendlich durchdenken. Es ergeben sich beispielsweise folgende Fragen: Gibt es Organisationsformen, die sich aufgrund von Sachzwaengen wie Altsystemen oder manuellen Ablaeufen eingespielt haben und nun obsolet werden koennten? Was macht man zum Beispiel mit der Dame, die frueher die offenen Posten manuell abgeglichen hat, wenn in Zukunft die Auftragsbearbeitung und die Finanzbuchhaltung integriert werden? Oder waere es vielleicht an der Zeit, sich an das staendig verschobene Thema Liquiditaets- Management heranzuwagen und Mahnwesen, Bankkontenverwaltung sowie Zahlungsabwicklung zu verbessern?
Bei der Analyse der Ablauforganisation sollten alle Verantwortlichen der betroffenen Abteilungen befragt werden, um ein genaues Bild darueber zu erhalten, welche Prozesse beibehalten oder veraendert werden muessen. Nur so nutzt man im uebrigen die seltene Chance, mit der Einfuehrung einer neuen Software den alten Schlendrian aus der Organisation zu vertreiben. Diese Aufgabe kann man auch mit fremder Unterstuetzung erledigen - allerdings mit Vorsicht bei der Beraterauswahl, wie viele gescheiterte Projekte im Bereich Business Re-Engineering zeigen.
Im Anforderungsprofil konkretisieren sich schliesslich die organisatorischen und funktionalen Kriterien, die eine Software erfuellen muss. Schon das Pflichtenheft einer Finanzbuchhaltung enthaelt im funktionalen Bereich mindestens 200 Kriterien, die eindeutig festgeschrieben und gewichtet werden muessen. Was letzteres betrifft hat sich eine Skala von null (unwichtig) bis fuenf (unverzichtbar) durchgesetzt.
Schnelle Suche nach dem richtigen Programm
Die Koeppler & Partner GmbH, Hamburg, hat sich unter anderem auf die Auswahlberatung bezueglich kaufmaennischer Software spezialisiert. Das Team aus ehemaligen Arthur-Andersen-Beratern gibt den "Soft-Select"-Report heraus, mit dem potentielle Anwender anhand eines eigenen Anforderungsprofils passende Standardprogramme selektieren koennen.
Anwender, die eine Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Personalabrechnung oder Kostenrechnung einfuehren wollen, erhalten vorbereitete Pflichtenhefte fuer die Definition der Anforderungen. Zu ueber 350 Programmen von 160 Anbietern (darunter alle in der Uebersicht dargestellten Client-Server-Systeme) stehen ihnen die Leistungsdaten im Direktzugriff zur Verfuegung. Anhand des Anforderungsprofils werden die passenden Applikationen automatisch ausgewaehlt und in eine Rangfolge gebracht. Die Datenbank enthaelt ausschliesslich PC- und Unix-Anwendungen. Informationen und die Bezugsadressen der aufgefuehrten Programme sind unter der Telefonnummer 040/87 20 81 erhaeltlich (Fax: 040/870 03 59).