Das große Potenzial der automatischen Antragsprüfung gab für den Vorstand letztlich den Ausschlag, das Verfahren auch auf die herkömmlichen Kanäle der Antragstellung auszuweiten. Nach wie vor ist die schriftliche Art mit einem Anteil von über 90 Prozent der wichtigste Kommunikationskanal. „Die Internet-Filiale hat die Praxistauglichkeit des automatischen Verfahrens erfolgreich bewiesen. Bei einer Quote von bis zu 80 Prozent war es nur konsequent, die Prozessautomatisierung auch auf die internen Verwaltungsabläufe auszuweiten“, erläutert Sjuts sein Engagement.
In Zusammenarbeit mit der BKK Mobil Oil und dem Member-Care-Anbieter Innovations wurde die Lösung für die interne Sachbearbeitung weiterentwickelt und im November 2002 eingeführt. Die Lösung bearbeitet die häufigsten Antragsarten, darunter die Familienversicherung, die Krankenversicherung der Rentner und die Befreiung von Zuzahlungen. Die Mengengerüste der gewählten Antragsarten stellen eine rasche Amortisation der Projektkosten sicher. „Die Ausweitung auf weitere Antragsarten ist schon beschlossene Sache“, betont Sjuts. „Mein Ziel ist eine Einsparung der Verwaltungskosten um 30 Prozent - das ist durchaus realistisch.“
Die Deutsche BKK legt großen Wert darauf, die internen Sachbearbeiteranwendung und den Internet-Kanal zentral pflegen und stetig erweitern zu können. Hinter beiden Anwendungen liegt die gleiche regelgestützte Prüflogik. Sie wurde mit der in Member Care integrierten In-contact-Technik realisiert, die Logiken in Form grafischer Entscheidungsbäume abbildet und auf Knopfdruck lauffähigen Java-Code generiert. Der wird anschließend automatisch an den Server übertragen. Die Abbildung der Logiken mittels grafischer Entscheidungsbäume ist so transparent und flexibel, dass sie direkt vom fachlich Verantwortlichen gepflegt werden kann.
Auch für die Beschreibung der Oberfläche, insbesondere der Eingabeformulare, wurde eine Lösung zur einheitlichen Pflege gesucht und gefunden. Beide Frontends sind Browsergestützt. Mittels XSLT-Technik ist es möglich, die Eingabeformulare für die interne Sachbearbeiteranwendung und die Internet-Version zentral zu pflegen und zu erweitern - trotz unterschiedlicher Layouts und Funktionalität.
Wie funktioniert die automatische Antragsprüfung? Die regelbasierende Logik greift in zwei Schritten: Bei der Eingabe in das Formular laufen diverse Prüfungen im Hinblick auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konsistenz der Eingaben ab. „Intelligente Formulare“ unterstützen die Erfassung. Abhängig von bereits eingegebenen Daten, Beispiel Mitgliedsnummer, werden alle bekannten Informationen vorausgefüllt. Darüber hinaus beeinflussen bestimmte Angaben die Ansicht des Formulars: Es wird übersichtlicher, weil für den Antragsteller irrelevante Abschnitte ausgeblendet werden. Auf fehlende Pflichteingaben wird ebenso hingewiesen wie auf Eingabefehler. Die intelligenten Formulare verbessern auf diese Weise die Antragsqualität, unnötige Rückfragen entfallen.
Nach erfolgreicher erster Prüfung durch das intelligente Formular wird der Antrag an die eigentliche automatische Prüfung weitergeleitet. Diese basiert ebenfalls auf In-contact-Technik und nimmt die fachliche Prüfung vor. Auch Batch-Daten aus dem Datenaustausch mit anderen Institutionen, zum Beispiel vom Rentenversicherungsträger, können so verarbeitet werden. Nur Vorgänge, bei denen die automatische Prüfung nicht zu einem eindeutigen Entscheid gelangt, werden an den verantwortlichen Sachbearbeiter weitergeleitet.