Neben der Optimierung der Vertriebssteuerung des Unternehmens sollten weitere Projektstufen über intelligente Kennzahlen tiefere Analysen im Controlling wie auch vor Ort ermöglichen. Außerdem sollten die Mitarbeiter der Vertriebsunterstützung künftig die häufig gewünschten, aber selten mit geringem Aufwand lieferbaren Ad-hoc-Analysen sehr viel leichter produzieren und kommentieren können.
In standardisierten Reports wurden die ersten Schritte realisiert: Umsatz- und Kostenberichte sind bereits monatlich auf den Notebooks der Vertriebsführungskräfte verfügbar, wobei jeweils übersichtliche Tabellen und Grafiken geliefert werden. Weitere Schritte sind Bestands- und Personaldaten mit zusätzlichen kennziffergestützten Informationen. Das Aufrufen der Informationen und mehrdimensionales Navigieren geht bequem und logisch per Mausklick vonstatten. In Sekundenschnelle ist etwa die Frage beantwortet: Welchen Umsatz im Bereich Krankenversicherung haben wir in Vertriebseinheit XY im letzten Monat erzielt? Gleichzeitig werden Vorjahresvergleich und Zielerreichung dargestellt. Wird dann die Fragestellung in einem oder mehreren Kriterien verändert, so ist das Ergebnis nach kürzester Zeit ebenfalls verfügbar. Über den Drill-down oder Roll-up werden nicht alle Relationen auf einmal präsentiert, sondern der Auskunftsuchende je nach Wunsch weiter in die Bedürfnis gehen - zum Beispiel bis zu den Neuabschlüssen eines einzelnen Vermittlers in beliebigen Sparten.
Für die Übertragung werden zwei verschiedene Optionen der Software Cognos Business Intelligence Suite in ihrer Web-Edition genutzt, auf deren Basis das Vertriebsinformationssystem entwickelt wurde: Für große Datenmengen, die die Führungskräfte auf ihren Notebooks häufiger nutzen, kommt der Datentransfer über ISDN zum Zuge; schnelle Zugriffe auf knappe Informationen gewährleistet die Web-Option, da hier auf einem zentralen Server per Intranet die gleichen Basisfunktionen zur Navigation in mehrdimensionalen Datenbanken bereitstehen. Ein Beispiel: Rennlisten aus einem Wettbewerb können mal eben aufgerufen und dezentral ausgedruckt werden.
Die Abteilung Vertriebsunterstützung wird zudem in einem Bruchteil der bisher aufzuwendenden Zeit zusätzliche Analysen erstellen können, weil dafür keine klassischen Codierungen mehr notwendig sind. Hierfür stehen dann die sogenannten Data Marts als Teil eines vorgedachten Data Warehouse bereit. Gute Kenntnisse der Analysesoftware und des Datenmodells sind allerdings Voraussetzung. Die Empfänger der Standardberichte hingegen brauchen nicht mehr Computerkenntnisse zu besitzen, als zum Benutzen eines Viewers unter Windows 95 notwendig sind.
Ein besonders anschauliches Beispiel für den praktischen Nutzen ist die technische Umsetzung des beim Deutschen Ring vollständig überarbeiteten Systems variabler Vergütung für die Vertriebsführungskräfte. Über das Erreichen verschiedener - nicht nur umsatzabhängiger - Zielkriterien lassen sich Bonusvergütungen realisieren. Über einen zusätzlich in das System implementierten Vergütungsrechner (Visual Basic) kann zum Beispiel ein Bezirksdirektor nicht nur sehen, wieviel er nach dem derzeitigen Kalenderstand schon verdient hat, sondern durch Einsetzen seiner persönlichen Vorausplanung simulativ das Jahresergebnis errechnen, dann diese Planung wieder variieren etc. Die zugrundeliegenden Ergebnisse seiner Vertriebseinheit werden hierzu aktuell verarbeitet, im Vergütungsrechner sichtbar und außerdem in einem komprimierten Management-Report aufgezeigt.
Vorausgehen muß nach Erfahrungen des Deutschen Rings jedem solchen Analysesystem eine sorgfältige Vorbereitung des Datenmaterials aus den Vorsystemen. Dies hat nach den Regeln des Data-Warehousing zu erfolgen, das heißt, es muß vor allem für eine einheitliche Definition der Bedeutung aller im Datenpool vorkommenden Begriffe und deren struktureller Beziehungen gesorgt werden. Simples Beispiel: Sind Prämien mit oder ohne Versicherungssteuer zu verstehen? Die Vorbereitung des Datenpools ist selbstverständlich Aufgabe der IT-Experten im Deutschen Ring und braucht seine Zeit. Wichtig hier: praktikabler Aufbau der Data-Mart in DB/2 für die verschiedenen Anwendungen respektive Datenwürfel. Stellenweise Redundanz war hier keine Todsünde, sondern praktische Voraussetzung, um eine vernünftige Performance bei der Abfrage sicherzustellen.
Nach Erledigung dieser Arbeit (dabei halfen Cognos und dessen Vertriebspartner vor Ort) ist die weitere Erarbeitung der Analysen selbst nicht wesentlich schwieriger als der Einsatz zum Beispiel von Tabellenkalkulationen. Als sehr wichtig erwies sich die Tatsache, daß die Cognos-Software Abfrageschemata in Klartext zum Anklicken präsentiert. Die dahinterstehenden SQL-Abfragen auf die DB/2-Data-Marts verarbeitet das System automatisch und optimiert sie dabei.
Wichtiger Erfolgsfaktor war das Motto: "Think big, start small". Es war von Anbeginn klar, daß die Ausbaumöglichkeiten eines solchen Konzepts letztendlich unbegrenzt sind. Künftigem Wachstum wurde deshalb bei der Definition der Informationsinhalte sehr wohl entsprochen, doch die Realisierung geht in klar überschaubaren Schritten mit jeweiligem Prototyping voran. Neben der pragmatischen Vorgehensweise war die gut gemischte Zusammensetzung des Projektteams von großer Bedeutung: Praktiker aus Vertriebs-Controlling, Datenbankspezialisten aus dem eigenen Haus und Tool-Experten als externe Spezialisten.
Schöne neue Welt? Es gab an vielen Stellen Stolpersteine: Eine Festlegung zur historischen Abbildung der Daten mußte getroffen werden, auch modernste PCs gehen bei der Verarbeitung von 30 MB mehrdimensional strukturierten Daten in die Knie, und selbst ein schnelles Netzwerk hat bei der Verteilung von rund 120 Datenbankpaketen einigen Zeitbedarf.
So wie es aussieht, bleibt der Ausbau des Vertriebsinformationssystems ein Dauerprojekt, denn es wird immer wieder neue Aspekte geben, die zusätzlichen Nutzen bringen sollen. So wird demnächst an einem Hochrechnungs- und Planungssystem gearbeitet, das einerseits Schwachpunkte im laufenden Geschäftsjahr aufzuzeigen vermag und andererseits den bestehenden Planungsablauf für das nächste Jahr umfassend unterstützt. Weiterhin erfordert die Migration der operativen Basissysteme in andere Datenbankwelten den gleichzeitigen Neuaufbau einiger hieraus gespeister Data-Marts. In einer der nächsten Ausbaustufen sollen auch die Vermittler mit aktuellen Informationen beliefert werden. Dafür wird unter anderem über das Internet als Übertragungsmedium nachgedacht, gegebenenfalls in Form eines Virtual Private Network (VPN).
Data-Mart und -Warehouse
Die Architekturen von Data-Mart und Data-Warehouse sind gleich. Jedes ist ein Datenpool, der von den Transaktionen der operativen Systeme gespeist wird. Brauchbar sind sie nur dann, wenn die in den operativen Systemen häufig divergierenden Begriffsdefinitionen konsequent konsolidiert wurden. Aber während das Warehouse als Fakten-Ozean geplant wird, der möglichst auf jede denkbare Frage Antwort geben soll, beschränkt sich das Data-Mart auf überschaubare Zwecke. Definiert ist es als Untermenge eines Data-Warehouse. Es gilt als der erfolgversprechendste Einstieg ins Warehousing: Ob aus solchen Pools jemals ein Ozean wird, wird der Erfolg entscheiden.
Angeklickt
Der Deutsche Ring in Hamburg mit seinen fünf Geschäftsfeldern Lebens-, Kranken- und Sachversicherung sowie Bausparen und Kapitalanlagen konzentriert sich mit seinem hohen Serviceniveau weitgehend auf den Privatkundenbereich. Um die vielfältigen Prozesse im operativen Geschäft bis hin zum dispositiven System zu gewährleisten, wird vorwiegend IBM-Hardware mit DB/2-Basissystemen, aber auch einigen sich in Migration befindenden Altlasten genutzt. Mit einem neuen Vertriebsinformationssystem sollen die rund 120 Vertriebsführungskräfte der Stammorganisation und die Vertriebsleitung in Hamburg unterstützt werden, um das Vertriebs-Controlling effizienter zu gestalten.
*Diplomkaufmann Michael Dreibrodt ist Abteilungsleiter beim Deutschen Ring in Hamburg.