Trotz hohen Kostendrucks wird die Hälfte aller installierten Software und SaaS-Anwendungen in Unternehmen von den Mitarbeitern nicht genutzt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung von Nexthink, basierend auf der Analyse von mehr als sechs Millionen Endgeräten von Kunden in acht Branchen und zwölf Regionen.

Die damit verbundenen Kosten, basierend auf 30 verbreiteten Tools und ihre Lizenzkosten, schätzt der Anbieter von Digital-Employee-Experience-Management-Software (DEX) auf weltweit rund 45 Millionen Dollar pro Monat, also rund eine halbe Milliarde Dollar pro Jahr.

Ein bisschen BI schadet nie?

Einen Großteil der Kosten, beziehungsweise - positiv betrachtet - Einsparungsmöglichkeiten mit mehr als 22 Millionen Dollar monatlich sieht Nexthink dabei im Bereich BI-Tools: Trotz Mindestlizenzkosten von im Schnitt 83 Dollar pro Nutzer und Monat würden diese nur von rund 38 Prozent der Anwender mit einer Lizenz verwendet.

Etwas besser steht es laut Untersuchung um die Nutzung der - mit einer durchschnittlichen Lizenzgebühr von 8 bis 10 Dollar pro Benutzer und Monat zudem deutlich günstigeren - Collaboration-, Entwickler- und Projektmanagement-Tools. So werden etwa Collaboration-Tools wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams immerhin von knapp zwei Dritteln der Nutzer mit einer Lizenz verwendet. Da diese aber auf einem Großteil der analysierten Geräte installiert sind, beziffert Nexthink die Mindestkosten für überflüssige Anwendungen auf knapp 13 Millionen Dollar.

Für die Entwickler-Tools und Projektmanagement-Lösungen ergab die Analyse einen Nutzungsanteil von 45 (IDE), beziehungsweise 49 Prozent (Projektmanagement). Wegen der deutlich stärkeren Verbreitung lagen die Kosten für nicht genutzte Softwarelizenzen bei den Entwickler-Tools aber mit knapp 10 Millionen Dollar deutlich höher als die für Projektmanagement-Software (72.000 Dollar).

Slack hui, BlueJeans pfui

Im Rahmen der Studie wurde auch ermittelt, welche Anwendungen am aktivsten (+50 Prozent), respektive am seltensten (>15 Prozent) genutzt werden.

Besonders stark genutzt werden demnach:

• Slack

• Teams

• Zoom

• Webex-Host

• Asana

Folgende Apps kommen hingegen trotz Lizenz relativ selten zum Einsatz:

• Trello

• Notion App

• Spotfire

• BlueJeans

Konsolidierung erfordert Augenmaß

"Diese neuen Erkenntnisse verdeutlichen eine typische Herausforderung, vor der Unternehmen im Jahr 2023 stehen: nachhaltig effizient zu agieren", erklärt Yassine Zaied, Chief Strategy and Marketing Officer bei Nexthink, in einer Stellungnahme. Gleichzeitig warnt sie davor, Lizenzen willkürlich oder rigoros abzuschalten: "Nur wenn die IT-Abteilung Zugang zu allen Informationen darüber hat, wer was nutzt, was nicht genutzt wird, was noch leistungsfähig ist und was erneuert oder ersetzt werden muss, kann sie maßgebliche Effizienzvorteile erkennen und nutzen."

So ergab die Nexthink-Analyse unter anderem, dass viele Knowledge Worker mehrere Anwendungen für denselben Zweck verwenden: Etwa 37 Prozent der Mitarbeiter nutzen drei Browseranwendungen für den Zugriff auf ihre SaaS-Tools und das Internet, 31 Prozent nutzen zwei Tools für die Zusammenarbeit. Dabei bieten Browser und Collaboration-Apps eine einfache Möglichkeit, die genutzten Tools zu reduzieren, beziehungsweise zu konsolidieren. Mitarbeiter, die BI-Tools verwenden, würden laut Nexthink dagegen dazu neigen, bei einer bevorzugten Anwendung zu bleiben.